هناك العديد من العوامل التى تعبر بمشروع تنفيذي مهما كان حجمه وتكفلته الى بر الامان ، سواء كان ذلك بالتنفيذ في المدة المحددة أو بعدم تجاوز التكلفة المخططة له ، مع ضمان حسن التنفيذ وجودة المخرجات .

 سنختص الحديث هنا عن العامل الاساسي في السيطرة على جميع أداوات التنفيذ وقراءت الوضع الاني للمشروع...إنها :

 الادراة التجارية للمشروع  Commercial Project Management 

وسأحرص هنا على تبسيط الموضوع ، لتعم الفائدة ، ويستطيع الجميع إدارك هذا المفهوم والاستفادة منه ، مهما كان حجم المشروع ، والغريب هو أننا سنجد بعض من الشركات أو المؤسسات لا تطبق هذا الاجراء في إدارة المشروع ، وتتخبط هنا وهناك ، أو ربما تنفذ ذلك بطرق غير رسمية أو مباشرة ، فتترك الامر لمدير المشروع ليقوم هو بهذه المهمة ، وبالتالي فإنه يتحمل ما يفوق طاقته .

حيث ينبغي لكل من يقدم على تنفيذ أي مشروع ، بعد وضع خطة التنفيذ وحساب الكميات ووضع جداول زمنية ، وإختيار الفريق المناسب للتنفيذ ، أن يضع رقماً محدد للتكلفة ، يحوي كافة التكاليف التى سيتم إنفاقها على المشروع بما فيها تقلبات الاسعار ، والمصروفات الطارئة .

وعند البدء بالتنفيذ ، يجب أن يتم بشكل مستمر حساب التكاليف التى تم إنفاقها على المشروع ، ومقارنتها بنسبة التنفيذ المحققة على أرض الواقع ، فيؤدي ذلك الى إحكام السيطرة على التكاليف والانفاق في المشروع ، مع ضمان سير معدلات التنفيذ بطريقة منتظمة كما هو مخطط في الجداول الزمنية .

وكمثال ، لدينا مشروع بتكلفة كلية قيمتها 100 مليون دولار ، تم إنفاق 20 مليون دولار حتى هذه اللحظة على المشروع بشكل مباشر ، هنا ستكون نسبة الانفاق على التكاليف هي 20% و كذلك ينبغي أن تكون نسبة التنفيذ الفعلية على أرض الواقع هي أيضاً 20 % من النسبة الكلية للتنفيذ .

وفي حال إختلفت نسبة التنفيذ مع نسبة الانفاق مع ثابت الجدول الزمني يجب مراعاة ما يلي :

1- إذا كانت نسبة التنفيذ هي نفس نسبة الانفاق على التكاليف : هذا يعني أن المشروع يسير بالمعدلات الطبيعية ( هنا يجب العمل على ضغط فريق المشروع لزيادة معدلات التنفيذ حتى يتكون فارق زمنى يضمن عدم التأخير لاي سبب ما ) .

2- إذا كانت نسبة التنفيذ أقل من نسبة الانفاق على التكاليف : هذا يعنى وجود مشكلة في التنفيذ ويكون حجم المشكلة مساوي للفرق بين نسبة التنفيذ ونسبة الانفاق اي انه كلما زاد الفرق عظمت المشكلة ( هنا ينبغي إعادة الدراسة لكافة معطيات المشروع وتحديد سبب إرتفاع الانفاق عن معدل التنفيذ وإتخاذ قرارات صارمة وسريعة ).

3- إذا كانت نسبة التنفيذ أكبر من نسبة الانفاق على التكاليف بفارق لايزيد عن 3 او 4% : هذا يعني ان المشروع يسير بمعدلات عالية ولكن يجب توخي الحذر ( هنا ينبغي إعداد تقرير عن المشروع يوضح سبب تجاوز التنفيذ عن الانفاق ويجب أن لا يكون ناتج عن عيوب أو نقص في مدخلات المشروع من مواد وتركيبات ، وفي حال تبين الانتظام الكامل في التنفيذ يجب أن يتم تحفيز الموظفين بمكافأت حتى يستمر العمل بنفس الكفاءة ).

4- ذا كانت نسبة التنفيذ أكبر من نسبة الانفاق على التكاليف بفارق يزيد عن 4% : هذا يعنى وجود خلل جسيم في طريقة التنفيذ (هنا ينبغي إعادة الدراسة لكافة معطيات المشروع بأقصى سرعة ممكنة وتحديد سبب إرتفاع نسبة التنفيذ عن معدل الانفاق وإتخاذ قرارات صارمة وسريعة) .

وفي جميع الحالات خاصة للمشروعات الكبيرة لابد من أن تكون عملية مراقبة التكليف عملية وظيفية مستقلة ، تعلو منصب مدير المشروع وتفرض عليه الرقابة ، توضح جوانب القصور وتبرز المشكلات ، وتناقش الطرق الفضلى لحل هذه المشكلات بالتنسيق مع مدير المشروع ، ثم تعود مرة أخرى لتطبيق الرقابة على المشروع وكذلك على طرق تنفيذ الحلول المقترحة .

بهذا نضمن تصحيح المسار بشكل مستمر ودائم وتحقيق الرقابة الكاملة خلال فترة تنفيذ المشروع لتصل في النهاية الى التنفيذ الامثل للمشروع من خلال عامل الوقت والتكلفة وبالتالي تحقيق الارباح المستهدفة .