خلال عملي كمستقلة أواجه صعوبة بالغة في تقدير حجم الوقت اللازم لإنجاز كل شيء من أول الوقت المطلوب للمشروع نفسه إلى وقت كل خطوة من خطواته. وغالبًا أكتشف ذلك أو بالأحرى أُصدم بعد بدء المشروع، فيساورني سؤال: ماذا فعلت بنفسي؟ ولماذا وضعت نفسي بمأزق ضيق الوقت؟ هل أنا عاشقة للتحدي يا تُرى أم هذا جهل بنفسي؟
كيف تقدّرون الوقت اللازم لإنجاز مهامكم يا أصدقاء حسوب؟
كيف تقدّرون الوقت اللازم لإنجاز مهامكم
بالاعتماد على تجارب سابقة والبناء عليها، فمثلا قد قمت سابقا بكتابة مقالة في محتوى ما وعلمت الوقت الذي لزمني للبحث والتنقيب عن المعلومات والمراجع، والوقت الذي استغرقته في التخطيط والوقت الذي خصصته للكتابة ثم المراجعة والتدقيق والتنسيق، لذلك فقد اكتسبت دراية حول مهارتي وسرعتي في التنفيذ وبذلك لدي معلومات أولية حول تقدير الوقت اللازم للتنفيذ، ولا أنسى أن أضع وقتا اضافيا للطواريء.
بالاعتماد على تجارب سابقة والبناء عليها،
هذا يكون مناسب بالأشياء التي لك فيها تجارب سابقة أو يمكنك أن تقوم بالتجربة فيها، أعتقد أن الخبرة عامل مهم والتجربة أيضا ربما تعطينا تصورات عن المدة المحددة أو التقريبية للمهمة، ولكن ماذا عن مهام جديدة عليك وليس لك خبرة فيها؟
ولكن ماذا عن مهام جديدة عليك وليس لك خبرة فيها؟
عندها سأعتمد على بناء تصور عام للمهمة المطلوبة (تحتاج لجمع معلومات ومصادر، عدد الصفحات، عدد الكلمات، مهمات اضافية كالتنسيق او التشكيل أو النشر في المواقع...) والنظر لالتزماتي الحالية أيضا وظروف يومي المعتاد، أي أن الشخص الذي يعمل مثلا في وظيفة أو الأم الملزمة برعاية البيت والأطفال يجب أن تأخذ هذه المعايير بعين الاعتبار خلال تقييم الوقت اللازم للاداء.
بالضبط المشاريع الأولى من نوعها هي التي تؤرقني كوني لا أعرف بالضبط كم سأستغرق في القيام بها ولا حتى أمتلك فكرة تقريبية.
لا أمتلك أي شيء.
مشكلتي مع هذه المشاريع أنني أضطر إلى إلزام نفسي بالوقت الذي حددته لنفسي فأوقف كل حياتى خلال تلك الفترة إلى أن ينتهي المشروع ويرحل عني بسلام. أسهر وأستغل الوقت حتى أسلّمه. تنقلب حياتي رأسا على عقب خلال تلك الفترة وبالكاد أمارس أنشطتي الرئيسية.
أنا فقط لا أريد أن أوقف حياتي مجددًا أو اضطر لعمل pause لأجل كل مشروع جديد أدخله.
هناك معادلة رياضية طورتها البحرية الأميركية لهذا الغرض بالتحديد واصبح يستخدمها البعض الآن في حساب الوقت المناسب لإنجاز المهام وإدارة المشاريع بشكل عام وتدعى معادلة بيرت (PERT - Program Evaluation and Review Technique)
والمعادلة كالتالي:
الوقت المتفائل (O): الحد الأدنى من الوقت المطلوب لإكمال المهمة، بافتراض أن كل شيء يسير بشكل أفضل من المتوقع.
الوقت المتشائم (P): الحد الأقصى من الوقت المطلوب لإكمال المهمة، بافتراض أن كل شيء يسير بشكل أسوأ من المتوقع.
الوقت الأكثر احتمالاً (M): أفضل تقدير للوقت المطلوب لإكمال المهمة، بافتراض أن كل شيء يسير بشكل طبيعي.
أنا لم أجربها الحقيقة لكني قرأت عنها بينما كنت أبحث في هذا الموضوع.
أنا لم أجربها الحقيقة لكني قرأت عنها بينما كنت أبحث في هذا الموضوع.
أعتقد أن هذه أول مرة أسمع بها وحاولت محاولة رياضية بحتة الأن عليها ولم أرضى تماما عن الرقم النهائي فكان في النهاية هو الوقت المحتمل أو قريبا منه، أعتقد تكون مناسبة لمدير المشروع مثلا بحيث يحاول بقدر الإمكان أن يصل إلى وقت تقريبي ليخبر به من يعملون معه على المشروع وليس لمن يعمل على المشروع نفسه. وبالعودة للموضوع زادني فضولا بعد التجربة الرياضية هذه لمعرفة حيلتك لتقدير الوقت اللازم للمهام؟
جربتها أنا أيضًا، وخرجت النتيجة أكثر قليلًا من الوقت الأكثر احتمالًا M.
لا يبدو لي أنها فعّالة كثيرًا. ممكن تجربها أنت أيضًا وتخبرنا إذا كانت النتيجة معك مختلفة؟
وغالبًا أكتشف ذلك أو بالأحرى أُصدم بعد بدء المشروع، فيساورني سؤال: ماذا فعلت بنفسي؟ ولماذا وضعت نفسي بمأزق ضيق الوقت؟
ما دمتِ تتجهين في العادة لتحديد وقت اكتشفتي أنه أقل من اللازم في أغلب المرات، إذا يبدو أن الحل هو أن تزيدي الوقت الذي تفترضيه للمهام، لكن لا تزيدي كثيرًا، فقط يوم أو يومين، لأنه كما تعلمين المهام تتسع لتشمل الوقت الذي تحدده لها، فحتى لو حددنا شهر ستنتشر المهمة وتتوغل ليتسع لها الشهر.
لأنه كما تعلمين المهام تتسع لتشمل الوقت الذي تحدده لها، فحتى لو حددنا شهر ستنتشر المهمة وتتوغل ليتسع لها الشهر.
الأمر مضحك لكنه حقيقي، فأحيانًا أحدد لنفسي وقتًا أطول من اللازم لتنفيذ مهمة معينة وأقول لنفسي حتى أنفذها باتقان فيأخذني الحماس في اليوم الأول ثم يتراجع الحماس تدريجيًا حتى أفاجأ بقرب انتهاء المهملة التي حددتها، لأنجز نفس المهمة في ربما ما يصل لنصف الوقت المتوقع، بعدها أؤنب نفسي على تكاسلي أو أنني كان يمكنني قبول إنهاء مهمتين بدلًا من واحدة.
برأيي حتى نتمكن من تقدير الوقت الكافي لكل مهمة لا بد أن نركز أولاً على الأيام التي لن نحسبها ضمن وقت وقت التنفيذ، على سبيل المثال ينبغي وضع أيام العُطل المختلفة في الاعتبار، والأيام التي لن نكون متاحين فيها مع وضع يوم أو أكثر للطوارئ، وبعدها يمكن وضع الجدول الزمني العادي للمهام، وبهذه الطريقة نضمن عدم ظهور أي شيء يمنعنا من استكمال العمل في وقته المحدد، بل وتسليمه قبل الوقت المتفق عليه في بعض الأحيان.
مع وضع يوم أو أكثر للطوارئ
رائع. هذه نقطة أغفل عنها. أنا لا أضع يومًا للطوارئ بل أضع نفسي شخصيًا في طوارئ.
من اليوم فصاعدًا سأترك مساحة كبيرة لنفسي في وقت التنفيذ، فعلى أي حال إستراتيجية مفاجأة العميل بالتسليم قبل الموعد المحدد أفضل من التسليم بعد الموعد.
بصراحة لا أرى أن هناك قانون واضح لتحديد الوقت، لأنه من ناحيتي و مقارنة بنفسي في السابق كنت لا أعرف تحديد الوقت في كل مرة يكون إما قليل أو كثير، و لكن مع مرور الوقت إكتسبت هذه الخبرة و أصبحت أحدد الوقت الصحيح بالضبط، لذا ربما الأمر يأخذ بعض الوقت و لكنه دائما يعود إلى المستقل نفسه.
أعتقد أن خير الأمور الوسط فإذا حدثتك نفسك الأمارة بمدة طويلة، بينما تخبرك النفس العاشقة للتحدي باختزال الوقت، فاختاري المدة الأوسط بينهما.
بالنسبة لي قبل تحديد الوقت اللازم لتنفيذ المهمة المطلوبة فإني أبحث عن المصادر المطلوبة للكتابة أولًا ومدى توافرها وموثوقيتها وأتصفحها، ومدى معرفتي وخبرتي في مجال العمل المطلوب، بالإضافة هل لدي ارتباطات أخرى داخل الموقع أو في حياتي قد تؤجل تنفيذ العمل فأضعها في الحسبان.
بالنسبة لي قبل تحديد الوقت اللازم لتنفيذ المهمة المطلوبة فإني أبحث عن المصادر المطلوبة للكتابة أولًا ومدى توافرها وموثوقيتها وأتصفحها، ومدى معرفتي وخبرتي في مجال العمل المطلوب، بالإضافة هل لدي ارتباطات أخرى داخل الموقع أو في حياتي قد تؤجل تنفيذ العمل فأضعها في الحسبان.
الكثير من الخطوات :(
يعني تخيلي أنني أقوم بتقديم عرض على أحد المشاريع وأريد أن أغري صاحب المشروع بالوقت الذي سأنجز فيه المهمة. أنا غالبا لا أمتلك رؤية كاملة عن المشروع، ولهذا فأنا أضع وقت تقريبي ولا يكون لدي اختيار سوى الالتزام بكلمتي مهما كان الثمن.
يعني تخيلي أنني أقوم بتقديم عرض على أحد المشاريع وأريد أن أغري صاحب المشروع بالوقت الذي سأنجز فيه المهمة
هذه النقطة قد لا تتوافر بكل المشاريع، فأحيانا كثيرة المدة المنطقية للتنفيذ تظهر بعد التواصل وفهم أكبر لمتطلبات المشروع، لكن وضع المدة بالبداية لن يكون منطقيا وقد يوقعك في مشكلات مثل التي ذكرتيها بالمساهمة إلا بحالة واحدة وهي وضوح تفاصيل المشروع وضوح الشمس من حيث المهام والمطلوب
يمكننا ذلك من خلال الاستعانة بشخص آخر يحمل Chronometre يقيس لنا الوقت الكلي الذي استغرقه إتمامنا لإنجاز عمل أو مشروع مصغر ، و يقيس لنا حتى الأوقات المستقطعة عند إتمام كل جزئية على حدة إذا كان العمل يتطلب تقسيمه إلى جزئيات و أيضا يقيس كمية فترات الراحة في حالة ما إذا كان العمل متعب نوعا ما و يتطلب تركيز مشدد يحتاج إلى فترات راحة و إعادة شحن للنفس ..
فكرة جيدة. ذكّرتني باستخراج النتائج عن طريق العينات. يعني أنا لا أحتاج إلى سؤال كل الناس في مصر لأعرف نسبة المدخنين فيها، ولكن يمكن معرفة ذلك من خلال أخذ عينة محدودة منهم والدراسة عليها واستخراج النسبة.
بالضبط هو كذلك أستاذة رغدة في حالة ما إذا كانت جزئيات مشروع ما تتشابه زمنيا في إنجازها مع جزئيات مشروع مشابه .. و مع ذلك هناك دوما مجال للإرتياب حتى لو كانت الأعمال تتم عن طريق الآلة فما بالك بالبشر ..
مرحبا رغدة
واجهتني هذه المشكلة في بداية عملي المستقل. لكن استطعت السيطرة عليها من خلال اتباع بعض الامور التي يسعدني مشاركتها معك
بتطبيق هذه النصائح بانتظام، يمكنكِ تحسين دقتكِ في تقدير الوقت والتخفيف من الضغط والإجهاد الناتج عن المواعيد النهائية الضيقة. تذكري أن تحسين مهارات إدارة الوقت يتطلب ممارسة مستمرة وتحليلاً دقيقًا لتجاربكِ السابقة.
تحياتي رغدة واتمنى لك عملا موفقا باذن الله
هذا أمر طبيعي أن يحدث فحتى الدول الكبيرة على قدر تنوع مؤسساتها والأدوات التي تمتلكها يحدث أحيانا تأخر في تنفيذ خططها.
لكن بالنسبة للأمر في حالة المستقل أعتقد يتوقف على عدة عوامل مثل :
* حجم الابداع المطلوب في المشروع
* الأدوات المستخدمة
*تغير الحالة الذهنية والتركيز أثناء التنفيذ.
لكن ممكن مثلا تجربي في وقت فراغك تختاري لنفسك أفكار مختلفة وتقومي بتنفيذها في أوقات وحالات مختلفة وتقيمي نفسك. إذا أثمرت هذه التجربة المتواضعة فوائد أتمنى مشاركتي بها
لكن ممكن مثلا تجربي في وقت فراغك تختاري لنفسك أفكار مختلفة وتقومي بتنفيذها في أوقات وحالات مختلفة وتقيمي نفسك.
لو كان لدي متسع من الوقت لقمت باستغلاله في إنجاز المهام المتراكمة عليّ للمشاريع الحالية نفسها، ولم أكن لأسأل هذا السؤال عبد الرحمن.
هذا أمر طبيعي أن يحدث فحتى الدول الكبيرة على قدر تنوع مؤسساتها والأدوات التي تمتلكها يحدث أحيانا تأخر في تنفيذ خططها.
مشكلتي الآن هي كيف أخبر صاحب المشروع بأنني ستأخر في التسليم. هل أخبره بأنني أخطأت في تقدير الوقت؟ لا تبدو لي حجة جيدة.
سيقول لي لقد اخترتكِ أصلا لأنك قلتِ أنكِ ستنجزين المهمة في وقت قصير.
التعليقات