قابلت إعلانًا عن توظيف مساعد افتراضي، هل تكفي حماستي للعمل؟

برأيك، هل تكفي معرفتي النظرية بالوظيفة أم هناك بعض التحضيرات المسبقة للانخراط في هذه النوعية من المشاريع؟ 

لا نختلف ابدا حول أهمية المعرفة والمعرفة النظرية بالتحديد ، فهي جد مهمة لفهم المفاهيم والمبادئ الكامنة وراء اي مشروع ، إلا أنها لا تكفي دائمًا لإكمال المشروع بنجاح. ..غالبًا ما تتطلب المشاريع مزيجًا من المعرفة النظرية والمهارات العملية ، او ما يسمى بالمعرفة العملية بالإضافة إلى القدرة على تطبيق تلك المعرفة والمهارات في مواقف العالم الحقيقي.

كمستقلين لا يمكن ان نغامر بالدخول في مشروع نعرف فقط حيثياته نظريا لا الاختبار العملي يمكن يفشل ويثر سلبا على مسيرتنا ، لذلك انصح نفسي دائما بالدخول في المشاريع التي اوقن تماما اني ملمة بها من كل النواحي عملية ونظرية.

كما ان حتى لو كان يبدو لك ان المشروع مقدور عليه دون خبرة عملية، يمكن لصاحب المشروع ان يستشعر النقص العملي في البداية ، وهنا تبدأ إحدى حالتين، اما التحكم والسيطرة والاسعلاء على المستقل بدافع حماية المشروع، او انكار جهود المستقل وبعض الاحيان سحب المشروع او تغيير سعر المشروع لاقل بكثير من قيمتهالحقيقة، فقط لان العميل لا يشعر بالامان من طريقة الاداء.

برأيك، هل تكفي معرفتي النظرية بالوظيفة أم هناك بعض التحضيرات المسبقة للانخراط في هذه النوعية من المشاريع؟ وما هي الأدوات التي ستساعدني في عملي كمساعد افتراضي؟

كثيرًا ما أقع في حيرة يا فاطمة لذات السبب، يكون لدي علم كامل بالمهارة المطلوبة وأكون قد اجتزت دورة فعليًا بالمطلوب ولكن ليس لدي خبرة فعلية، ولكن ما أجده أنسب دائمًا عدم التقدم والمغامرة بعمل العميل وبوقته، وبتقيم وسمعة المستقل، ممكن أن أكون كاتبة جيدة ولكني مسوقة لست على كفاءة عند مغامرتي بالأمر سأعرض ملف وجهدي المبذول للخطر ممكن بسبب تقييم سيء أو إلغاء للمشروع، إضافة لوقت العميل.

يمكن قبل الخوض لمثل هذه التجربة محاولة إخضاع نفسك لأعمال مشابهة فعليًا وتجربة الأمر وبنهاية ستمكنين من استغلال ما جربته في وضعه في معرض أعمالك.

ولكن العميل عندما يختار المستقل يكون متطّلع لأفضل أداء ممكن إضافة لنقكة ما ستنجزيه بعملك المعتاد سيستغرق المدة المحققة، بعكس ما ستخضعين للمغامرة به سيجهدك بسبب قلة الخبرة العملية والفعلية في الأمر فسيكون مصدر إجهاد .

هل تكفي معرفتي النظرية بالوظيفة أم هناك بعض التحضيرات المسبقة للانخراط في هذه النوعية من المشاريع؟

إنكِ مستقلّة محترفة يا فاطمة. لا يمكن أن تنتظري إجابة أخرى غير الإجابة المتوقّعة. بكل تأكيد لا يكفي أبدًا تطوين معرفة نظريّة فقط عن مهمّةٍ ما للقيام بها. يجب عليكِ أن تضعي في الحسبان المزيد والمزيد من الخبرات التقنيّة. إليك بعض الاستراتيجيّات التي أقوم بها عندما تأتيني مهمّة ليس لديّ خبرة فيها:

• أطرح أسئلة عامّة على ذوي الخبرة في مجال المهمّة.
• أقوم بأكثر من بحث سريع في هذا الصدد.
• أتفحّص القواعد العامة لهذه المهمّة بإتقان.
• أطلع على نماذج سابقة للمهمّة نفسها. أحلّلها وأدوّن عليها ملاحظاتي الخاصة.

وما هي الأدوات التي ستساعدني في عملي كمساعد افتراضي؟

1. أدوات جدولة المحتوى.
2. أدوات تنظيم المحتوى.
3. أدوات التنبيه.
4. أدوات إدارة المحتوى، مثل أداة أنا.
5. باقات صناعة المحتوى، مثل باقة Microsoft Office.
6. مهارات التواصل الفائقة.
7. لغة التواصل السليمة والمقنعة.
8. مرونة المواعيد.

برأيك، هل تكفي معرفتي النظرية بالوظيفة أم هناك بعض التحضيرات المسبقة للانخراط في هذه النوعية من المشاريع؟ وما هي الأدوات التي ستساعدني في عملي كمساعد افتراضي؟

المعرفة النظرية تحتاج إلى تجربة عملية، فهذا المشروع كسائر المشاريع يحتاج إلى خبرة وتعامل مع تلك الأدوات المطلوب التعامل معها، وتلك المهارات التي ذكرتها تحتاج إلى خبرة عملية كذلك، خاصة المعرفة التقنية والعلم بالأسس المحاسبية لمتابعة سير الأعمال، قد تكون التجربة الأولية للعمل كمساعد إفتراضي تحتاج إلى إلمام بجميع النقاط والجوانب التي يريدها صاحب المشروع لذلك فمهارة التواصل هنا مهمة للغاية وإن كانت لدينا خبرة في فحوى المشروع فيمكن أن لا تكون هذه المهارة مهمة كثيرا لأن المستقل حينها سيكون واعيا بما سيقوم به وعلى أكمل وجه.

لا يتوقف تقديمي على مشاريع مختلفة على الخدمات المُعتادة بالنسبة لي، بل أتصفح كل المشاريع المعروضة حتى تلك الخاصة بالمبرمجين والمصممين.

الحقيقة يا فاطمة لا أحب أن أقوم بذلك إطلاقاً. فما الفائدة من تصفح مشاريع لمجالات لا أفقه فيها شيئا وحتى إن عرفت أشياء نظرية عنها ولم أجري فيها يدي في الواقع فكيف ألقي بعروضي إليها وأنا غير مستعد لها؟ لذلك، لم أعد أرى إلا ما يقع في مجال خبراتي الحالية.

لا اعلم قرأت لبيل جيتس أو من من عمالة التكنولوجيا الذي كان يقول فيما معناه: لا تنتظر حتى تكون مستعداً للقيام بالمشاريع بل اقبل المشروع ثم تعلم كيف تنفذه....شخصياً لا أجد تلك النصيحة مجدية أبداً. فأنا لا أحب أن أعمل تحت ضغط إطلاقاً؛ فهذا يربكني ويجعل عملي يسوء. وأفضل المشاريع ذات الوقت الطويل لذلك.

برأيك، هل تكفي معرفتي النظرية بالوظيفة أم هناك بعض التحضيرات المسبقة للانخراط في هذه النوعية من المشاريع؟ وما هي الأدوات التي ستساعدني في عملي كمساعد افتراضي؟

لا، لا يكفي مطلقاً. لأعيك مثالاً من واقع خبرتي. من سنين لما وقفت أمام الوايت بورد وأخذت أشرح، كنت معتمداً على ما شاهدته من من تجربة عملية قليلة جداً و ما شاهدته كثيرا على اليوتيوب. الحقيقة أني نظرياً كنت أعلم كيف أقف أمام السبورة وكيف أعطي الطلاب جانبي و أنظر في أعينهم و أطتب بخط واضح وأمور أخرى كثيرة. ولكن عند التطبيق تلاشت ثلاثة أرباع المعرفة النظرية. لماذا يا ترى؟ لأن وضعية جسمي وأناملي التي تمسك بالماركر لم تكن متكيفة مع الوضع الجديد؟ الجسم و الأنامل و الأقدام لها ذاكرة تسهل عليك العمل عند التطبيق الواقعي. ولذلك كانت هناك كثير من المآخذ تداركتها فيما بعد وغيرها كثير. كذلك، المران و التطبيق العملي لا يغني أبدا عنه النظرية.

مثال آخر: نحن لا نتعلم السباحة بحق إلا حينما ننزل البحر ( يقولو في المثل : الجمل طلع النخلة ..قالوا آدي الجمل وآدي النخلة هههه) نحاول و بالتجربة و الخطأ نتعلم. أما نظرية السباحة نفسها لا تغنينا أبدا عن التطبيق.

جربت العمل كمساعد افتراضي قبل سنتين تقريبا، تجربة فريدة من نوعها، بالرغم نت هذه الوظيفة متعبة جدا، ولكن من ناحية أخرى لا يمكن ان انكر أنني تعلمت الكثير من خلالها وأهمها الالتزام والمسؤولية.

وما هي الأدوات التي ستساعدني في عملي كمساعد افتراضي؟

يجب عليك البحث عن الأدوات المساعدة المتاحة التي يمكنك استخدامها لتحسين قدراتك. يمكنك استخدام برامج الإنتاجية والتنظيمية لتسهيل عملك. برامج الإنتاجية مثل Microsoft Office و Google Suite تساعدك على إنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية بكل سهولة.ايضا يمكنك الاستفادة من التطبيقات التنظيمية مثل Todoist و Trello لتنظيم مهامك اليومية وتتبع تقدمك.

بدون أن أنسى تحسين مهارات التواصل الخاصة بك، حيث يعتبر التواصل الفعال مهم جدًا لمساعد افتراضي ناجح. بما في ذلك التواصل اللفظي والكتابي والتواصل عبر البريد الإلكتروني والمراسلات الفورية.