كصاحب مشروع كيف تضمن أنه لا يوجد اختلافات في التوقعات بالنسبة لنتائج العمل بينك وبين المستقل؟

هذا الانسجام بالتوقعات إذا تحقق يتمّ كل شيء آخر بأفضل طريقة فعلاً، وبرأيي أنذ الأمر يصبح أفضل فعلاً إذا تمّ كل شيء قبل التوظيف، أي أن يقوم صاحب المشروع ببذل جهد كبير فعلاً في كتابة ملخص المشروع بشكل واضح، يحدد فيه نطاق المشروع وأهدافه ونتائجه والمواعيد النهائية بتفصيل، إذا استطاع أيضاً تضمين أمثلة أو صور أو مراجع محددة لتوضيح الرؤية أفضل وأفضل. بعد ذلك ننتقل إلى توقعات التواصل، حيث نقوم بتحديد توقعات تواصل واضحة منذ البداية، أي مناقشة طريقة التواصل وأوقاته وأسبابه، حتى لا نترك أي شيء للمفاجئات، بعد ذلك نجري تقييم شديد وصعب للمهارات والخبرات، نقوم بفحص مهارات وخبرات المستقل بدقة من خلال مراجعات المنصّة وشهادات العملاء والاختبارات ذات الصلة بالأمر، والتأكد من أن لديه القدرات اللازمة لتلبية متطلبات مشروعي.

أخيراً يأتي التواصل المفتوح، فيه يتم طرح الأسئلة وتوضيح الشكوك وتشجيع المستقل على التعبير عن مخاوفه أو طلب التوضيح قبل قبول المشروع.

كل هذه الأمور تجري من قبل لننسجم فيما بعد.

كيف يضمن صاحب المشروع توافق توقعاته بالنسبة لنتائج العمل مع ما سيقدمه المستقل؟

على صاحب المشروع ألا يكتفي بذكر متطلبات وأهداف مشروعه فقط بل ان يشرح له الطريقة التي يريد ان يتبعها لتحقيق تلك الاهداف أو المتطلبات، وأعني أن أصحاب المشاريع وبالأخص ممن لديهم خبرة كبيرة في مجال المشروع يكون لديهم طريقة أو أسلوب خاص بهم يريدون للصورة النهائية للعمل ان تكون عليه، وبالتالي عند عدم توافرها في عمل المستقل حتى وإن كان العمل جيدا، لا يتقبلونه لأنه لم يكن بنفس طريقتهم المتبعة، لذلك أفضل طريقة للتوضيح هو إرسال نماذج من قبل صاحب المشروع تكون بمثابة مرجع للمستقل ليخرج عمله بنفس الطريقة التي استخلصها من النماذج، وفي حالة عدم وجود النماذج يجب أن تكون هناك معايير لتقييم العمل يتم شرحها للمستقل قبل بدء العمل في المشروع، حتى يضمن المستقل أن تكون كل مهمة يقوم بها في المشروع مطبق عليها هذه المعايير.

بتحديد أهداف العمل والمطلوب بشكل واضح والاتفاق مع المستقل عليه منذ البداية. هي شروط على المستقل طالما أنه وافق على العرض الالتزام بها وهنا يمكن محاسبته. ولكن عدا ذلك سيكون الأمر فعلا مضيعة للوقت للطرفين.

برأيي أن التواصل المستمر خلال أداء العمل بين المستقل وصاحب العمل وإطلاعه على مراحل العمل المنجزة أولًا بأول أمر ضروري ومهم لتجنب وقوع الصدمة التي تحدثت عنها، فالتواصل الدوري يمكّن صاحب المشروع من توجيه المستقل للتعديل من البداية ليضمن أنه يؤدي العمل المطلوب وفق التوقعات، وفي حال وجد العميل أنه غير قادر على تلبية متطلبات صاحب العمل فمن الأفضل أن يترك من البداية كي لا يُظلم أيًّا من الطرفين.

التواصل المستمر مع العميل ومناقشة الخطوات أول بأول من وجهة نظري، ودائما ربط كل خطوة من بالهدف النهائي للمشروع أثناء النقاش مع العميل بحيث تكون كل خطوة هي أنجاز في العمل من وجهة نظر العميل ، ولكن يبقى تحديد الهدف النهائي من البداية وتوضيحه قدر المستطاع هو الاهم

هذا يختلف من مشروع لآخر ولكن أظن أن صاحب المشروع يضمن توافق توقعاته بالنسبة لنتائج العمل مع ما سيقدمه المستقل من خلال اتباع الخطوات التي لاحظتها في بعض متطلبات المشاريع الاحترافية:

• التواصل الجيد مع المستقل. من المهم أن يكون هناك اتصال مستمر بين صاحب المشروع والمستقل، وذلك لمناقشة تفاصيل المشروع وفهم توقعات كل طرف. يجب أن يكون صاحب المشروع واضحًا في احتياجاته ومتطلباته، وأن يكون المستقل على استعداد للإجابة على الأسئلة وتقديم الاقتراحات (هذه تجربة ناتجة من خبرة شخصية)
• إنشاء وثيقة تعريف المشروع. يجب أن تحتوي وثيقة تعريف المشروع على جميع المعلومات المهمة التي يحتاجها المستقل لفهم المشروع وتنفيذه. يجب أن تتضمن هذه المعلومات الأهداف والغايات العامة للمشروع، والإطار الزمني، والميزانية، والمعايير المحددة لنجاح المشروع أعتقد أن هذا يساعد المستقل في التركيز على تحقيق خطة العمل وفق تصور صاحب المشروع.
• تقديم عينات من العمل. إذا كان المستقل لديه خبرة سابقة في مجال المشروع، فيمكنك أن تطلب منه تقديم عينات من عمله. سيساعدك ذلك على فهم مستوى مهارته وأسلوبه في العمل هذا أيضاً يساعد كلا الطرفين للوصول لفكرة مشتركة.
• إجراء اختبارات. إذا كان المشروع يتطلب إنشاء منتج أو خدمة، فمن المهم إجراء اختبارات قبل التسليم النهائي. سيساعدك ذلك على تحديد أي عيوب أو مشكلات في المنتج أو الخدمة، ويمكن للمستقل إجراء التعديلات اللازمة.

هذه المقترحات أرى أنها شديدة الأهمية وتضع معيار لنجاح الفكرة.