كيف نستطيع تقدير الوقت اللازم لإنجاز مهمة ما؟

كيف تقدّرون الوقت اللازم لإنجاز مهامكم

بالاعتماد على تجارب سابقة والبناء عليها، فمثلا قد قمت سابقا بكتابة مقالة في محتوى ما وعلمت الوقت الذي لزمني للبحث والتنقيب عن المعلومات والمراجع، والوقت الذي استغرقته في التخطيط والوقت الذي خصصته للكتابة ثم المراجعة والتدقيق والتنسيق، لذلك فقد اكتسبت دراية حول مهارتي وسرعتي في التنفيذ وبذلك لدي معلومات أولية حول تقدير الوقت اللازم للتنفيذ، ولا أنسى أن أضع وقتا اضافيا للطواريء.

هناك معادلة رياضية طورتها البحرية الأميركية لهذا الغرض بالتحديد واصبح يستخدمها البعض الآن في حساب الوقت المناسب لإنجاز المهام وإدارة المشاريع بشكل عام وتدعى معادلة بيرت (PERT - Program Evaluation and Review Technique)

والمعادلة كالتالي:

الوقت المتفائل (O): الحد الأدنى من الوقت المطلوب لإكمال المهمة، بافتراض أن كل شيء يسير بشكل أفضل من المتوقع.

الوقت المتشائم (P): الحد الأقصى من الوقت المطلوب لإكمال المهمة، بافتراض أن كل شيء يسير بشكل أسوأ من المتوقع.

الوقت الأكثر احتمالاً (M): أفضل تقدير للوقت المطلوب لإكمال المهمة، بافتراض أن كل شيء يسير بشكل طبيعي.

أنا لم أجربها الحقيقة لكني قرأت عنها بينما كنت أبحث في هذا الموضوع.

وغالبًا أكتشف ذلك أو بالأحرى أُصدم بعد بدء المشروع، فيساورني سؤال: ماذا فعلت بنفسي؟ ولماذا وضعت نفسي بمأزق ضيق الوقت؟

ما دمتِ تتجهين في العادة لتحديد وقت اكتشفتي أنه أقل من اللازم في أغلب المرات، إذا يبدو أن الحل هو أن تزيدي الوقت الذي تفترضيه للمهام، لكن لا تزيدي كثيرًا، فقط يوم أو يومين، لأنه كما تعلمين المهام تتسع لتشمل الوقت الذي تحدده لها، فحتى لو حددنا شهر ستنتشر المهمة وتتوغل ليتسع لها الشهر.

برأيي حتى نتمكن من تقدير الوقت الكافي لكل مهمة لا بد أن نركز أولاً على الأيام التي لن نحسبها ضمن وقت وقت التنفيذ، على سبيل المثال ينبغي وضع أيام العُطل المختلفة في الاعتبار، والأيام التي لن نكون متاحين فيها مع وضع يوم أو أكثر للطوارئ، وبعدها يمكن وضع الجدول الزمني العادي للمهام، وبهذه الطريقة نضمن عدم ظهور أي شيء يمنعنا من استكمال العمل في وقته المحدد، بل وتسليمه قبل الوقت المتفق عليه في بعض الأحيان.

بصراحة لا أرى أن هناك قانون واضح لتحديد الوقت، لأنه من ناحيتي و مقارنة بنفسي في السابق كنت لا أعرف تحديد الوقت في كل مرة يكون إما قليل أو كثير، و لكن مع مرور الوقت إكتسبت هذه الخبرة و أصبحت أحدد الوقت الصحيح بالضبط، لذا ربما الأمر يأخذ بعض الوقت و لكنه دائما يعود إلى المستقل نفسه.

أعتقد أن خير الأمور الوسط فإذا حدثتك نفسك الأمارة بمدة طويلة، بينما تخبرك النفس العاشقة للتحدي باختزال الوقت، فاختاري المدة الأوسط بينهما.

بالنسبة لي قبل تحديد الوقت اللازم لتنفيذ المهمة المطلوبة فإني أبحث عن المصادر المطلوبة للكتابة أولًا ومدى توافرها وموثوقيتها وأتصفحها، ومدى معرفتي وخبرتي في مجال العمل المطلوب، بالإضافة هل لدي ارتباطات أخرى داخل الموقع أو في حياتي قد تؤجل تنفيذ العمل فأضعها في الحسبان.

يمكننا ذلك من خلال الاستعانة بشخص آخر يحمل Chronometre يقيس لنا الوقت الكلي الذي استغرقه إتمامنا لإنجاز عمل أو مشروع مصغر ، و يقيس لنا حتى الأوقات المستقطعة عند إتمام كل جزئية على حدة إذا كان العمل يتطلب تقسيمه إلى جزئيات و أيضا يقيس كمية فترات الراحة في حالة ما إذا كان العمل متعب نوعا ما و يتطلب تركيز مشدد يحتاج إلى فترات راحة و إعادة شحن للنفس ..

مرحبا رغدة

واجهتني هذه المشكلة في بداية عملي المستقل. لكن استطعت السيطرة عليها من خلال اتباع بعض الامور التي يسعدني مشاركتها معك

• تحليل المشاريع السابقة:
• قومي بمراجعة مشاريعكِ السابقة وقياس الوقت الذي استغرقته كل مرحلة من مراحل المشروع. هذا سيوفر لكِ فهمًا أفضل عن المدة التي تتطلبها المهام المختلفة.
• تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر:
• قسّمي المشروع إلى مهام أصغر وأكثر تحديدًا. تقدير الوقت للمهام الصغيرة أسهل وأكثر دقة من تقدير الوقت للمشروع ككل.
• استخدام تقنية "Pomodoro":
• اعملي على مهمة معينة لفترة زمنية محددة (عادة 25 دقيقة) ثم خذي استراحة قصيرة. هذا يمكن أن يساعدكِ في قياس مدى إنتاجيتكِ الفعلية.
• إضافة هامش أمان:
• عندما تقدّرين وقتًا لمهمة ما، أضيفي دائمًا نسبة من الوقت الإضافي (20-30%) كحماية ضد التقديرات غير الدقيقة أو الطوارئ غير المتوقعة.
• استخدام أدوات إدارة الوقت والمشاريع:
• استخدمي أدوات مثل Trello، Asana، أو Toggl لمتابعة الوقت الذي تقضينه في المهام. هذه الأدوات تساعدكِ على تتبع التقدم وتحليل كيفية استخدامكِ للوقت.
• التعلم من الأخطاء:
• بعد كل مشروع، قومي بإجراء مراجعة لما حدث جيدًا وما لم يحدث. حلّلي الأسباب التي جعلتكِ تستغرقين وقتًا أطول من المتوقع وكيف يمكن تحسين ذلك في المستقبل.
• استشارة الآخرين:
• إذا كنتِ تواجهين مشروعًا جديدًا أو غير مألوف، لا تترددي في طلب المشورة من زملائكِ أو مجتمع العاملين المستقلين. ربما لديهم خبرة في تقدير الوقت لمثل هذه المهام.
• تجنب تعدد المهام:
• التركيز على مهمة واحدة في الوقت الواحد يمكن أن يزيد من كفاءة العمل ويقلل من الوقت الضائع في التنقل بين المهام.
• إدارة توقعات العميل:
• كوني واقعية وصريحة مع العملاء بشأن الوقت المتوقع لإنجاز المشروع. إذا كان لديكِ وقت محدد أو قيود معينة، تأكدي من إبلاغ العميل بذلك مسبقًا.

بتطبيق هذه النصائح بانتظام، يمكنكِ تحسين دقتكِ في تقدير الوقت والتخفيف من الضغط والإجهاد الناتج عن المواعيد النهائية الضيقة. تذكري أن تحسين مهارات إدارة الوقت يتطلب ممارسة مستمرة وتحليلاً دقيقًا لتجاربكِ السابقة.

تحياتي رغدة واتمنى لك عملا موفقا باذن الله

هذا أمر طبيعي أن يحدث فحتى الدول الكبيرة على قدر تنوع مؤسساتها والأدوات التي تمتلكها يحدث أحيانا تأخر في تنفيذ خططها.

لكن بالنسبة للأمر في حالة المستقل أعتقد يتوقف على عدة عوامل مثل :

* حجم الابداع المطلوب في المشروع

* الأدوات المستخدمة

*تغير الحالة الذهنية والتركيز أثناء التنفيذ.

لكن ممكن مثلا تجربي في وقت فراغك تختاري لنفسك أفكار مختلفة وتقومي بتنفيذها في أوقات وحالات مختلفة وتقيمي نفسك. إذا أثمرت هذه التجربة المتواضعة فوائد أتمنى مشاركتي بها