أعاني كمستقل من مشكلة في تقدير وقت المشروع، ولكن منذ أن سمعت بالوقت الاحتياطي أو ما يُسمى بال buffer time وأنا أقوم بوضعه في الحسبان، وأريد أن أخبر به العميل كذلك. أن هناك وقت زائد على وقت المشروع الأصلي لتفادي أي مشكلات عارضة،
هل فكرتم من قبل في تحديد هذا الوقت؟ وكيف تقدّرونه؟
أعتقد أن الموضوع يبدأ من فهم حقيقى ودقيق لمتطلبات المشروع أولا , ومطابقتها بالإمكانيات لدى , وأقصد بالامكانيات مثلا أنا أعمل بمجال التصميم الجرافيكى , الامكانيات هنا أن الصور المطلوبة فى المشروع هل ساعمل على تصميها من الصفر ام أستطيع أن يكون لدى اشتراك مدفوع بالمواقع تساعدنى لتحميل صور أكثر جاهزيه تحتاج تعديلات بسيطه , كل من الحالتين له وقته.
وبعد فهم المتطلبات وتحديد الامكانيات أصبح لدى صورة واضحه يمكننى حساب وقت المشروع عليها , أما الخطوة التاليه وهى الاهم كما تفضلت هى إضافه وقت إضافى للمشروع تحسبا لاى ظروف جديده , لكن أعتقد أنه من غير الضرورى إخبار العميل بهذه الحسبة , فى الاخير أخبرة بان المشروع سيستغرق اجمالا كذا يوم .
المشكله التى واجهتنى كثير وأريد مناقشتها هى مع العميل الذى يقبل العرض سريعا دون مناقشه هذه الأمور عبر الرسائل واتفاجأ أنا بحجم المشروع الكبير, هل واجهت مثل هذه المكشله ؟ وكيف تصرفت؟
يقبل العرض سريعادون مناقشه هذه الأمور عبر الرسائل
سيئة هذه. لكن إن لم يكن لك رد فعل على هذا. قبول العرض لا يكون إلا بعد الاتفاق. فالحمد لله أنّ هذه حالة نادرة الحدوث.
سأخبره بأننا لم نتفق بعد، وأنّ هناك الكثير من التفاصيل لنتحدث فيها أولًا.
وهو يظلمني بذلك، لأن فرضًا لم نتفق، فسيلغى المشروع، وهذا سينتقص من نسبة "المشاريع المكتملة" على حسابي بدون وجه حق!
للاسف رغدة , هى ليست حالة نادره الحدوث .بل تكررت معى كثيرا , ووقتها فقط اشعر بالضغط النفسي ,لأننى أعمل على مشروع أنا مجبر على انهاءه قبوله وانهاءه دون معرفه عميقه بتفاصيله,حتى لا يؤثر على نسبه إنهائي للمشاريع كما تفضلتى .
حتى أننى موخرا كتبت فى عروضى ,,دعننا نناقش المشروع عبر الرسائل ,, حتى الفت انتباه العميل الى الحديث حول المشروع أولا.
لكن هلى تعتقدين أن هناك من العميلاء من يقصد هذا الفعل إعتمادا على حجم المشروع الكبير لديه وعندما يتم القبول اقع أنا فى هذا المأذق ؟؟ وما الحل ؟؟
والله للأمانة أكثر ما تعلمته بالعمل المستقل هي مسألة الوقت الاحتياكي، تعلمت أهمية الأمر بعد تجارب مخزية عديدة مع العملاء. بالبداية كنت أحدد الوقت المطلوب لإنجاز المهام دون حساب أي احتياطيات، يعني بعشوائية، تسبب الأمر عندي في توتر وضغط كبير، واجهت مشاكل غير متوقعة مثل التعديلات الإضافية أو الصعوبات التقنية، مع الوقت فهمت هذا الموضوع، ولذلك صرت أراجع تفاصيل المشروع بالكامل وأضع تصور للمشاكل المحتملة التي قد تظهر وأعتمد على خبرتي في المشاريع المماثلة لتقدير الوقت المطلوب، وبعد ذلك أضيف نسبة 20-30% كوقت احتياطي على ما حددت من وقت.
من الجيد أنك تفطنت إلى ذلك. الموضوع حقًا مهم.
أنا مشكلتي مع الحماس الذي يأخذني في بداية المشروع وأعتقد أنني سأكعف عليه وأنتهي منه في يوم واحد ثم ينتهي بي الحال وأنا أطلب من العميل "وقت بدل ضائع".
وأعتقد أنني سأكعف عليه وأنتهي منه في يوم واحد ثم ينتهي بي الحال وأنا أطلب من العميل "وقت بدل ضائع".
مثل مشكلة الأرنب والسلحفاة، هذا ناتج عن ثقتك بمهاراتك وقدرتك على إيصالها ولكن جهلك بأن لأي عمل يمكن أن يخرج له معرقلات ولذلك الظروف المثالية التي في دماغك لا تنعكس على الواقع فتجعلك تقعين في فخ التأخير كل مرة.
بالطبع الوقت المقدر ضروري حتى لك أنت فقط حيث تعرف من خلاله كم مشروع تقبل وكم موعد استلام تحدده، ولكي تفعل ذلك هناك طريقة سهلة للغاية نتبعها.
مثلاً أنا أكتب ملفات مشاريع، اجلس وافتح مؤقت وأبدأ في كتابة الملف والبحث والتنسيق والتعديل والمراجعة، ثم أغلق المؤقت لو كانت مدة التنفيذ مثلاً استغرقت ساعتين إذا نقول أن الوقت المقدر هنا ساعتين ونصف، والزيادة هنا لأي مؤثر أو سبب للتشتت.
رائع.
ألهمتني إلى ضرورة تسجيل هذا الوقت ايضًا في دفتر مثلًا، حتى لا ينسى الشخص، فالمشاريع قد تكون متشابهة ومتكررة، وبالتالي نعود إلى هذه الملاحظات، لنرى كم استغرق منا الأمر من وقت حينها.
لكن الإشكالية هنا أن مع الخبرة من المفترض أن مهارة الشخص تزداد وسرعة إنجازه للعمل تصبح أكفأ.
وبالتالي، سيكون لزامًا علينا تحديث مقدار هذه الأزمنة باستمرار، وكأننا نكسر رقم قياسي مرة تلو الأخرى، وبالمرة يكون تحديًا للنفس.
وبالتالي يكون الوقت الاحتياطي توقعًا لحدوث عَرَض مفاجئ (ظرف خارجي ليس بأيدينا منعه) وليس لقلة معرفة بالمدة التي نحتاجها لإتمام العمل.
وقفتي على نقطة هامة يا رغدة، ولكن لا أنصح بفعل ذلك، كما أن هناك تقدم مستوى هناك تأخر مستوى أو التزامات إضافية، فالمحترف قد يحتاج لوقت للتواصل مع عميل أو تجهيز أفكار أو تخطيط يوم وهنا نفعل ذلك من فائض الوقت الناتج عن الفارق بين الوقت المقدر والوقت الفعلي الذي قل بفعل الخبرة، أي نترك مساحة لأنفسنا دفعنا ثمنها بالخبرة.
في العادة أقوم بتحديد الوقت الاحتياطي عن طريق تقسيم المشروع الواحد إلى أجزاء أو مراحل صغيرة، وأضع لكل مرحلة وقت إضافي على حسب مستوى صعوبتها، وأفكر كثيراً في مدى إمكانية حدوث أمر طارئ أو شيء قد يؤخر العمل، على سبيل المثال مشكلة شخصية تتطلب التوقف لفترة، أو تعديلات يطلبها العميل، أو مشكلة في الحاسوب، وهكذا يصبح لدي وقت مرن يجعلني أواجه أي أمر طارئ بشكل مريح، وأتمكن من تحقيق التوازن ما بين الالتزام بالموعد وتحقيق الجودة.
تقدير وقت المشروع يأتي بناء على الخبرة في العمل، فإذا كان الشخص مبتدئًا سيعاني في البداية حتى يتمكن من تقدير الوقت اللازم حسب كل مشروع.
بعد نجاحه في تقدير الوقت اللازم لإنجاز العمل، سيكتشف أنه لا بد من وضع وقت إضافي للاحتياط، لتفادي أي طوارئ. ليس من الضروري إخبار العميل بذلك، يكفي أن نتفق معه على الموعد النهائي، ونتابع معه التحديثات أولا بأول، وإذا استلم مشروعه قبل حلول الموعد فهذه تُحسب لنا نقطة إيجابية.
لكن ما العمل لو حدثت طوارئ تجاوزت الوقت الإضافي المحدد مسبقًا؟
متفقة مع كلامك.
لكن ما العمل لو حدثت طوارئ تجاوزت الوقت الإضافي المحدد مسبقًا؟
هذه الحالة تدعو لأجلها الله مسبقًا بألا يوقعك في يد عميل لا يعرف الله.
هذه الحالة تدعو لأجلها الله مسبقًا بألا يوقعك في يد عميل لا يعرف الله.
😂😂
لنكن منصفين: العميل غالبًا يفترض الظن السيء، فالذي يطرأ على باله في تلك الحالة أن هذا التأخير بسبب تقصير من منفذ الخدمة، وليس لسبب طارئ. وهذا بالفعل قد يحدث، كلنا بشر نصيب ونخطئ. لكن هي بالفعل مشكلة موجودة، ماذا نفعل لو حدثت؟
كنت أفكر أن يتواصل منفذ الخدمة مع العميل، ومع خدمة دعم الموقع في ذات الوقت، حتى لو وصل الأمر لمرحلة أن يلغي العميل الخدمة أو يضع تقييمًا سلبيًا، قد يتفهم الدعم ما حدث، ويتم حل المشكلة من قبلهم. ما رأيك؟
الدعم يعتمد بشكل أساسي على ما يجري بينك وبين العميل بمحادثة المشروع.
وعلى الأغلب في هذه الحالة ستكون أنت -كمستقل- المذنب حتى لو قلت كانت لدي -لا قدر الله- حالة وفاة، لأنك المستقل قد يكون كاذب. ما الدليل على كلامك؟
لو أنصف الدعم المستقل مهما قال من مبررات فهذا سيجعل هناك تساهل من المستقلين في الأخذ بجدية المشاريع والالتزام بها.
وحالة واحدة من التساهل كفيلة بأن تضر بسمعة المنصة لدى أصحاب المشاريع الذين هم المحرك الأساسي للمنصة.
الأمر يحتاج لخبرة، فكل مشروع حسب حجمه ومتطلباته يحتاج لوقت معين كي تم إنجازه، وإذا كنت في بدايات عملك تماما سيكون من الصعب تحديد هذا الوقت بدقة، لهذا هذا الأمر تحديدا سيتم تعلمه من خلال التجارب الواقعية، ومن ثم إذا استطعت تحديد الوقت الأصلي الذي يحتاجه المشروع ستتمكنين من تحديد الوقت الإضافي المناسب تقريبيا، فمثلا إذا المشروع وبعد تقسيم كافة مهامه يحتاج لأسبوع، وبعد ما قمت بتحديد الوقت الذي تحتاجينه للقيام كذلك بالمهام غير المتعلقة بالعمل وجدت أنه قد تضطرين لعدم إنجاز مهمة أو مهمتين لظرف ما، من هنا تحددين لنفسك يوم أو يومين إضافيين على الوقت الأصلي للمشروع.
دائما احدد 10% وقتا إحتياطي أثناء تقدير وقت المشروع، وفي حالة فُرض عليا وقت مشروع لايناسبني، لا أقبل المشروع أساسا. وأخبر العميل أنه إذا أمكنني ان أنجز المشروع مبكرا، سوف أفعل.
وفي حالة فُرض عليا وقت مشروع لايناسبني
ألا يعرّضك هذا لتضييع فرص معينة؟
العميل المستعجل غالبًا يدفع أكثر، لأنه مستعجل على مشروعه بطبيعة الحال، فممكن يقبل بأي مبلغ.
التعليقات