تم اختيارك كمساعد افتراضي لإدارة وترتيب اجتماع افتراضي، كيف تستعد؟

أعرف أن الفهم العام لمجال عمل الشركة أمر مهم، وكذلك من المهم التركيز على التجهيزات الفنية من التوصيل الجيد بمزود الشبكة أو التأكد من سلامة الأجهزة، لكن هذه تبقى استعدادات عامة.

بالفعل فاطمة، لقد كنت على وشك التأكيد على هذه الجزئية وهي جداً مهمة ويمكن أن تتسبب بمشاكل مع مدير العمل.

أما بخصوص الاستعدادات الخاصة بالعمل فيمكنك صراحة طلب معلومات إضافية من صاحب الشركة حول تفاصيل العمل الفعلي، لأن الوصف الوظيفي المكتوب بالصورة الموضحة كبير جداً ومتشعب لعدة أفرع ويتطلب مهارات خاصة وتركيز شديد وقدرة على عمل تحت ضغط، خصوصاً إذا كان حجم الشركة كبيراً.

يمكنك السؤال أيضاً عن المنصة التي سيتم استخدامها في إجراء العمل، والتدرب عليها قبل بدء العمل إذا لم يكن لديكِ خبرة سابقة بها.

لي أحد الأصدقاء كان يعمل بوظيفة مشابهة في شركة لتدريس اللغة العربية للأجانب عبر تطبيق سكايب، لقد كان مطلوباً منه المتابعة والتواصل مع الدارسين والمدرسين، وتنسيق مواعيد الفصول الإلكترونية، ومتابعة الغياب، وتوفير بديل سريع في حالة غياب المدرس، وكتابة تقارير حول العمل، والمشاركة في الأعمال المستندية الإلكترونية، وزيارة مقر الشركة شهرياً من أجل حضور الاجتماع الدوري، لقد كان العمل يحتاج لتركيز شديد وتنظيم من نوع خاص، وليس من الأعمال السهلة التي يمكن أداؤها في أي وقت من المنزل فهي في معظم الأوقات تتطلب مواعيد خاصة.

أنصحك بألا تصابين بالتوتر وأن تأخذي الأمر بسلاسة، ففي الغالب أصحاب الأعمال يدركون جيداً ارتباكات وأخطاء البدايات، والجيدون منهم يقدمون النصح ويصبرون على تدريب الموظف ويقيسون مدى نسبة التزامه وحرصه على عدم تكرار الأخطاء، ليقوموا باعتماد التعامل معه مستقبلاً.

أتمنى لكِ حظاً جيداً.

وما هي الأدوات التي تساعدك في إنجاز هذه النوعية من المهام؟

منصة تواصل بينك وبين صاحب المشروع مثل أنا حسوب أو تريلو، يوجد أيضًا منصات وأدوات لتنظيم وتحديد المواعيد، كما ينبغي تحديد المنصة التي سيتم عبرها الإجتماع، وأداة لتسجيل الملاحظات.

ومن الأسئلة المهمة التي ينبغي طرحها هي مواعيد العمل، السلطة التي تمتلكينها ومدى قدرتك على اتخاذ القرارات، وإمكانية الاستعانة بصاحبة المشروع أو أحد أفراد الفريق في حال واجهتِ أي مشكلة.

مع أنني أرى المهام كبيرة على وظيفة مساعد وأتخيل أن يكون الراتب كبير عليهم، إذا لم يكن لا تضيعي وقتك بها لأنها ليست سهلة والمهام مرهقة، سوف يدمج أكثر من وظيفة فيها.

فلو أنك من حصل على الوظيفة وطلب منك العميل أو صاحب الشركة تنظيم وترتيب الاجتماعات الافتراضية، 

قد حصل ذلك بالفعل، وعملت على هذه المهمة، المميزة ولكن الشاقة في نفس الوقت، أنذكر انه كان من مهامي هو عقد مقابلات عمل افتراضية مع عملاء ومسوقين للخدمات، واحيانا مع متقدمي للوظيفة الشاغرة عندنا في المؤسسة.

المهم من أهم الخطوات هي: قبل البدء في التحضير للإجتماع، يجب التأكد من الأدوات المتاحة، مثل البرامج والتطبيقات اللازمة لإجراء الاجتماع الإفتراضي بنجاح. كما يجب أن اكون على دراية كاملة بالجدول الزمني المحدد للإجتماع، والموضوعات التي سيتم مناقشتها خلال الإجتماع. يمكن أيضًا تحضير مجموعة من الأسئلة المحتملة التي قد يطرحها الحضور، والإجابة عليها مسبقًا، وذلك لضمان سير الإجتماع بسلاسة وتفادي أي مشكلات أو إطالة في الوقت.

التأكد أيضًا من إرسال دعوات الإجتماع إلى جميع المشاركين في الوقت المناسب قبل بدء الإجتماع، مع توضيح الموضوعات المطروحة والجدول الزمني. وفي حالة وجود أي مستندات أو ملفات تحتاج إلى مشاركتها، فتأكد من تحميلها ومشاركتها مع المشاركين قبل بدء الإجتماع. بدون أن انسى تفقد جودة الصوت والصورة واختبارها قبل بدء الإجتماع، وتأكد من وجود خطة احتياطية في حالة حدوث أي مشكلات تقنية خلال الإجتماع. بعد انتهاء الإجتماع، يجب علي أيضًا تلخيص ما تم مناقشته واتخاذ الإجراءات اللازمة اذا كانت هناك من صلاحياتي ايضا اتخاذ القرار.