لديك لقاء فردي رقمي مع أحد الموظفين، كيف يمكنك إدارته بشكل احترافي؟

سر نجاح أي مقابلة سواء واقعية أو افتراضية برأيي هي التحضير، التحضير الكثير لهذا الأمر لعدم تضييع أوقات الناس في هذا الأمر وحتى لو كانوا أقل منّي بالمناصب الوظيفية، هذا لا يجعلني أو يعطيني صلاحيات في تأخيرهم والإطالة عليهم، هناك عدد من المنصات التي يمكطن استخدامها، مثل Zoom و Google Meet و Microsoft Teams. أنا أفضّل زوم بكل تأكيد ولكن على ذلك أقترح أن يُسأل الموظف عن ذلك من قبل.

ويجب أن نقوم باختبار المنصة والاتصال قبل الاجتماع، التأكد من أن الكمبيوتر والاتصال بالإنترنت يعملان بشكل صحيح وأنك تعرف كيفية استخدام المنصة التي اخترتها، سيساعد هذا على تجنب أي مشاكل فنية أثناء الاجتماع. ويجب أن تعمل على خلق مساحة هادئة، ابحث عن مكان هادئ حيث لن يتم مقاطعتك أثناء الاجتماع، هذا يزعجني جداً في مصر، حيث أواجه صعوبة دائمة في إيجاد مكان هادئ فيها.

وهناك أمر أقوم به ويجلب نتائج رائعة لي وهي فكرة المتابعة بعد الاجتماع، بعد الاجتماع أرسل إلى الموظف ملخص للنقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها، سيساعد ذلك في ضمان تذكره للمحادثة وأن لديه فهم واضح لتوقعاتك.

لذا تخيل نفسك تود عقد لقاء فردي افتراضي مع احد الموظفين، كيف ستديره؟ بماذا تنصح غيرك من المبتدئين؟

كيفية إدارة الإجتماعات والتعامل مع الموظفين هو علم بحدّ ذاته، ويتطلب مهارات وأساليب تعامل معينة، لا ينبغي للمرء أن يتجاهلها، بعض النصائح التي يمكنني تقديمها للمبتدئين منها:

• قبل الاجتماع، التأكد من وجود جدول أعمال واضح ومحدد، مع مشاركته مع الموظف مسبقا. هذا سيساعد على تحديد الأهداف والموضوعات التي تريد مناقشتها، وكذلك توقع مدة الإجتماع والتخطيط لها.
• إختيار المنصة المناسبة.
• خلال الاجتماع، المحافظة على مبدأ الإحترام والمهنية والتعامل بإحترافية.
• إحترام وقت الموظف.
• بعد الاجتماع، مراسلة الموظف ببريد إلكتروني يلخص نقاط الإجتماع الرئيسية، والإتفاقات التي تم التوصل إليها، والخطوات التالية التي يجب إتخاذها.

أنا أرى أن الاجتماعات الافتراضية تحتاج إلى إستراتيجيات وإرشادات لإدارتها بشكل جيد وفعال. ومن هذه الإستراتيجيات:

• تحديد الهدف والموضوع والمنصة والوقت للإجتماع مسبقًا، وإبلاغ الموظف بهم.
• إعداد نفسك والموظف جيدًا، بحيث تراجع ما تحتاجه من معلومات أو مستندات أو أسئلة، وتطلب من الموظف إعداد ما يخص عمله أو مشروعه أو مشكلته.
• البقاء على اتصال جيد مع الموظف، بحيث تستخدم المؤثرات الصوتية والبصرية لإظهار اهتمامك وانصاتك، وتشجع الموظف على التفاعل معك.
• أخذ ملاحظات عن النقاط الهامة أو القرارات المتخذة أو الإجراءات المتفق عليها، لمراجعة الإجتماع وتقييمه ومتابعة الموظف.
• اختم الإجتماع بالشكر للموظف، وتلخيص ما تم مناقشته، وذكر المسؤوليات التي عليه تنفيذها، وتحديد موعدًا للإجتماع التالي إن لزم الأمر.

إدارة الاجتماعات الفردية الافتراضية يتطلب بعض التحضير والتنظيم لضمان فعالية وجودة التواصل وتحقيق أهداف الاجتماع.

لذا تخيل نفسك تود عقد لقاء فردي افتراضي مع احد الموظفين، كيف ستديره؟ بماذا تنصح غيرك من المبتدئين؟

التحضير وتحديد الهدف: قبل الاجتماع، قم بتحديد هدف اللقاء ومحتواه بوضوح. حدد النقاط التي ترغب في مناقشتها والأسئلة التي تود طرحها على الموظف الآخر.

اختيار المنصة المناسبة: استخدم منصة تواصل افتراضية موثوقة ومناسبة لاحتياجاتك. تأكد من أن المنصة تدعم الفيديو والصوت ومشاركة الشاشة.

تجهيز التقنية: قبل الاجتماع، تأكد من أن جميع التقنيات الضرورية تعمل بشكل جيد، بما في ذلك الكاميرا والميكروفون واتصال الإنترنت.

التحقق من البيئة المحيطة: تأكد من أن البيئة المحيطة بك خالية من الضوضاء والتشتت وتوفر جوًا هادئًا ومريحًا لإجراء الاجتماع.

البدء بتحية ومحادثة مريحة: ابدأ الاجتماع بتحية دافئة ومحادثة مريحة قبل الانتقال إلى المواضيع الرئيسية.

الاستماع الفعال: كن مستمعًا فعالًا واهتم بما يقوله الموظف الآخر. حاول فهم وتوضيح النقاط التي يطرحها.

إظهار الاهتمام بالموظف الآخر: اسأل عن رأيه وأفكاره واعرفه بأنك تقدر تحسنه وجهوده.

متابعة الوقت: حاول أن تلتزم بالوقت المحدد للقاء ولا تجعله يمتد لفترة طويلة بدون داعي.

تلخيص وتحديد الإجراءات: في نهاية الاجتماع، قم بتلخيص النقاط الرئيسية وتحديد الإجراءات التالية.

تقديم التقييم والتعلم: بعد الانتهاء من الاجتماع، قم بتقييم كيفية سير الاجتماع وتحديد النقاط التي يمكن تحسينها للاجتماعات القادمة.

إدارة الاجتماعات الفردية الافتراضية يمكن أن تكون تحديًا، لكن مع التحضير والتواصل الفعال، يمكنك أن تجعلها فرصًا لتحقيق التفاهم وتعزيز العمل الجماعي.