المستقل المحترف يتعاون مع عملائه في إدارة المشروع، لكن ماذا يمكنه أن يقدم؟

في رأيي التواصل الفعال والمستمر أحد العناصر الحيوية في إدارة المشاريع، حيث يساعد على تبادل المعلومات والآراء والتوقعات والملاحظات بين الطرفين. من الأفضل لنا كمستقلين تقديم تقارير دورية عن مراحل ونتائج أعمالنا، والاستماع إلى ملاحظات وتعليقات صاحب المشروع، والتفاعل معه بشكل احترافي ومحترم.

من ناحيتي و في جانب المشاريع البرمجية بما أنها تأخذ وقت فلن يكون الأمر يومي و لكن بين الحين و الآخر نرسل صور او فيديوهات للتطوير الذي حدث في المشروع، و اعتقد هذا الأمر يفضله الكثير من أصحاب المشاريع.

يمكن للمستقل أن يقدم صورا أخرى للتعاون مثل إنشاء تقارير دورية لتقديم تحديثات حول تقدم المشروع، والتواصل المستمر والفعال لضمان فهم دقيق لاحتياجات صاحب المشروع، بالإضافة إلى قدرته على تحمل المسؤولية وتقديم حلول للمشكلات المحتملة.

أما بالنسبة للأدوات التي يمكن التدرب عليها، فيمكن البدء بتعلم استخدام برامج إدارة المشاريع مثل Asana وTrello وJira أو أداة أنا التابعة لحسوب، كما يمكن استكشاف أدوات الاتصال والتعاون مثل Slack وMicrosoft Teams لتحسين التواصل وتنسيق الجهود مع أصحاب المشاريع أيضا.

أعتقد أن ذلك يكون يا فاطمة في المشاريع التي تعتمد على فريق عمل أما أن يكون مشروع صغير مثلاً مثل ترجمة كُتيب فماذا يكون هنا من إدراة و المعاونة فيها؟! أهم شيئ أراه هو أن يكون متطلبات تنفيذ العمل واضحة جداً للعميل و للمستقل على أن يتابع المستقل عرض ما تم إنجازه جزءاً جزءاً مع العميل للتأكد من سير العمل بسلاسة ولكن ذلك يكون أيضاً بالتنسيق و الإتفاق المسبق مع العميل.

الأمر متوقف على المشروع نفسه، بعض المشاريع والمجالات متطلباتها أو أساسياتها واضحة ومحددة، لن تتطلب سوى إنجازها بالشكل المطلوب.

التعاون في تحديد الأهداف، وتخصيص الموارد، وإدارة الجداول الزمنية، وتقييم المخاطر، ووضع رؤية واضحة لتحقيق التوازن بين الجودة والوقت والتكلفة.

أغلب هذه الأمور تكون بناء على شروط وطلبات العميل وأغلب العملاء لا تقبل النقاش فيها، هي تحتاج من يستطيع ترتيب أموره ورؤيته بما يناسب متطلباته، وإن لا بأس من الاقتراح فعندما يعرض علي العميل الشروط أو الأهداف التي يسعى لتحقيقها يكون بها بعض النواقص، فأقترح إضافة شيء بعينه أو الاهتمام بعنصر معين يفيد ويعلي من قيمة المشروع.

هل هناك مزيد من صور التعاون التي يمكن للمستقل تقديمها؟

لتحقيق التعاون الجيد يمكن للمستقل تقديم التواصل الفعال مع صاحب العمل، التواصل الفعال يحدث عندما يكون المستقل يعرف ما سيطرحه وما يحتاجه من معلومات على صاحب العمل، يكون مرن في التجاوب معه كذلك والتفاهم معه، ممكن العديد من أصحاب المشاريع لا يعرفون حتى ما يريدون تحقيقة بالتفصيل، المستقل الذي لديه مهارات التواصل الفعال ومرن يمكنه الوصول لما يريده العميل من خلال الأسئلة التفصيلية التي يطرحها والمرونة في فهم الإجابات.

وما هي الأدوات التي يسعني التدرب عليها لتحقيق هذا النوع من التعاون؟

• أدوات لإدارة المهام عبر الإنترنت مثل Trello، Asana، أو Microsoft Planner تطبيق أنا لتتبع المهام وتنظيم الأنشطة.
• التخطيط اليومي مع تحديد الأولويات اليومية وتنظيم الوقت باستخدام تقنيات مثل تقنية Pomodoro لزيادة الإنتاجية.

المستقل المحترف يمكنه أن يقدم مجموعة متنوعة من الخدمات في إدارة المشاريع، مثل تخطيط المشروع، وتنظيم المهام، وإدارة الموارد، ومتابعة التقدم، وحل المشكلات، بالإضافة إلى تحديد المخاطر وإدارتها بفعالية. كما يمكنه تطوير خطط العمل والجداول الزمنية، وتنفيذ استراتيجيات الاتصال مع الفريق والعملاء، وضمان تحقيق أهداف المشروع بالجودة وفي الوقت المحدد.

الشيء الذي يجب أن نحرص عليه هو التواصل الفعال والدوري الذي من شأنه أن يقرب المسافات ويعزز الكثير من الإنتاجية ويختصر الوقت والجهد من حيث وصول المعلومة المناسبة والمطلوبة في وقتها وبالشكل الصحيح لكافة أفراد الفريق.

وهناك نطاق آخر أيضًا يمكن للمستقل المحترف أن يساعد فيه وهو إدارة التغيير. فلنفترض أنّ هناك تغيير طرأ على المشروع ويجب على المستقل على أساسه أن يعدل على خطة العمل وعلى الاستراتيجيات التي يعمل وفقها. ولذلك فإنّ المستقل الذي يتحلّى بقدر عالى من التكيف والقدرة على إدارة التغيير سيكون قادرًا على خوض التغيير ومواكبة ما يحصل.وأمّا الأمر الذي يستطيع تقديمه فهو تحليل البيانات. ناك الكثير من المشاريع التي تتطلب تحليلًا دقيقًا للبيانات وهو ما يمكّن صاحب المشروع وعلى ضوء التحليل الصحيح من اتخاذ القرار المناسب.