في بداياتي كمستقلة، كنت أتعامل مع وقتي بشكل عشوائي؛ أتنقل بين مهام مختلفة دون خطة واضحة، وأحيانًا أبدأ أكثر من مهمة في وقت واحد بدون ترتيب. هذا الأسلوب سبب لي ضغط كبير وأدى أحيانًا إلى تأخير التسليم. فقررت أن أغيّر طريقة عملي، فقسمت المهام اليومية إلى ثلاث فئات (عاجلة، مهمة، وأقل أهمية). أبدأ يومي بالمهام العاجلة التي يجب إنجازها اليوم، ثم المهام المهمة التي لها مهلة أطول لكنها ضرورية، وأخيرًا المهام الأقل أهمية. أحيانًا أحدد لكل مهمة وقت تقريبيًا لإنهائها، مثل نصف ساعة للمهمة القصيرة وساعة للمهمة الأكبر، حتى أتمكن من إنجاز يومي دون ضغط. بعد فترة، لاحظت تحسن كبير في قدرتي على الالتزام بالمواعيد وتنظيم يومي، وأصبحت أكثر راحة واستقرار أثناء العمل، وقل الضغط النفسي بشكل ملحوظ. وأنتم كيف تديرون وقتكم؟
كيف نظمت وقتي كمستقلة؟
أضيف على معادلتك الحالة الذهنية والنفسية، فلو كنت مرهق مثلاً أو لا أرى طاقة للعمل، أحاول اختصار الوقت وعدم تضييعه والدخول للنوم، ومن بعدها الاستيقاظ مبكراً لإكمال العمل.
وإلى جانب أولوية وأهمية العمل أقيس الوقت الذي سوف تتخذه المهمة، فحتى لو كانت المهمة ليست عاجلة، لكن أعرف أنها ستأخذ وقت طويل، أحاول تخصيص وقت صغير لها كل يوم يجعل منها مهمة أسهل حين يأتي وقتها.
صحيح الحالة الذهنية والنفسية عامل أساسي في إدارة الوقت وجودة العمل. فحتى مع وجود خطة وتنظيم، غياب التركيز أو الإرهاق الذهني ممكن يقلل من الإنتاجية ويجعل المهام تأخذ وقت أطول. الحفاظ على توازن ذهني وجسدي، يساعد على تنفيذ المهام بكفاءة أعلى دون الحاجة لبذل مجهود مضاعف.
البعض لديه مهارة أن يترك حالته النفسية جانباً، وحتى لو لم يرغب في العمل هو فقط يؤدي ما عليه، يلتزم بعمله عن طريق الانضباط أكثر من اعتماده على التوافق النفسي.
أعجبني كلامك عن الحالة الذهنية والنفسية، ففي رأيي هي العنصر الذي لا نضعه في حساباتنا عند إدارة الوقت. فمهما وضعنا أفضل الخطط، فستنهار كلها إذا كان الذهن مرهقًا أو فاقدًا للحافز.
ورغم ذلك، فإن الحل لا يكمن دائمًا في الراحة، بل في تغيير الإيقاع. فبعض الإرهاق لا يُعالج بالنوم، وإنما بالتجديد في شيء ما خلال اليوم، مثل العمل في مكان مختلف يُحفّز الدماغ.
تنظيم الوقت ليس مجرد تقسيم الساعات، بل هو إدارة متكاملة بين الطاقة والعاطفة معًا. فاليوم المثمر ليس الأطول، بل الأفضل أداءً بين الجسد والعقل.
يبدو أنك وصلتِ إلى مرحلة وعي مهمة جدًا، وهي أن العشوائية تستهلك طاقتنا قبل وقتنا. التنظيم لا يعني فقط إنجاز العمل، بل أيضًا حماية الذهن من الفوضى الداخلية. ومع ذلك، البعض وانا إلى حد ما أتفق مع هذا، يرون أن النظام المفرط يُدخل صاحبه في روتين قاتل يفقده الحماس، فكيف يمكن الموازنة بين الحفاظ على النظام وتجنب الملل؟
صحيح المبالغة في التنظيم أحيانًا تتحول إلى ضغط جديد بدل ما تكون وسيلة راحة. التوازن يكون في ترك مساحة للمرونة داخل الجدول نفسه، بحيث لو جدّ شيء مختلف أو رغبة في التغيير ما نحس بالذنب لو بدّلنا الترتيب. المهم يظل في نظام عام يوجّه اليوم، لكن بدون التزام صارم يفقدنا العفوية أو الحماس.
بالأساس مصطلح الفوضى المنظمة يستخدم في السياسة ولكننى ما أعنيه هو أنى غالبًا ما أقوم بتحديد قائمة مهام طويلة، مهام عمل، منزل، شراء طلبات، متابعة أطفالى، اهتمام بنفسي، طبخ -تبدو تلك القائمة طويلة وفوضوية - وعندما استيقظ في الصباح انتقي أربع مهام فقط، انجزهم وان استطعت أخذت المزيد، تضمن لى تلك الطريقة تغطية كل جوانب حياتي وتجعل القائمة ديناميكية متغيرة. باختصار قائمتي فوضويه لكنني أنظمها بشكل ما.
لا أحب الدخول في مشاريع جديدة قبل إنجاز القديمة أو الإقتراب من إنجازها لأنني لا اعلم ظروفي المستقبلية. وإذا عملت على اكثر من مشروع بصورة متزامنة فكما أوضحت أنت أبدأ بالأقصر مدة حددها العميل ثم أثني بالأطول فالأطول على ألا أتقدم لمشاريع إذا كانت فترة إنجازها لا تلائم رتمي في العمل
أتفق معك يا خالد ترتيب الأولويات وإنهاء المشاريع القديمة قبل البدء بالجديدة يعكس مسؤولية ووعي في إدارة الوقت لكن أرى أيضًا المرونة مهمة أحيانًا فبعض الفرص قد تستحق استثناء القاعدة خصوصًا إن كانت تضيف خبرة جديدة أو توسّع مجالك المهني
هل تجد أن الالتزام بهذا المبدأ دائمًا سهل؟ خصوصًا عندما تأتيك فرصة مغرية لكن في توقيت مزدحم بالمهام؟
لو ازدحمت مهامي وهناك فرصة عظيمة مادياً فسأشارك بعض الأصدقاء في الإنجاز على ان أقوم بالإشراف بنفسي. هذا حدث معي أكثر من مرة وكانت النتيجة جد مرضية لنا وللعميل.
تمام
الملاحظ انك استخدمتي قاعدة تقسيم المهام إلى مهام صغيرة
الهدف: جعل المهام الكبيرة أسهل في التنفيذ.
المنهجية: تقسيم المهمة الكبرى إلى خطوات صغيرة وواضحة.
التركيز: على إدارة الجهد والتنفيذ وليس على تحليل النتائج.
النتيجة: تقليل التسويف وزيادة الانضباط والتقدّم المنتظم.
التركيز على التنفيذ بدل النتائج أحيانًا يكون هو السبب الحقيقي في الاستمرارية، لأن التقدّم البسيط المنتظم يصنع في النهاية فرق واضح في الإنجاز.
التعليقات