إنهاء كتابة رسالة إلكترونية بشكل مهني واحترافي، بما تنصحني حولها؟

من ضمن الأدوات التي أشجّعك على استخدامها في هذا الصدد يا عفيفة أدوات محتوى الإنفوجرافيك. تعتمد هذه الأدوات على تقنية تواصل معلوماتيّة في غاية التميّز، حيث انها تمزج بالقدر الكافي والمميّز بين كلا المسارين: المعلوماتي اللغوي والبصري، وبالتالي يمكنكِ تحسين صورة الاستيعاب لدى مختلف المتلقّين بشتّى أنواعهم. أهم شيء أن يتداخل المحتوى المكتوب لنص الرسائل نفسها مع المحتوى البصري المصمّم بصورة صحيحة ومناسبة، بانسيابيّة وعدم افتعال.

عند كتابة الرسالة الإالكترونية فمن المهم التقيد بجملة من الأمور:

• أن يكون إرسال الرسالة من إيميل مهني: يعني مثلا يمكن إرسال الرسالة من إيميل FatimaAL,,,,@gmail وليس من beautifulgirl@gmail.com
• أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة واضحة ومهذبة وبسيطة
• وضع هدف الرسالة بشكل واضح: من أهم الأمور في مجال إرسال الرسائل الإلكترونية عدم ترك هدف الرسالة Subject فارغا
• البدء بتحية الشخص المرسل له بطريقة لائقة (يعني يمكن إرسال : Dear Mr,,,,وليس Hi )
• كتابة نص الرسالة بشكل نقاط وفقرات منفصلة والاقتصار على النقاط الرئيسية
• إنهاء الرسالة بتحية وإمضاء
• استخدام لغة رسمية وجدية ومتزنة والابتعاد عن اللغة غير الرسمية
• إذا كانت الرسالة ردا على رسالة سابقة من المهم شكر المتلقي على رسالته السابقة
• تحديد هدف الرسالة منذ البداية (مثلا: أكتب لكم اليوم للتأكد من سعر القطتين.......)
• إذا كان الهدف من الرسالة إرسال ملف فمن المهم عدم ترك نص الرسالة فارغا بل تحية المتلقي وإن بشكل مقتصب
• التأكد من خلو الرسالة من أي أخطاء إملائية

يقول نجيب محفوظ " في الرسائل يجد الإنسان شجاعة أكثر"، فلماذا يحدث معي العكس؟ ولا أجد الخيار السليم الذي أنهي به رسالتي؟ 

أتفق مع محفوظ كثيراً هنا؛ فأنا مثله. فالناس في العادة يحسون بالأريحية أكثر عند كتابة رسالة ممن لو تحدثوا بالمواجهة. وذلك لأننا نستخفي وراء القلم و الورقة أو وراء شاشة الهاتف ونحن نكتب الرسالة أو الأيميل؛ فلا نرى رد الفعل المباشر مممن نكتب له. لا نحس بأننا مطالبون أكثر من مجرد الكتابة وكفى. ولكني في الحقيقة أرى العكس. أرى أن الرسالة تتطلب مني جهداً أكثر وذلك لأن كل ما أريد إيصاله من معاني ومشاعر لابد أن تقوم به الكلمات؛ فنحن لا نرى بعضا وجهاً لوجه. لذلك، فالمطلوب مني حين أكتب الرسالة أن أحملها بالمشاعر و حركات البدن وحتى حاسة اللمس و اتصال العينين. كل ذلك لابد أن توصله وتغني عنه رسالة كلمات قصيرة فنقع هنا في الحيرة و تخير الحروف و الكلمات و عبارات الإنهاء.

أرى أن المعادلة التي يستهدف كاتب الرسالة الإلكترونية حلها هي الدمج بين الاحترافية وإضفاء الطابع الإنساني على الرسالة، ففي النهاية من يقرأ الرسالة هو بشر، وبحاجة إل أن نخاطبه ببعض الإنسانية وليس روبوتا نعطيه معلومات جامدة فيبدو الأمر كما لو أننا نتعارك.

الأمر الثاني أن كتابة الرسالة قد يستغرق وقتا أكثر من المتوقع لصياغيتها، عن نفسي قد أقوم بكتابة النسخة الأولية منها ثم التعديل عليها في المرحلة التالية قبل إرسالها للتأكد من عدم وجود أخطاء لغوية مثلا، وفي هذه المرحلة أضع نفسي مكان القاريء وأقوم بقراءة الرسالة كما لو كنت المستقبلة ولست المرسلة، فأحكم عليها بشكل موضوعي وحيادي.

برأيكم كيف يمكنني أن أكتسب أسلوبا يساعد في إيصال المعلومات بشكل أكثر وضوحاً واستيعاباً، ويساهم في تحسين جودة مضمون وجعله أكثر فاعلية في تحقيق الأهداف المرجوة

برأيي ينبغي تقسم مضمون الرسالة بأن لا ينبغي إهمال المقدمة والتحية للدخول في صلب الرسالة مباشرة وأيضًا الخاتمة، على شرط أن تكون موجزة وليس نصف الرسالة تكون مقدمة.

وخلال موضوع الرسالة ان تكون الأهداف واضحة ومباشرة ولا يوجد بها غموض لا يفهمه المتلقي، لأنه يقلل من جودة الرسالة ومن احتمالية الرد، وأيضًا برأيي من المهم اختيار الوقت المناسب للرسالة ولو كانت رد أن يكون سريع ليس بعد أيام لأنه يدل على عدم جديتك احيانًا، وضم المحتوى في رسالة واحدة ليس إرسالها في أكثر من رسالة لأنها تعمل على إزعاج العميل أو متلقي الرسالة.

والاهتمام بالأسلوب واللباقة في الحديث، ومهم التأكد من عدم وجود اخطاء إملائية.

يقول نجيب محفوظ " في الرسائل يجد الإنسان شجاعة أكثر"، فلماذا يحدث معي العكس؟ ولا أجد الخيار السليم الذي أنهي به رسالتي؟

ربما أستطيع تقديم اقتراح هنا، لأنني أرى أنها ليست مشكلة في رأيي، فإذا كنتي تمتلكين الشجاعة في الحوار الفعلي على أرض الواقع بينما تفتقدينه أثناء كتابة الرسالة، إذاً، ما المانع من القيام بمحاكاة؟

ربما يفيدك في هذا الوقت ترك كتابة الرسالة مؤقتاً، وتخيل نفسك وأنت تتحدثين إلى هذا الشخص مباشرة، وتسجيل تلك المحاكاة بالصوت أو الفيديو، ثم تقولين ما تريدين بشكل لطيف ولبق، تماماً كما يحدث في الطبيعة، ثم تنقلين ذلك إلى نص مكتوب بمنتهى السهولة، فكرة جيدة أليس كذلك؟ الطريف أنها نفعت معي في كثير من الأحيان، بل وأنقذتني أحياناً أخرى!

لربما ارى ان القراءة هي من اهمالاساليب التى تحسن كتابة الفرد فعندما تقرء ترى الكثير من الاساليب المهارة لكثير من الكتاب و تستطيع ان تضيف اسلوب جديد او مهارة جديدة و ان تتعلم اشياء اكثر عن الكتابة

و لربما نجد ان الاستعانة ببرامج الذكاء الاصطناعى فى طريقة الكتابة و هو ادخال اسلوبي الكتابي و طلب ان يقوم بكتابة نفس الموضوع باسلوب احترافي ثم مقارنة الامر هذا الامر مثمر جدا لنا