تُعرف أدوات إدارة العمل والفرق على أنها تطبيقات برمجية مساعدة على التخطيط، التنظيم التتبع والتعاون في إنجاز المشاريع والمهام، يمكننا كمستخدمين لهذه الأدوات أن نستفيد من العديد من الميزات فبفضلها يمكننا تقليل الإجتماعات الغير ضرورية وإرسال الإيمايلات الإلكترونية، كذلك نستطيع تحسين كفاءة فريق عملنا وأدائه عبر تحديد الأهداف والأولويات، كصاحب مشروع ولديك فريق عمل لإدارته ماهي المزايا والعيوب التي لمستها بعد إستخدامك لمثل هذه الأدوات؟! وأي أداة هي الأنجع والأحسن برأيك من ناحية تجربة المستخدم؟
كيف تستخدم أدوات إدارة العمل والفرق لتحسين كفاءة وإنتاجية عملك؟
أعتقد أنّ واحدة من أكثر الأدوات نجاحاً واحترافية من الأدوات التي قد تعرّفت عليها مؤخراً هي أداة "أنا حسوب" الموجودة ملحقة بموقع حسوب لما قد توفّره من أمور أحتاجها فعلاً في إدارة مشاريعي وأعمالي وفريق عملي أيضاً، هناك ميزات كثيرة لهذه الأداة منها:
- تبويبات لا تنتهي كل تبويبة منها أستطيع بها وضع فريق كامل وأسند إليه المهام المطلوبة عبر لوحة أضع فيها التعليمات وما إلى ذلك من شروط العمل وهذه التبويبة تحوي مكاناً مخصصاً أيضاً للتحادث مع الفريق أيضاً الذي لا يمكنهم بدورهم الاطلاع على التبويبات الأخرى الموجودة في لوحتك.
- تبويبة خاصّة بوضع أهدافي للسنة وما هي الأمور التي أود تحقيقها قبل أن تنتهي السنة، وأستطيع شطب وحذف كل ما أحقققه خلال السنة من أهداف.
- لوحة شخصية أيضاً أضع بها ملاحظاتي الشخصية وربما قد أرتّب يوم عملي والمهمات التي يجب عليّ أن أقوم بها.
- واجهة بسيطة كغرافيكس على أنّها مفيدة جداً والأهم عمليّة تمكّنك من اتخاذ قرارات مريحة وسهلة.
تبويبات لا تنتهي كل تبويبة منها أستطيع بها وضع فريق كامل وأسند إليه المهام المطلوبة عبر لوحة أضع فيها التعليمات وما إلى ذلك من شروط العمل وهذه التبويبة تحوي مكاناً مخصصاً أيضاً للتحادث مع الفريق أيضاً الذي لا يمكنهم بدورهم الاطلاع على التبويبات الأخرى الموجودة في لوحتك
صحيح، لقد رأيت هذه الميزة وأعجبت بها، فهي جيدة على صعيد إدارة الفرق، وما يميزها كذلك أن القائمين عليها يقومون بأجراء تحديثات دورية على الأداة وهي في تحسن مستمر.
يوجد مجموعة أدوات لإدارة فرق العمل منها:
- أداة أنا التابعة لحسوب وهي غنية عن التعريف بالطبع، والأهم أنه يمكن استخدامها على الصعيد الشخصي والعملي
- أداة فافرو Favro، والتي أداة تعاون شاملة لإدارة فريق العمل بكفاءة، إذ تعمل على تسهيل تتبع مشاريع الفريق، مراقبتها، وتفويضها. تتميز الأداة بالمرونة، تسهيل التعاون، وإمكانية التركيز على تراكم الأعمال بسبب مدى سهولة استخدام لوحات التخطيط.
- أداة Timecamp، تساعد هذه الأدارة في التعرف على مقدار الوقت الذي يقضيه الفريق في كل مهمة، مما يوفر للشركات والمستقلين القدرة على تسجيل الساعات التلقائية والجداول الزمنية. كما يسمح بإنشاء هيكل شجرة تتضمن المهام والمهام الفرعية لكل مشروع، مع التأكد من تعيين إدخالات الوقت إلى المهام المناسبة. توفر الأداة أيضًا ميزات لإدارة المصروفات مثل الساعات القابلة للتخصيص بالكامل، تتبع الميزانية والهامش والتقديرات.
- تطبيق Nifty، وهو عبارة عن أداة تجمع كل ما مجهود الفريق كامل في علامة تبويب متصفح واحد، مما يساعد في توفير المزيد من الوقت للقيام بالأشياء الأكثر أهمية، ويساعد في التعامل مع العديد من العملاء في نفس الوقت، إمكانية تتبع التقدم والتواصل بشأن التغييرات المحتملة في المشروع، تكون المهام به قابلة للتخصيص، إمكانية مناقشة المهام والملفات في التعليقات داخل التطبيق للحصول على نظرة عامة أفضل.
- تطبيق تريلو، بداية هو تطبيق مجاني يساعد في رؤية الحالى العامة للمشروع بسهولة، كما يمكن دعوة أعضاء خارجيين لعرض اللوحات وإنشاء لوحات مغلقة مع أعضاء مجموعة محددة داخل المشروع، يسمح بإنشاء قوائم متعددة داخل كل لوحة وتسميتها، بالإضافة إلى تضمين قوائم اختيار على المهام وتعيين أعضاء متعددين لكل مهمة. يمكن تحميل هذه التطبيق على جميع الأجهزة، ولكن يوجد صعوبة في القيام بالمهام المتعددة داخله، ولا توجد أي اختصارات للوحة المفاتيح لتسريع سير العمل.
وأي أداة هي الأنجع والأحسن برأيك من ناحية تجربة المستخدم؟
شخصيًا استعملت أداة أنا وتريلو، وجدت تريلو به تشتيت كبير ولكن مع توجيهات صاحب العمل كان أسهل بعد فترة، وأيضًا فيما يخص تنظيم الوقت Timecamp جيدة جدًا.
استخدم كثيرا تطبيقات الإنتاجية المثبتة على الحاسوب شخصي خصوص جوجل شيت والاكسيل لتتبع المهام والمشاريع وتحديد المهام الأكثر أهمية. ايضا استخدم البريد الإلكتروني والرسائل النصية للتواصل مع أعضاء الفريق وتحديد الأولويات.
ايضا البيئة المحيطة بنا تعد حافزا لزيادة الانتاجيىة لذلك لابد الحرص على تنظيم المكتب، وتنظيم الملفات والمستندات بطريقة منظمة وسهلة الوصول إليها. يمكن استخدام البرامج المخصصة لإدارة المشاريع مثلا انا استخدم كثيرا منصة أنا واراها مناسبة وجيدة لتنظيم مهامي اليومية لتحسين إدارة المهام وتوزيع العمل بين أعضاء الفريق.
وأهم شئ هو تحسين الإنتاجية عن طريق إدارة وقتنا بشكل فعال، وتحديد الفترات الزمنية للمهام وتخطيط الوقت بشكل جيد. لا تقتصر أدوات إدارة العمل والفرق على هذه النصائح فقط، ولكنها تشكل بداية جيدة لتحسين إنتاجيتنا وكفاءة عملنا.
لا تقتصر أدوات إدارة العمل والفرق على هذه النصائح فقط، ولكنها تشكل بداية جيدة لتحسين إنتاجيتنا وكفاءة عملنا.
صحيح، وهذا ما أردت الوصول إليه، أن هذه الأدوات مهما كانت قوية ويستعملها الملايين من المستخدمين، فإن الفائدة منها مرتبطة بمدى حرصنا على إدارة وقتنا وإنضباطنا الواقعي وماهذه الأدوات إلا عوامل مساعدة فقط، فحينما تغيب الإرادة وينعدم الإنضباط ويفتقر المرء للإستمرارية فلن تنفعه أية أداة مهما كانت.
ماهي المزايا والعيوب التي لمستها بعد إستخدامك لمثل هذه الأدوات؟! وأي أداة هي الأنجع والأحسن برأيك من ناحية تجربة المستخدم؟
عملت مع عدة فرق استخدمت موقع تريلو، الموقع جيد ويوفر تجربة استخدام مريحة من ناحية رسم الجداول وتنظيم العمل والتقسيم وغيرها، مجاني ويمكن اضافة العديد من أفراد العمل فيه واجهت صعوبة فيه نوعا ما عندما يكون فريق العمل كبير وتكثر التعليمات.
عملت على أداة أنا، الأداة تسمح لك بتنظيم نفسك أولا من خلال جدول كتابة المهام والمشروع ووضع قوائم تتابعها من الانترنت للاطلاع، التواصل الشخصي مع فريق العمل، يعني التواصل الجماعي والتواصل الفردي، المحادثة لها مكان خاص بها، كتابة التعليمات والمناقشات للعمل في مكان، وجدتها أكثر عملية من عدة نواحي.
عملت على أداة أنا، الأداة تسمح لك بتنظيم نفسك أولا من خلال جدول كتابة المهام والمشروع ووضع قوائم تتابعها من الانترنت للاطلاع، التواصل الشخصي مع فريق العمل، يعني التواصل الجماعي والتواصل الفردي، المحادثة لها مكان خاص بها، كتابة التعليمات والمناقشات للعمل في مكان، وجدتها أكثر عملية من عدة نواحي.
صحيح، وأنا أشاركك نفس الرؤية بخصوص أداة أنا، لكن في رأيك هل إستغلال أدوات إدارة الفرق والمهام كافٍ لتحقيق إنتاجيتنا كأفراد أم أن الأمر يتعلق بإرادتنا وبقدرتنا على الإنضباط؟! وإنجاز المهام التي على عاتقنا دونما تهاون ودون الحاجة لأي أداة؟
هل إستغلال أدوات إدارة الفرق والمهام كافٍ لتحقيق إنتاجيتنا كأفراد أم أن الأمر يتعلق بإرادتنا وبقدرتنا على الإنضباط؟! وإنجاز المهام التي على عاتقنا دونما تهاون ودون الحاجة لأي أداة؟
الأدوات هي فقط مساعدة، لكن الشخص هو الأساس إرادتك وانضباطك هو ما يساهم في زيادة الانتاجية وليس الأدوات التي تعتمد عليها، لكن عندما تكون لدينا الدافعية والانضباط ونختار الأداة الصحيحة التي تساعدنا في ذلك يمكننا تحقيق نتائج ممتازة.
التعليقات