مع ازدياد عدد العملاء لدي، أصبحت أشعر بضغط إضافي يتطلب مني تركيزًا أعلى وتنظيمًا أكبر، أواجه تحدياً كبيراً يتمثل في الحفاظ على الجودة والالتزام بالمواعيد خاصة مع تزايد المهام، ورغم أنني أجد متعة في العمل مع عملاء مختلفين، إلا أن التوازن بين احتياجاتهم والوقت المتاح ليس بالأمر السهل، برأيكم كيف يمكنني التعامل مع زيادة العملاء دون التعرض للضغوط؟
لدي زيادة بعدد العملاء، ما الحلول للتعامل معهم دون تحول ذلك لضغط؟
وظفي مستقلين معك، ووزعي عليهم المشاريع التي تفوق طاقتك، راجعي النتائج وسلميها وفقا لمعاييرك
كنت أقوم بذلك في السابق ولكن وجدت أنني استغرق وقتاً طويلاً جدا في مراجعة المشاريع بعد المستقلين والتأكد من جودتها، وكثيراً ما أجد جودة سيئة للغاية وهذا يضطرني لإعادة تنفيذ المشاريع بنفسي تقريباً وليس مجرد تعديلها، لهذا السبب امتنعت عن توزيع المشاريع لأن الوقت المستغرق في المراجعة أكبر بكثير من وقت الإنجاز بالنسبة لي.
تحتاجين لإدارة دقيقة لتنسيق توزيع مهام المشاريع حسب الوقت ووفقا لمواعيد التسليم النهائية والتي من المفترض ألا تكون كلها بنفس التوقيت، فالأمر يحتاج لتراكب مدروس متتالي لتضمني عدم التداخل، لذا يمكنك الاستعانة بتطبيق أنا لإدارة المشاريع وتخصيص لوحة لمشاريعك وبكل تطبيق تضعي تفاصيل كل مشروع على حدى، بتفاصيله بمواعيد العمل على كل مشروع مثلا سأخصص ساعة للمشروع الأول، اثنين للثاني وهكذا طبعا وفقا لطبيعة كل مشروع، ضعي جدول لمواعيد تسليم وهمية مبكرة عن موعد التسليم الحقيقي بيوم على الأقل وتعاملي على هذا الأساس، بحيث تنجزين قبل التسليم، وبالتوفيق
ممتاز، ولكن أعتقد أن فكرة تحديد مواعيد تسليم وهمية لن تصلح مع الجميع لأن بعض المستقلين وأنا منهم تجعلني المواعيد الوهمية أقوم بتأجيل القيام بالمهام على اعتبار أنه يتبقى الكثير من الوقت، وهذه المماطلة تجعلني لا أقوم بالتسليم في الموعد أحياناً، لذلك الأفضل بالنسبة لي هو التخطيط لتسليم الأعمال في مواعيدها الأصلية لكسب ثقة العملاء.
الامر واضح، وقعتِ في ما يعرف باسم المشكلة الايجابية وهي النقطة التي اشجعك فيها البدء بالمرحلة الثانية من العمل الحر وهي الانتقال من "موظف شخصي" الى "مدير" ومن ثم باذن الله فتح شركة او مكتب ان تمكنتِ من ذلك. فانا لا اشجع الموظف الحر على ان يستمر هكذا لانه سيهدر اعظم الفرص وهو ان يفتح شركته الخاصة. بل سيكون وضعه اسوء من الموظف العادي الذي يملك الامان الوظيفي. فامان العامل الحر هو بالتطور وليس بالركود.
الان قومي اولا بتقييم الارباح المتوقعة من العملاء، ومقدار ما سيتطلبه الامر توظيف شخص سواء مستقل او دائم! ويمكن البدء بمستقل كبداية ان لم تكن الزيادة مستقرة ودائمة. بالطبع ستكون مهمتك الادارة وضمان الجودة واشجعك على البحث عن دروس او فيديوهات تشرح هذه الامور.
هذه الخطوة ستعيدك للخلف من حيث الارباح فلو كنت تكسبين على سيبيل المثال 1000$ قد تجدين نفسك ان ارباحك (رغم زيادة عدد العملاء) تراجعت الى 500$ بسبب تكاليف تشغيل الموظفين او المستقلين. لكن هذا سيعطيك مساحة لامور اخرى اكثر اهمية ستعيد ارباحك لنسبة اعلى من نسبتها السابقة حتى.
بالطبع مهمتك لن تكون اسهل بل ستكون اصعب من حيث الخبرة والتجربة والتعلم اولاً، ومن حيث الاهتمام بالتسويق وجذب المزيد من العملاء وتوزيع المهام على الموظفين وادارتهم والاهتمام بالتكاليف والمحاسبة.
لكن بلا شك ستكونين قد استغليتي واحدة من اكبر فوائد العمل المستقل وهو التحول الى شركة وستقتربين من هذا الهدف. وفي اسوء الاحوال ستكون لديك خبرة في الادارة يمكن ان تساعدك في التقدم كمديرة للمؤسسات والشركات الخاصة.
الأمر يبدو رائعاً فعلاً وسأفكر بجدية في تجربته عندما تسمح لي الظروف، لكن حالياً تشغلني الدراسة وبعض المهام المتعلقة بعملي الثابت، مما يجعل من الصعب التركيز على التوسع في العمل الحر أو الدخول في مرحلة الإدارة والتوظيف، أتطلع لتطبيق النصيحة مستقبلاً حين أكون جاهزة للاستثمار في هذا المجال بإذن الله.
سأحاول إيجاد مساعدة محترفة لتتمكن من إنجاز الأعمال المختلفة بسرعة، بالرغم من اعتقادي بأنها ستحتاج إلى تدريب مكثف لضمان فهمها لجميع تفاصيل العمل وتحقيقها للجودة المطلوبة، الأمر يحتاج الكثير من الدقة والتركيز ولكنه يستحق ليسير العمل بسلاسة أكبر.
هناك طريقة جيدة تعلمتها من علم النفس وهي مأخوذة من قانون ( هنا والان) وهي صيغة توجه تركيز العقل والبدن على ما يحدث بهذا المكان في هذه اللحظة.
وهنا لو طبقنا القاعدة فسيكون الموظف بمكان العمل لا يفكر إلا بالعمل فقط بينما يمكن أن يكون بيته به مشكلة أو علاقته مع شريك حياته على وشك الانهيار أو ابنته الصغيرة مريضة، تمنع هذه الطريقة التشتت وتساهم في تخفيف الضغط، ولذلك أنصحك بتنظيم الوقت وفق أولويات مواعيد التسليم ثم طبقي هذه القاعدة.
بينما يمكن أن يكون بيته به مشكلة أو علاقته مع شريك حياته على وشك الانهيار أو ابنته الصغيرة مريضة.
لكن من يمكنه أن يفصل العمل عن أموره الشخصية لهذه الدرجة؟ بلا شك ستتأثر الحالة النفسية لدى الكثيرون ولن يتمكنوا من فصل تلك المشاكل الكبيرة عن العمل، وشخصياً لا يمكنني القيام بذلك والأفضل بالنسبة لي هو حل المشاكل الشخصية أولا خاصة المشاكل من النوع الذي ذكرته وإلا سيتأثر عملي بشكل سلبي.
قومي بأنشاء جدول لكي يتم تنظيم الوقت وتنظيم المهام وضعي كل مشروع فى صفحه وضعي فى الصفحة هذه الخانة اسم المشروع المهام المطلوبة مده التسليم ومتى يتم العمل والتعديلات المطلوبة ، مثلا مشروع كتابه رواية ومشروع كتابه مقال ضعي لكل مشروع وقت محدد يوميا من العصر الى المغرب مشروع كتابه رواية ، ومن العشا الى الساعة 10 مشروع كتابه مقال وهكذه، تنظيم الوقت هو اكثر الاشاء التى تساعدك.
فكرة تنظيم الوقت بهذه الطريقة جيدة حقًا ولكنها تتعارض مع عملي الثابت كمعلمة، للأسف يجعلني هذا الأمر أضحي بالكثير من مشاريع العمل الحر لضيق الوقت، كما أنني لا أثق كثيراً في جودة الأعمال التي لا أقوم بإنجازها بنفسي وأخاف ألا تنال إعجاب العملاء وتتأثر سمعتي.
كما أنني لا أثق كثيراً في جودة الأعمال التي لا أقوم بإنجازها بنفسي وأخاف ألا تنال إعجاب العملاء وتتأثر سمعتي.
يمكن ان تراجعي بشكل كامل وتضيفى التعادلات حتى تصل الى المستوى الذى تريديه.
التعامل مع عدد كبير من العملاء فى وقت واحد أمر وارد جدا التعرض له ,لكن اعتقد أن هذه الحاله هى حاله عرضيه أو مؤقتة وليست دائمة طوال الشهر , فالتعامل مع هذه الحالة بقدر من التنظيم أمر مهم لاتمام المشاريع باحترافيه أولا وعدم التعرض إلى الضغوط .
أعتقد أن حل هذه المشكله يأتى على ثلاث درجات :
الدرجة الاولى :من خلال تجربتى يبدأ الحل من العميل الثانى الذى أقبل به , بمعنى أن المشروع الثانى الذى سوف يستغرق 3 أيام , اتفق مع العميل انه سيستغرق 5 أيام .بحيث أترك مساحة لنفسي أن أاعمل بأريحية على إتمام المشروعين فى وقت مناسب , وفى حاله قبول مشروع ثالث , أقوم بعمل نفس الفكرة , بحيث أثناء قبولى المشروع الثالث يكون الاول قد انتهى أو أوشك على الانتهاء . وهكذا الى ان تنتهى فترة الضغط , ومن الضروري جدا بعد إنتهاء هذه الفترة ان أفصل عن العمل لفترة حسب وقتى.
الدرجة الثانية :إن دائرة المعرف بالنسبة للمستقل أمر ضرورى جدا , سواء على مستوى العملاء أو على مستوى المستقلين الاخرين , لأن الاستعانة بمستقلين أخرين لم يسبق لى التعامل معهم أمر مرهق بقدر تنفيذ المشروع تماما.
لذلك من المهم إحتواء دائرى معارفى على مستقلين أستطيع الإعتماد عليم بتجربة مسبقه تحسبا لزياده عدد المشاريع عن الحد المعقول أو زيادة فترة الضغط .
الدرجة الثالثة : إن عرض الخطة الزمنيه لأعمالى أمر يعطى نوع من الصراحة والمصداقيه مع العملاء ,فلا عيب أبدا أن أعرض خطتى الزمنيه على صاحب المشروع بحيث إن كان لديه وقت ويريد التعامل معى يمكنة الانتظار حتى يكون الوقت متاح لدى . أو إن كان ليس لدية وقت يمكنة الاستعانه بأحد غيرى ,لكنى تفاجأت أنه قد ينتظرني لصراحتى أو حتى قد يعيننى فى مشاريع اخرى لديه بعد فترة نظرا لصراحتى والتزامى.
أنا استخدم أداة تنظيم المهام Trello، تساعدني كثيرا على ترتيب أولوياتي وتنظيم وقتي.
أترك وقت كافي وأضع فترة أطول للتسليم أثناء الاتفاق مع العميل، تحسبا لاي طارئ ومنعا للضغط.
التعليقات