متى نتخذ قرارًا بزيادة عدد فريق العمل؟

متى نتّخذ قرارًا بزيادة عدد فريق العمل؟ وما هي المؤشّرات التي تخبرنا بضرورة ذلك؟

حينما ننشئ مؤسسة ونكون في أوّل بداياتنا من الجيّد أن نبدأ بعدد معيّن من الأفراد، ثمّ الزيادة تكون على حسب الإحتياج المطلوب، فنحن هنا نحتاج إلى تنفيذ عدة مهام في وقت متزامن وكل فرد على حدى، وهنا يأتي دور التقييم المستمر لفرق العمل، من حيث الكفاءة والأداء ويقتضي الأمر إما الترقية أو الإستبدال، وهذا ما هو متعارفٌ في العديد من الشركات، فإن كانت النتائجُ غير مثمرة علينا البحث عن الأسباب، إن كانت المهام لا يتم إنجازُها وتسليمها في الوقت المحدّد أظن أن زيادة عدد الفريق أمرٌ مفروغ منه، لكن ليس على حساب نوعية الأفراد.

وهنا يأتي التساؤل الأهم في هذا النطاق: متى نتّخذ قرارًا بزيادة عدد فريق العمل؟ وما هي المؤشّرات التي تخبرنا بضرورة ذلك؟ 

توسيع فريق العمل على أرض الواقع لا يختلف كثيرا عن المواقع، عندما نريد توسيع فريق العمل معناه أن هناك مهام إضافية والفريق الحالي لا يمكنه القيام بها أو المهام العادية أصبحت تأخذ وقت أكبر، في هذه الحالة نقرر توسيع فريق العمل على حسب المهام المطلوب وفي المجالات التي نعاني فيها نقص، هذا النقص يكون يؤثر على الإنتاجية وربما حتى على الجودة لهذا يفضل البحث عن عناصر إضافية في الفريق.

حسب نظري، زيادة في فريق العمل تكون عندما يكون هناك نقص داخل فرع أو فروع معينة داخل الشركة لكي يسير الفرع بشكل صحيح و أفضل.

وارى أيضا أنه زيادة فريق العمل تكون حينما لا توجد مردودية ملحوظة، أو تزايد النشاط داخل الفرع، فهناك الحاجة إلى عمال جدد، وهذا يصحب أفكاره جديدة، لأن الجدد سيأتون بأفكار خارج الصندوق.

هل لي أن أسالك عن طبيعة هذا العمل الذي مثلته بأعداد فريق العمل وزيادتها هكذا؟

لأن القاعدة الذهبية كما أعرف لعدد فريق العمل (أي فريق يعمل مع بعضه بشكل مترابط) هو 7+-2

سبعة زائد (أو) ناقص اثنان

ووراء ذلك فلسفة بسيطة وهو أن طبيعة العقل البشري لا تستطيع ومتابعة (بالتركيز الكافي) لسبعة أشياء بنفس الوقت (وهناك فئات من البشر تتفوق إلى التعامل مع 9 وهنالك محدودية في المقابل بفئات أخرى تتعامل فقط مع 5)

وهذه القاعدة (بالمناسبة) ليست في عدد فريق العمل وحسب وإنما في أمور كثيرة بشكل عام، مثل: عدد أجزاء المحتوى في رسمة بيانية أو تفاصيل في لوحة، أو خطوات ومراحل في دراسة تحليلية، أو اجتماع للمناقشة واتخاذ قرار وعصف ذهني مثلا وهكذا.

وبالنسبة لفريق العمل فالقاعدة مهمة جدا إذا أردنا ضمان بناء جسور التواصل والاتصال والتفاهم بين أفراد الفريق وزيادة التناغم فيما بينهم.

وفي حالة أعداد للموظفين الكبيرة داخل قسم أو إدارة بعينها فالأوقع أن يتم تقسيمهم إلى مجموعات عمل بنفس الطريقة (يعني مثلا 49 موظف في 7 مجموعات كل مجموعة 7 موظفين لهم قائد سيجتمع على قائدي المجموعات السبعة كفريق عمل سباعي وهكذا)

أنا أميل إلى الاختصار في كل شيء، سواء في فريق العمل أو في الوقت، الكل يؤكّد دائماً ممن يدرسون إدارة الأعمال أو الأهم طبعاً من لديهم خبرة بها، يدركون أنّ الأمر أصعب كُلّما زاد، كلّما زادت الموارد أو عدد ساعات العمل والأهم طبعاً الموظفين، كل ذلك سيشكّل عبئاً على الشركة، هناك أمر أعتقد أني شاطرك به سابقاً، وهو أنّي أحب فعلاً أن تُدار أي شركة بالمشاريع عبر المستقلين، ما يطلق عليهم في أي مطار مثلاً "temproary" أي مؤقت، لإنّهم يقومون بمهامهم بأقل وقت وأنسب سعر/ غالباً بجودة أعلى من موظف وأسرع أيضاً.

قرار زيادة فريق العمل يتم إتخاذه عند افتتاح فروع جديدة للشركة تحتاج لعمل أكثر والفريق الحالى لا يكفى لإتمام هذا العمل ، أو أن حجم العمل فى ذات الشركة نتيجة للإقبال عليها قد زاد عن الماضى .

وقد يكون الكفاءات الموجودة بالشركة لا يوجد فيها التخصصات الجديدة المطلوبة ، وحينها يتم إتخاذ القرار بالزيادة للموظفين بالتخصصات المطلوبة .

وكل ما عدا ذلك يدخل تحت بنود الإسراف الإدارى غير المبرر ، يؤثر على استمرارية الشركة فى المستقبل .

بالتقييم المستمر لسير العمل وكفاءة الموظفين يمكننا بالتالي تقييم مناسبة حجم العمل لحجم العمال.

والتقييم هنا يخضع للتخفيض او الزيادة، فبالرغم من زيادة حجم العمل قد تجد أنك بحاجة لتخفيض حجم العمالة في قطاع ما إما لعدم الحاجة لهذا القطاع مثلا أو لوجود بدائل قامت مقام الموظفين، كما حدث مع بعض المصانع عند.استبدال العمالة البشرية لنقل البضاعة مثلا برافعات مميكنة والاكتفاء بعدد بسيط من العمال كإشراف وتوجيه للماكينات الجديدة.

هذا المثال ينطبق في كل الأمور لذلك ينبغي عليك التقييم الدوري كما ذكرت، قد تحتاج لتقليل العمالة او زيادتها، وقد تحتاج إلى إضافة أقسام جديدة في عملك وإعادة توظيف ما يناسبها من موظفين.

حجم فريق العمل يكون بحجم العمل نفسه، ولكل منهم إيجابياته وسلبياته بالطبع سواء كان فريق عمل كبير او صغير لكن على الشركة أن تختار بما يتناسب مع احتياجاتها.

مثلًا لو كانت شركة نائشة وصغيرة لن تحتاج إلى اكثر من 15 موظف مثلًا، ولو فعلت ذلك ستكون النتيجة سلبية بكل تأكيد! لا أفضل وضع أي احتمال حتمي فيما يخص الإدارة ولكن في هذه الحالة الأمر بديهي ولا يحتاج إلى علم او خبرة. ولو عينت مثلًا 8 أفراد لشركة حجم متوسط الموظفين سيعانون من ضغط العمل وضعف الإنتاجية وتأخير في التسليم، والأمر سيان للشركات القابضة.

إذًا بالنسبة لسؤالك، إذا قررت الشركة مثلًا توسيع أعمالها أو أضافة منتج او خدمة جديدة لأعمالها فـ في هذه الحالة ستحتاج إلى قوى عاملة إضافية، أو في حال افتتحت فرع جديد لها فـ ستحتاج إلى وضع خطة توظيف جديدة وفريق عمل جديد.

وفي حالة عجز الشركة المالي او تقلص الطلب على منتجاتها فلن تحتاج إلى عدد نفس عدد فريق العمل، فـ ستتخذ قرار تقليص وتسريح بعض الموظفين.

ممكن أبرز مثال هو إدارة إيلون ماسك لمنصة تويتر وتسريحه لبعض الموظفين وتعيين كفاءات جديدة وزيادتهم ليتناسبوا مع الاستراتيجية الجديدة في العمل.