كيف تدير فريق العمل عندما يكون الأعضاء في عدة بلدان أو أماكن متباعدة حيث يصعب الاجتماع على أرض الواقع
وماهي التطبيقات المستخدمة التي تسهل طريقة التواصل وتوزيع المهام ؟
أعتقد ان هذا الموضوع طرح سابقاً، ولكن على كل حال في الاعادة الافادة :). هنالك عدة تطبيقات لادراة الفرق اونلاين ومنها المجاني ومنها المدفوع وأهمها :
١- Basecamp :
أعتقد انه افضلهم لاحتواءه على اهم الخواص الضرورية ويتميز بالبساطة، أستخدمته مع عدة مشاريع سبق العمل لي بها أكثر ما كان يعجبني به هو التنبيهات التى تصل لك على بريدك الالكتروني حال علق احدهم على احد النقاشات أو المهام التي قمت بها وامكانية الرد على تعليقه بواسطة الرد على نفس البريد الالكتروني. [مدفوع - *مجانى لفترة تجريبيه]
٢- Redbooth سابقاً Teambox
هذا شبيه بـ Basecamp ولكنه يتميز بكونه مجاني
٣- Yammer
وهو منصة لادارة الفرق والمشاريع تتميز بطابع اجتماعي تحتوي على العديد من الخواص المتواجده بالفيسبوك، مثل الـ Like والجدير بالذكر ان مؤسسها هو شون باركر احد مؤسسي الفيسبوك [مجاني للفرق الصغيرة العدد - *الفرق الكبيرة 3$ لكل مستخدم شهرياً]
٤- P2
وهذا مختلف عن التطبيقات السابقة حيث انه ليس تطبيق ويب ولكن قالب وردبريس تقوم بتثبيته على المدونة للتحول الى منصة لادارة الفرق والمشاريع.
وبالرغم من كون تطبيقات ادارة المشاريع والفرق تتيح لك التواصل مع اعضاء الفريق ولكن فضلت ان اخصص قسم للتطبيقات الخاصة بالتواصل وافضلها.
١- Skype
من أفضل تطبيقات الـ VoIP والحل الأمثل للاجتماعات ويوجد به عدد من المميزات مثل مشاركه الشاشه مع المشاركين بالاجتماع .. والعديد من المييزات الآخري.
٢- Google Hangout
شبيه بسكايب، ويحتوي علي عدد من المميزات الجيدة.
٣- البريد الالكتروني:
أ- Google Business App: يمكنك ان تحصل على بريد الكتروني على الجيميل مربوط بدومين موقعك مقابل 5$ شهرياً.
ب- Zoho : مجاني لاول ثلاثة مستخدمين.
تمنياتي لك بالتوفيق في مشروعك
استخدم موقع trello ، فهو موقع رائع يسهل عملية التواصل بين الفريق، ويوفر لك كل ما تحتاجة بطريقة جميلة ومبتكرة، وذلك من خلال وضع بطاقات متعددة تكون كل واحدة مخصصة لشيء معين، كوضع بطاقة للتصميم، وبطاقة للبرمجة، وأخرى للإدارة، وهكذا.
رابط الموقع:
شرح الموقع باللغة الإنقليزية:
احب أن أتكلم عن الفريق نفسه فقد تكلم من سبقني عن اﻷدوات.
لابد أن يكون أعضاء الفريق في درجة عالية من الخبرة، حيث أن قلّة الخبرة تتطلب وجود الفريق في موقع واحد.
كذلك لابد أن تكون لديهم توجه واحد من حيث اﻷدوات والمدارس البرمجية مثلاً إذا كان فريق برمجي، فمثلاً لا ينفع أن يكون أحدهم ينتمي إلى مدرسة ميكروسوفت وآخر يميل إلى مدرسة المصادر المفتوحة.
بالنسبة لي استخدم البريد والإسكايب في التواصل.
التطبيقات التى قدمها اللابناء جيده جدا.
اسمح لى ان اتحدث من واقع خبرتى.
اولا عليك الادراك ان اهم اهتماماتك يجب ان تنصب نحو الاداره, ادارة الفريق , ادارة الاموال, ادارة المصادر يجب ان تدار كل هذه طبقا للوقت و الهدف. لا يكفى ابدا ان توفر التطبيقات و تتوقع ان يعمل الجميع فى تناسق.
على كل حال هذا ما نقوم به:
نعتمد على الفيديوهات التوضيحية بشكل كامل.
1) لدينا فيديوهات تشرح من نحن و ماذا نريد و الى اين توجهنا, هذا امر ضرورى للغايه فهو كفيل بخلق فريق يهتم. ارجوك لا تهمل هذه فمهما كانت حرفية فريقك و مهما كانت التطبيقات التى تستخدمها ممتازه فلن يخلق ذلك روح الفريق. عانيت انا شخصيا كثيرا فى السابق و اتكلم من وحى التجربة المره. يجب ان يدرك الجميع انكم جادون. اجعلهم يفتخرون بأنهم فى هذا الفريق.
2) نستخدم الفيديوهات التوضيحيه بكثره لشرح المراد من كل مشروع و توزع هذه الفيديوهات للمشاركين فى كل مشروع
3) تصوير الشاشة , برينت سكرين وسيله تغنى عن الكلام, احرص على استخدامها دائما و تشجيع الآخرين. احيانا لا يوجد وقت او قد يكون عائق اللغه مشكله فى الشرح بشكل جيد.
4 ) اعقد ويبنار بفترات ثابته مره كل اسبوعين لمراجعة كل امور الفريق
5)موضوع الدفاعات و الاموال نتعامل معها بشكل منتظم و مراقبه جيده. تأكد دايما ان لا يحدث تزمر بخصوص الموضوع
6) تأكد من استخدام الاجندات لضبط التعامل مع الوقت و فروقات التوقيت بين افراد الفريق, كن حذرا جدا هنا و تعامل بصرامه, فآخر ما تريده هو ان تستيغظ من النوم و تجد الامور متوقفه لغياب اكس او تأخر واى و اتمنى ان لا تستيغظ يوما لتكتشف انك لم تضع الاجازات الوطنية و العطل الرسمية فى حساباتك. حدث لى ان اختفى اربعة اعضاء من فريقى بحجة عطلة عيد الفصح الذى لم ادرجه فى اجندتى. هذا مؤلم عندما يكون الذبون المحلى ممسكا بخناقك.
7) الايميل و ما ادراك ما الايميل, قف مع نفسك لحظة و تأمل, فأكاد ابكى عندما اتذكر بداياتى. تأكد من استخدام خاصية كاربون كوبى دايما , و ان اردت ان تندم فأسمح لهم بأستخدام ايميلاتهم الخاصه
8) لحظة من فضلك, تأكد انك لن تستطيع القيام بهذا لوحدك, لا يمكنك ان تكون مبرمجا من اعضاء الفريق و فى نفس الوقت الرجل الخارق الذى يدير كل شىء. جرب ذلك و اخبرنى ان كان سينجح عندما يكون فريقك مكون من اكثر من خمسة اشخاص, اعدك بأنى سأحلق شاربى.
حسنا ابوابى الآن مشرعة لاى سؤال, ارجوك اسأل ان اردت و سوف اجيبك, فللاسف لعبت عوامل الزمن بذاكرتى فأصبحت كهل كثير النسيان, انعش ذاكرتى بسؤال و سوف تضطر لتوقفنى عن الحديث.
اتمنى لك التوفيق يا بنى
بداية شكرا جزيلا لصاحب السؤال ولمن أضافوا أدوات مهمة، وشكر خاص جدا لحضرتك أستاذنا الفاضل على مشاركتنا بخبرتك فهذا ما كنت أحتاج أن اسمعه.
وأرجو ان تجد متسع من الوقت للرد على استفساراتي:
1- اريد ان افهم ما قصد حضرتك بقولك "و ان اردت ان تندم فأسمح لهم بأستخدام ايميلاتهم الخاصه"؟
2- حقا أمر إدارة الفريق صعب جدا مع وجود إلتزامات برمجية من وقت لآخر دا بجانب الدراسة .. ولكني مازلت أحاول فليس لدي اختيار آخر حاليا وقد أنجح وساعتها سأخبرك بالتأكيد :) فهل أجد لدى حضرتك نصيحة بخصوص تعدد المهام هذا؟
اسعد الله اوقاتك يا صديقى.
بخصوص الايميل. دعنى ابدأ هكذا, عليك ان تنظر للايميل على انه اكثر من وسيلة تواصل. سوف تحتاج مستقبلا للدخول للايميل, كن على يقين بأنك سوف تلعب دور المحقق كونان فى يوم ما. عملك على ادارة الفريق يعنى عملك على ادارة البشر بخيرهم و شرهم, و البشر هم البشر. العمل فى مجال التقنية يعرفك بأشخاص اذكياء, طيبون و اصحاب طباع هادئة, لا تدع هذا يخدعك فهم بشر لهم شياطين تؤزهم. صفتى المراوغة و الكذب سيطلان عليك بخجل اثناء رحلتك و عليك التعامل معهما بحسم. لذلك قد تحتاج ان تدخل الايميل. ثم ان الايميل احد الاصول التى يجب ان تمتلكها فأنت لا تضمن ان يبقى اكس فى فريقك الى الابد و بكل تأكيد لا تريد نفس الشخص بعد خمسة سنوات فى نفس المكان ان كنت تفكرا جادا فى انشاء نشاط تجارى وليس القيام بأنشطه فقط.
امتلاكك للايميل الخاص بك هو احد الوسائل و التى لو امتلكتها تجعلك تبدؤ فى نظر موظفيك جادا. تخيل معى انك تعلن فى الجريده عن وظائف شاغره ثم تعقد الانترفيوا للمتقدمين فى مقهى و تخبرهم بأن عليهم العمل فى المبيعات معتمدين على سياراتهم و هواتفهم الشخصية و عندما يعقدون صفقة عليهم ان يأتو للمقهى لمناقشة الامور الماديه. كم من المتقدمين سيظنك جادا؟ الامر اسؤ من ذلك فى العالم الافتراضى, فأنت تحتاج ان تبسط التحكم و لا اعنى التسلط هنا ولكن يجب ان يكون هناك تحكم و يجب ان يحس الجميع بأنك لا تشاركهم افكارك و احلامك و انما انت رجل مؤوسس و تقدم لهم كل الوسائل. الامر سايكولجى؟ نعم هو كذلك ايضا. يجب ان تكون لديك وسايل تقدمها و تحرمهم منها, يجب ان يحسوا بأنهم تحت المراقبه و ليسو احرارا كما ولدتهم امهاتهم فيما يخص اعمالك. بعض المؤوسسات تخبرك عند الاتصال بهم بأن المكالمة قد تسجل لاغراض التدريب, هل تعتقد بأن للامر علاقة بالتدريب فقط؟ حسنا للتسليه ايضا و للتهديد المبطن ايضا. خلاصة الامر انت لا تستطيع التحكم فيما لا تملك و امتلاكك للايميل ليس مهم فقط بل ضرورى و لو لا خوفى من الاطالة على القراء لذكرت لك مية موقف و موقف تعرضنا له خلال سبعة عشر عام من العمل الافتراضى, اغلبها مضحك لكنه خطر للغاية ان كنت جادا.
الايميل احدى تلك الامور التى لن يصفق لك احدا لامتلاكك لها و لن يتصل احدهم ليقول لك اود ان اشكرك فنظام الايميل يعمل اليوم بشكل ممتاز, لكن بكل تأكيد فأنك سوف تواجه الف مصيبة فى اليوم الذى يتوقف عنه الايميل عن العمل و الادهى عندما يعمل بطريقة غير مرغوب فيها, و هذا ما يسميه جيفرى موور بالكونتكست. اشياء لا يجب التهاون معها و لن تنال عليها جزاء ولا شكورا و لكن ويحك و الويل لك لو انها خرجت عن الطوع. انت تحتاج التحكم حتى لا تبكى فيما بعد. اتظننى هرمت عل فاضى؟
بخصوص ادارة الفريق و الملتى تاسكينق.
عندنا فى السودان مثل يقول ركاب سرجين وقاع. اى ان من يحاول ان يركب على اكثر من سرج مصيره الوقوع و وقاع هنا صيغة مبالغه. هذا المثل اللعين كثيرا ما تردد على لسان جدى رحمة الله عليه, العجيب ان الرجل كان متزوج من اربعة نسوة, حسنا اعتقد ان من الوقاحه بما كان ان اتكلم بهذه الطريقه فعفوا لى عافك الله, لكن ما اردت ان اقوله هو ان عليك ان تفكر بعقليه لاعب الاكروبات , حاول بطريقة ما ان لا تفقأ عين احدهم.
حسنا دعنى احاول التحدث بجديه اكثر. انت تريد ان تدير فريق عن بعد و ان تعمل و ان تدرس. فكر هكذا, هل بأمكانك ان تدير فريق بسهوله وهم يجلسون امامك و فى نفس الوقت ان تعمل فى امور تطلب الصمت لفترات طويلة و الغياب عن كوكب الارض لتعود من جديد و تدرس؟ لا اعنى التثبيط , ارجوك لا تفهمنى هكذا, لكن ما اعنيه ان عليك ان تدرك ان الامر ليس سهلا ولا يعنى مستحيل.
المقدرة على القيام بشىء لا يعنى اجادته و حتى اجادة الشىء لا تعنى انك قد حققت ما تريد ان لم يكن ما تريد واضح امامك. اذا عليك ان تحدد هدفك اولا, يجب ان يكون ما تريد الوصول اليه واضحا امامك, لا اعنى الاحلام الورديه. ما اعنيه مثلا انا اريد ان انشىء عملا عن طريق الانترنيت و احتاج فريقا بمواصفات خاصه اى تكن, سعر او خبرات او غيره, و هذا الفريق لا يمكن ان يعمل الا اون لاين لاسباب تعددها و بالتالى احتاج منسق و مدير فريق, احتاج مدير مشاريع و احتاج مسوؤل مبيعات, المهم ان تعدد من تحتاج و بعد ان تحصر ما تحتاجه و تجد المبررات لاختياراتك تعكف على عمل خطة عمليات.
دعنى اعود بك لجفرى موور, حسب نظرية الرجل فأن هناك مهام تعرف بالكور و مهام تعرف بالكونتكست تحدثنا عن الاخيرة سابقا الا ان المهم هو الكور.
الكور هى المهام التى تحدد عملك و التى تجعلك تصنع مكانا لنفسك.
مثلا فالنفترض ان عملك هو انشاء برمجيات, ( طول بالك معاى) هل تعتقد بأن جودة البرمجه هو ما سيجعلك متميز بين منافسيك؟ هل هى سرعة الاداء؟ هل هى الشريحة التى تخدمها برامجك ام للموضوع علاقة بنوع المشاكل التى تحلها برمجياتك؟ و المجال يتسع هنا للاستمرار.
خذ هذه, هل تعتقد بأن ويندوز افضل البرامج التشغيليه؟ سوف اتكفل بالاجابه عنك, بالتأكيد لا. اذا لماذا نجد هذا الانتشار غير المسبوق لويندوز على حساب منافسيها؟ الاجابه هى الكور. نعم فعبقرية بيل قيتس لا تكمن فى انه خلق قنوات التوزيع المهولة فقط و انما تكمن فى معرفته بدقة لما يريد و بالتالى استطاع ان يقسم ال 24 ساعة التى تصنع يومه على حسب حوجته دون اهمال شىء آخر.
اذا الادراك الحقيقى لما تريد سوف يسهل عليك متاعب نصف الطريق. الآن خذ هذه منى, تخيل ان ميكانيكى اراد ان يجمع عدد من الميكانيكيين للقيام بعمل تجارى فى مجالهم. اين تعتقد بأنهم سوف يصلون؟
انت تحتاج الآخر, انت تحتاج الشق غير التقنى يا عزيزى, فقد تستطيع ان تدير الامور لدرجة معينه لكنها قريبا ستصبح كابوسك الاكبر و سوف تجد نفسك حايرا بين كيفية اقتطاع الاوقات و توزيعها و بين حياتك المفترضة كبشر طبيعى غير غريب الاطوار. انا لا امزح هنا, فقد درج اصدقائى و زملائى ايام بداياتى بنعتى بالاشعث الاغبر, وهكذا كنت, و كثيرا ما انتهى بى الامر للاتصال بأحدهم لاخراجى من مركز الشرطة فقط لاننى خرجت لاحضر الخبز. ان تكون اسود و عربى و مسلم كث اللحية اشعث الشعر و مصاب بالذهول ليست بالامر الهين فى بلاد الخواجه, و هذا ما جنته على عبقريتى الفذه و التشبث بعقيدتى القتاليه التى تنص على اننى سوبر مان و استطيع ان افعل كل شىء بمفردى.
فى احدى الايام ذهبت الى الطبيب لان شىء ما فى ظهرى يؤلمنى و كان هذا الطبيب صديقا لى, اخذ الرجل ينظر لى بصمت و انا اتحدث عن موقع الالم و اوقات اشتداده ثم نهض و ربت على كتفى وهو يقول, يبدو ان يدا جديده تنبت فى مؤاخرة ظهرك انك تتحول الى اخطبوط يا صديقى, يا زول حا تموت.
ساعتها فقط اعترفت بأننى بشر طبيعى و كان على الاتصال بذلك الشاب الانيق خفيف الرأس الذى لا ادرى حتى اليوم ماذا كان يدرس فى الجامعة فالرجل لا يكف عن التحدث عن انواع السيارات و الساعات و كيف ان الشقراوات اغبى من بقية الثديات. كنت دائما انظر له بتقزز, لكنى فى ذلك اليوم قررت ان اتصل به و عندما حضر احسست اننى اريد ان اقع فى احضانه و اجهش بالبكاء. تم تعيين الشاب مديرا لا ادرى مديرا لما لكنى كنت مستعدا لاى شىء عدى ان تنبت يدا جديده من ظهرى و قد كان امر الله على يد هذا المتخصص. تغيرت حياتى و اكتشفت امورا لم اكن اعرفها عن نفسى.
هذه قصتى مع محاولاتى البائسة لاكتساب صفة الاخطبوط, على قولة اهلنا المصرين ادى الخبز لخبازه. حاول يا صديقى ان تعدد تخصصات فريقك, ما اكسبك المقدره على تكوين فريق لن يضن عليك بأضافة تخصص آخر لهذا الفريق. على اسؤ الفروض حاول ان تتحول لاخطبوب لفترة وجيزه و بأدراك تام انك الآن تنتمى لفصيلة الرخويات الرقميه. لا تدع الامر يتحول لاسلوب حياة.
اعتذر عن الاطاله لكنكم هيجتم ذكريات ولو لا ان صغيرتى ايمى تهدد بأن تضرم النار فى البيت فى حال لم أأخذها للنزهة لتحدثت اكثر.
موقع " مدير المشاريع" وقد قام بتطويره احد الاعضاء هنا (عبدالله خشبة) الموقع جدا رائع وجميل وفيه العديد من المميزات، زي رسائل SMS والمحادثة المباشرة والتقارير والمهمات .. الخ
هناك العديد من البرامج للادارة عن بعد ونحن في إي دوام نقدم برنامج "إي- تاسك" للحلول العملية للتواصل الجيد بين الموظفين والشركات عن بعد وذلك من خلال آليات منظمة لمتابعة الأعمال من قبل الشركة والموظف عبر البرنامج .. وتتضمن المتابعة إسناد المهام وتتبعها وتسليمها وإدارة العملية ككل عن بعد.. حيث تقوم مهام البرنامج على إدارة نظم العمل عن بعد لخدمة الشركة والموظف بنفس الوقت من خلال اسناد المهام بشكل مباشر للموظفين وارسال اشعارات تلقائية للموظف والشركة بكل جديد كما نساهم ايضا في حل مشكلة التوظيف من خلال بوابة إي دوام بوابة التوظيف المتخصصة في توظيف ذوي الاحتياجات الخاصة وأسرهم ، والتي صممت خصيصاً لتوفر افضل العناصر والكوادر البشرية للمؤسسات والشركات داخل المملكة العربية السعودية زوروا موقعنا للتعرف اكثر على البوابة www.edawam.com
التعليقات