يحدث معنا كثيرا أن نتذكر أنه علينا القيام بأمر ما في وقت لاحق، لكن عندما يأتي الوقت المناسب للقيام بذلك الشيء ننسى أمره كليا، أنا مثلا تذكرت مساء الأمس أنّ علي جلب هدية لعيد ميلاد صديقتي، لكنني لم أستطع تذكر هذا الأمر عند مروري بمحلات الهدايا اليوم، والأسوء أنني ظللت أفكر أنّ علي شراء شيء ما لشخص ما، لكن إجابات، ما هو هذا الشيء؟ ولمن؟ ولأي سبب؟ لم تخطر على بالي أبدا.

قام ديفيد ألن بتتبع ودراسة هذه المشكلة منذ سنوات، ثم طرح حلا لها يتمثل في اعتماد إطار لتنظيم وتتبع المهام (GTD) شرحه بشكل مفصل في كتابه الذي يحمل عنوان كيف تنجز جميع المهام؟

خلال سنوات من الدراسات والأبحاث في مجال أساليب الإنتاجية توصل ديفيد إلى أنّ أدمغتنا ممتازة في الحصول على الأفكار الجديدة، ولكنها فظيعة في تذكرها. وإنطلاقا من هذه الفكرة قام بابتكار نظام (GTD) الذي يهدف إلى تحويل أفكارنا وتأملاتنا إلى أفعال حقيقية.

يعتمد إطار GTD على خمسة خطوات أساسية من أجل تحويل الأفكار إلى أفعال حقيقية، وأنا متأكدة أنه بعد تقديم هذه الخطوات ستجدون أنكم تمارسون أو قد مارستم مجموعة من العادات أو عادة واحدة منها على الأقل، لكن بطريقة غير منظمة مثلما يقترحها ديفيد.

أول خطوات الإطار تتمثل في جمع كل ما يلفت انتباهنا في دفاتر الملاحظات أو تطبيقات خاصة لهذا الغرص.

بعدها تأتي عملية التقييم، أي النظر فيما إذا كانت هذه الفكرة قابلة للتطبيق حقا، وبناءا على نتيجة هذه الخطوة يتم تحديد ما سيتم فعله في المرحلة الثالثة، توجيه الفكرة إلى جدول إدارة المهام أو تحويلها إلى تطبيق المهملات.

رابع مرحلة من إطار GTD، والتي يهملها أغلبنا تتمثل في المراجعة الدورية لهذه الأفكار وإجراء التعديلات عليها، وأنبه إلى أنّ تجاهل هذه المرحلة يعني تراكم الأفكار وانهيار النظام بأكمله.

وأخيرا، إذا كان الشخص واثقا من جميع خياراته في المراحل الأربعة الأولى فإن الوقت المناسب لتحويل الفكرة إلى حقيقة قد أتى.

هل تملكون استراتيجية خاصة لتحويل أفكاركم الملهمة إلى أفعال حقيقية أو تتركونها حبيسة دفتر الملاحظات؟ شاركوها معنا إذا كنتم تملكون.