كمستقلين يتعين علينا في بعض الأحيان العمل على أكثر من مشروع في وقت واحد، ويواجه بعضنا صعوبة كبيرة في تحقيق التوازن أو تنظيم الوقت بين تلك المشاريع، إذ ينبغي أن نسعى إلى تحقيق المعادلة الصعبة التي تجمع ما بين جودة الأعمال وسرعة الإنجاز والتسليم في الموعد، شاركنا كيف تنظم وقتك عند قيامك بتنفيذ أكثر من مشروع في وقت واحد بحيث لا تتأثر الجودة أو السرعة؟
كيف تتمكن من إدارة وقتك عند العمل على أكثر من مشروع في وقت واحد؟
لأن طبيعة كل مشروع مختلفة عن الآخر من حيث الجهد والميزانية وحتى مدة التنفيذ المرجوة، فأقسم وقتي بنسب معينة حسب حجم كل مشروع، وذلك لضمان تنفيذها بنجاح دون التأثير على الجودة أو السرعة في التنفيذ. إن كان هنا مشروع يتطلب كميات كبيرة من العمل، أو تفاصيل دقيقة، أو أوقات تسليم ضيقة، فأعطي له الأولوية في جدولي الزمني.
إن كان هناك مشروع يمكن إنجازه في يوم أو يومين ... والمشروع الآخر يحتاج إلى ١٠ أيام أو شهر، فأنجز المشروع الذي يحتاج إلى جهد أقل أولًا حتى أتفرغ بشكل تام للمشروع الأكبر.
لهذا، فأخصص وقتي حسب الأولوية ومدى قرب كل مشروع من النهاية، وأحاول دائمًا أن أفصل نفسي ذهنيًا بين المشروعين، لا أقوم بالعمل عليهم في نفس ذات اللحظة حتى لا يتسبب ذلك بغياب التركيز وضعف الإنتاجية.
فأقسم وقتي بنسب معينة حسب حجم كل مشروع
توزيع الوقت على المشاريع بناءً على حجم كل مشروع وأولوياته قد يبدو منطقيًا، لكنه قد يواجه تحديات متعددة. إعطاء الأولوية للمشاريع الكبيرة أو ذات التفاصيل الدقيقة يمكن أن يسبب إهمال المشاريع الصغيرة، التي قد تتراكم وتسبب ضغطًا غير متوقع. بالإضافة إلى ذلك، إنجاز المشاريع الأقل جهدًا أولًا قد يؤدي إلى تأجيل المشاريع الأهم والأكثر تعقيدًا، مما يضعك تحت ضغط كبير لإنهائها في وقت قصير. كما أن فصل العمل الذهني بشكل صارم بين المشاريع قد لا يكون دائمًا ممكنًا، خاصة إذا تطلبت المشاريع تعديلات سريعة أو تعليقات فورية. قد يؤدي هذا النهج إلى صعوبة في التكيف مع المستجدات وضغط متزايد يؤثر على جودة العمل.
إعطاء الأولوية للمشاريع الكبيرة أو ذات التفاصيل الدقيقة يمكن أن يسبب إهمال المشاريع الصغيرة
لا أعتقد أنه يمكن حدوث تراكم للمهام الصغيرة طالما أنه بالفعل قام بتقسيم وقته بشكل جيد من البداية، فقد أصبح لكل مهمة وقت محدد خاص بها، ربما يحدث هذا الأمر في حالة التسويف أو التأجيل دون وضع وقت محدد، وهذا بالتأكيد يؤدي إلى التعرض لضغوط العمل ويؤثر سلباً على الجودة.
إعطاء الأولوية للمشاريع الكبيرة أو ذات التفاصيل الدقيقة يمكن أن يسبب إهمال المشاريع الصغيرة
لكنني أشرت أنه إذا كان يمكن إنهاء المشروع في يوم أو يومين، فأفعل ذلك.
في حال كنت أعمل يوميًا بنظام النسبة، فسيأتي وقتًا ولن يوجد أي تراكمات، حتى أنني أفعل ذلك دائمًا مع معظم مشاريعي الاعتيادي، لكن هذا أمر خاضع في الغالب لطبيعة المشروع.
كما أن فصل العمل الذهني بشكل صارم بين المشاريع قد لا يكون دائمًا ممكنًا، خاصة إذا تطلبت المشاريع تعديلات سريعة أو تعليقات فورية
لكن الفصل الذهني لا يتطلب بالضرورة الابتعاد الكلي عن العمل، لكن ممارسة نشاطات حتى لو بسيطة للترويج عن النفس بشكل مستمر، وما قصدته بالضبط هو ألا أعمل على المشروعين في نفس اللحظة، لأن ذلك مضر إنتاجيًا جدًا.
بصراحة أنا لا أفضل العمل على أكثر من مشروع في الوقت نفسه، بالرغم من أن هذا يكون له مبرراته لدى الكثيرين خاصة من يمتهنون العمل الحر بدوام كامل، لكن يجب أن نعترف أنه لا يناسب الكثيرين وأنا منهم، أعترف أنني أنضغط كثيرا في المرات التي قبلت فيها العمل على مشروعين في الوقت نفسه، بالرغم أنني في بدايات عملي الحر كنت أكثر تفتحًا لدرجة أن قبلت العمل على ثلاث أعمال في الوقت نفسه، كان هذا جنونًا بالنسبة لي، لكنه حماس البدايات كما يقولون.
لكن هل تعتقدين أن الأمر يرجع لمدى تفرغك مثلًا ولو كنتي متفرغة أكثر لتمكنتي من الحفاظ على أعمال أكثر، خاصة أن هناك أعمالًا قد تستغرق وقتاً قصيرًا مثل يوم أو أثنين أو قد تستغرق وقتًا قصيرًا من اليوم لمدة طويلة
وهناك أعمال أخرى تأخذ اليوم كله، لذلك أعتقد الأمر يعتمد أكثر على نوعية الأعمال والمجال بالطبع ولكن قرار الاحتفاظ بمشروع واحد فقط قد يكون خطرًا ويؤدي إلى أوقات أكبر بدون عمل على الإطلاق
ولكن قرار الاحتفاظ بمشروع واحد فقط قد يكون خطرًا ويؤدي إلى أوقات أكبر بدون عمل على الإطلاق
ليس بالضرورة أن يحدث ذلك، بعضنا يعتمد على العمل الحر بشكل جزئي إلى جانب وظيفته الأساسية، ويقوم بتقسيم وقته ما بين وظيفته ومشاريع العمل الحر والأنشطة اليومية الأخرى، وبالتالي لا تكون لديه أي أوقات بدون عمل، ربما ينطبق الأمر على من يعتمد على العمل الحر كمصدر دخل أساسي، وأعتقد أن الحل الأمثل بالنسبة للأشخاص الذين لا يستطيعون القيام بأكثر من مشروع في وقت واحد هو العمل على مشروع واحد والاتفاق مع أصحاب المشاريع الأخرى على موعد محدد للبدء في التنفيذ بحيث يكون بعد الانتهاء من المشروع الأول لتجنب التشتت.
قبلت العمل على ثلاث أعمال في الوقت نفسه، كان هذا جنونًا بالنسبة لي، لكنه حماس البدايات كما يقولون.
بالرغم من ذلك فحماس البدايات في حد ذاته كان السبب في جعلنا نكتسب الكثير من الخبرات ونتعلم المهارات المختلفة في بداية عملنا الحر، وكان له دوراً كبيراً في جعلنا نحصل على الكثير من العملاء بتقييمات رائعة نظراً لكوننا نرغب في إثبات قدراتنا بأعمال عالية الجودة، أما الآن ألاحظ أن الحماس قد أصبح أقل نوعاً ما.
حسب الاولوية وحجم والمدة المطلوبة مني في كل مشروع ، وبعد التقسيم ابدأ بالأهم والاصعب ثم الاقل وهكذا
ابدأ بالأهم والاصعب ثم الاقل وهكذا
تختلف هذه النقطة من شخص لآخر، فالبعض يرى أن البدء بالمهام السهلة وإنجازها بسرعة يمنحه الطاقة ويحفزه على إنجاز المهام الصعبة بشكل مثالي فيما بعد، والبعض الآخر يفضل البدء بالمهام الصعبة لأنها تحتاج في العادة إلى تركيز أكبر خاصة إذا اقترب موعد التسليم.
بالنسبة لى تعلمت شيئاً مؤخراً وله تأثير كبير على النتائج النهائية لأى مشروع محدد بمدة فقط وهذا يأتى مع الخبرة من تنفيذ أكثر من مشروع، وهو من خلال تحديد عدد ساعات محددة لكل مشروع وبناءاً عليه يتم إعطاء عدد ساعات للمشروع الأول مقابل عدد ساعات فى المشروع الثانى وبهذا الشكل تحدث توازن بين المشروعين وتتمكن من إنهاءهما فى الوقت المناسب فقط لكل مشروع تحديد عدد ساعات متوقعة 5 ساعات والثاني 5 ساعات فى خلال 3 أيام إذا المطلوب لكل مشروع 5 ساعات كل 1 ساعة للمشروع الأول أقوم بإعطاء 1 ساعة للمشروع الثانى وهكذا، وليس شرط ساعة واحدة يمكن أن تكون 2.5 ستعة مشروع أول ومن ثم 2.5 مشروع ثانى المهم فى 3 أيام تعمل 10 ساعات.
..فقط لكل مشروع تحديد عدد ساعات متوقعة 5 ساعات والثاني 5 ساعات فى خلال 3 أيام
العمل على أكثر من مشروع هو أمر مرهق جدا بالنسبة لي، خاصة إذا ما اضطررت للعمل عليهما بنفس الوقت..
فأقصى ما يمكنني عمله هو تنفيذ المشاريع أولا بأول، وبجانب تنفيذي لمشروع ما يمكنني أن أتناقش مع حول تفاصيل عمل آخر، وليس البدء بتنفيذه، خاصة وأن معظم المشروعات تتطلب حالة من التركيز والصفاء الذهني، والتفرغ إلى حد ما.
العمل على أكثر من مشروع هو أمر مرهق جدا بالنسبة لي، خاصة إذا ما اضطررت للعمل عليهما بنفس الوقت..
ما المانع، بالنسبة لى أنا منتج فيديوهات وايت بورد أنيميشن، وجاء لى مشروعين فى أحيان كثيرة وغالباً يكون من نفس الشخص يعنى هوا هوا يطلب الأمرين والموعد النهائي لكليهما هوا يومين سينشرهما على منصات السوشيال ميديا فى وقت محدد، وهذا العمل يتطلب مخمخة بمعني أنه لا يجب أن أنجز واحداً بأسرع مايمكن ومن ثم أتم الأخر، فماا كنت أفعله هوا تحضير الإسكريبت لكليهما، ومن ثم تسجيل الفويس أوفر لكليهما ومن ثم تحضير الفيديو لكليهما واحداً تلو الأخر بهذا الشكل أنا أتممتهم بدون مشاكل ولم أستخدم تقنية ال 5 ساعات مقابل ال 5 ساعات بل إستخدمت مقدار من العمل مقابل مقدار أخر.
ولكن هناك أعمال لاتقدر بالمقدار يمكننا حينها إستخدام الساعات كعامل ليفرق بين المشروع الأول وإنجازه والمشروع الأخر وإنجازه وإن لم يكن لكى جرأة للعمل على أكثر من مشروع فى فترة زمنية محددة ستخسرين الكثير والكثير، ماذا عن مشاريعك هل لو جائكى مشروعين فى نفس الوقت بالنسبة لنوعية المشاريع التى تقدمينها، هل ستتمكني من تقسيمهم بالوقت أم بالمقدار، أم ستخسرين الكثير؟!
بمعني أنه لا يجب أن أنجز واحداً بأسرع مايمكن ومن ثم أتم الأخر
أعتقد أن هذه الفكرة مشتتة نوعاً ما وقد تجعلنا أقل كفاءة وأكثر عرضة للأخطاء، لا يمكن للكثيرون التركيز بهذا الشكل خاصة في حالة اختلاف تفاصيل المشاريع واختلاف العملاء، على سبيل المثال ماذا لو اختلفت متطلبات المشاريع وكان موعد التسليم واحد؟ فكرة التركيز على أكثر من مشروع قد تؤدي إلى الشعور بالإرهاق وشخصيًا لا يمكنني إنجاز جزء من كل مشروع وإنما أفضل الانتهاء الكامل من كل مشروع على حدة وإلا سأخسر المشروعين.
شخصيًا لا يمكنني إنجاز جزء من كل مشروع وإنما أفضل الانتهاء الكامل من كل مشروع على حدة وإلا سأخسر المشروعين.
هذه وجهة نظرك أو طريقة تناولك أنتى لمشاريعك الخاصة، ولكنى أحاول أن تناولها أنا كما قلت لكى أضع مجهود لكل مشروع ومن ثم خلال الفترة المحددة مع الإلتزام بالمجهود اليومي الثابت أو الوقت المحدد لكل مهمة يومياً تنتهي المدة وأنا منتهى من المشاريع أياً كان عددها فى أوقاتها المحددة.
- مثال:
قدمت على مستقل على 5أو 6 مشاريع على مستقل ولدى وقت كبير وأحياناً يكون لدى وقت كبير بدون مشاريع، ومن ثم رد على 2 عملاء وال 2 مشاريع يمكنني تنفيذهم ببساطة كل مشروع يأخذ يومين على الأقل بشكل متواصل، وإتفقت مع كل شخص على 7 يوم 3 أيام إحتياطي، ومن ثم بدأت أوزع المجهود سواء أكانت المشاريع متشابهة أو متباينة بالتوالى مشروع 1 جهد ساعتين تنفيذ كذا، ومن ثم مشروع 2 جهد ساعتين تنفيذ كذا وبهذا الشكل أضمن لكى تنفيذ 100% من المشاريع المقدمة لكى خلال 3 أيام أو 4 أيام على الأكثر وأترك هناك يومان لضبط الشغل.
هذه الطريقة التى أحاول تبنيها فى العمل المستقل وليست هى التى أعمل بها حالياً لأنى لم أعمل على أكثر من مشروع على مواقع العمل الحر فى وقت واحد ولكن فى العمل العادى أحقق أعمالى بهذا الشكل قبل الديدلاين الخاصة بي أعمل بهذا الشكل فى العمل العادى وليس الحر، ولكن أنا لا أرى فارق فكلاهما أعمال ويتم تنفيذها فى وقت محدد، وديدلاين وكلاهما يتم فيه بذل جهد محدد.
فأقصى ما يمكنني عمله هو تنفيذ المشاريع أولا بأول، وبجانب تنفيذي لمشروع ما يمكنني أن أتناقش مع حول تفاصيل عمل آخر، وليس البدء بتنفيذه
يختلف الأمر من شخص لآخر، فالبعض يمكنه التركيز في أكثر من مشروع دون أن يؤثر أي منهما على مستوى جودة الآخر، وبعضنا لا يمكنه ذلك بسبب كثرة المشاغل، وشخصيًا يمكنني تنظيم وقتي لاستيعاب العمل على مشروعين كحد أقصى لإحداث توازن بين مختلف الأنشطة والمهام اليومية التي أقوم بها دون أن تتأثر الجودة أو السرعة.
تحديد عدد ساعات محددة لكل مشروع
لكن يا مصطفى ماذا عن التباين في متطلبات المشاريع المختلفة وعدم القدرة على التنبؤ بالمشكلات الطارئة التي قد تحتاج إلى وقت إضافي غير مخطط له. تخصيص نفس عدد الساعات لكل مشروع قد يؤدي إلى توزيع غير عادل للوقت والجهد، خاصة إذا كانت بعض المشاريع تتطلب وقتًا إضافيًا للتفاصيل الدقيقة أو لحل المشكلات المعقدة. بالإضافة إلى ذلك، قد يتسبب هذا النظام الصارم في إجهاد نفسي بسبب الانتقال المستمر بين المشاريع، مما يؤثر على جودة العمل النهائي والإنتاجية. أرى حقيقة أنه من الأفضل أن تكون هناك مرونة في تخصيص الوقت بناءً على طبيعة ومتطلبات كل مشروع لضمان تحقيق نتائج أفضل وأكثر توازنًا.
بالخبرة والقياس المستمر لتكلفة الوقت المستهلكة لكل شئ يمكنك تحديد وقت متقارب للتاسك الواحد فتكون التاسك الأولى تستهلك من الوقت تقريبا 5 ساعات إلى نصف ساعة أو أزيد نصف ساعة وهكذا هوا فقط وقت تقريبى وأيضاً لاتقوم بضبط ال 10 ساعات للمشروعين على الديدلاين بالظبط، أعدك أنك ستخسر كلا المشروعين وتأخذ تقييم غشيم، ولكن لو الديدلاين يوم الإثنين وأنا بدأت من يوم الجمعة إذا أقصي وقت سأعمل فيه على المشروعين هوا ترك يوم كامل قبل التسليم وهذا اليوم يجب أن يكون كلا المشروعين مكتملين قبل هذا اليوم وهذا اليوم سيكون لضبط الشغل وإضافة هدايا للعميل إن أمكن لتتمكن من عمل تاسكات أخرى معه، أو يمكنك إستخدامه للتقديم على مشاريع أخرى أو التفاوض فى مشاريع أخرى.
حسب المشاريع، فأنا حاليا ليس عندي وقت وانتقائي جدا: أقوم بتقسيم الأولويات حسب ميزانية المشروع إلا لو كان المشروع من عميل تعاملت معه مسبقا وهناك علاقة قريبة من الحب بيننا ففي هذه الحالة فقط يمكنني عمل استثناء. لكن على الأغلب أنا أؤجل الأعمال التي ميزانياتها صغيرة إلى فترات أكبر.
هذا لأني مشغول جدا جدا.
أنا أؤجل الأعمال التي ميزانياتها صغيرة إلى فترات أكبر.
ولكن هل يستمر العملاء في انتظارك بالفعل طوال فترة التأجيل؟ ربما يؤدي ذلك إلى خسارتك للكثير من المشاريع ذات الميزانيات الصغيرة والكثير من العملاء أيضاً.
التعليقات