لو أنت صاحب مشروع، كيف ستتعامل مع مستقل لا يحترم المواعيد النهائية للمشروع؟

مثل هذه المشاكل توجد في كل جوانب الحياة وليس فقط في مجال العمل الحر, مرة اتفقت مع شركة خاصة بصنع آلات المصانع على صناعة ما, وقد حددنا في العقد تاريخ التسليم, أخبرت المهندس وهو صاحب الشركة على أنني غير مستعجل ويمكنه أخذ الوقت الكافي, فإن كان الأمر يستغرق شهرا في العادة فيمكن أن نطيل الزمن لشهرين, إنما أرغب بأن يكون العمل على أكمل وجه, وأن يكون التاريخ محددا بدقة كي أتمكن من تجهيز أموري لاستئناف العمل وأرتبط بعقود أخرى, فحدد لي تاريخا بعيدا عن المعتاد, ولكن عند اقتراب تاريخ التسليم بدأ بالتبرير والاعتذار كما كنت متوقعا تماما! فحتى لو حددنا تاريخا أبعد من المعتاد بعام كامل سيبدأ بالتبرير والاعتذار بعد مرور العام, اعتدنا على هذا في كثير من تعاملاتنا للأسف ...قد تطلب من خياط إصلاح كُمّ قميص ليمكث أسبوعا يخبرك كل يوم بأنه سيجهزه بالغد, قد تشتري من متجر جهازا منزليا فيتأخر المتجر في إرساله حتى لتشك بأنك تعرضت لعملية نصب.

على أي لقد حاول المهندس الذي تعاملت معه إصلاح خطئه بأن قدم لي اعتذارا مكتوبا موقعا يقترح فيه أن يكون التوصيل على حسابه وأن يقدم لي تخفيضات في المعاملة القادمة, وقد كانت خطوة جيدة منه كي لا يخسر عميلا, عكس بعض أصحاب الشركات الذين تعاملت معهم, يحرصون على أن تكون عميلهم لأول وآخر مرة.

فكيف تتوقعون لتكون ردة صاحب العمل حينها؟فكيف يمكننا كمستقلين وكأصحاب مشاريع أن نتجنب حدوث هذه المشكلة؟

سيكون منزعجاً بالطبع لأنك كمستقل يجب أن تحترم وقت صاحب المشروع ويجب أن تنظم وقتك لتنجز عملك قبل الوقت المحدد وتضع خطة بديلة تحسباً لأي ظروف قد تطرأمع المستقل .

وإذا كنت غير قادر على إتمام المشروع بالوقت المحدد اعتذر من صاحب العمل .

اتفق معك احي الكريم أ. اكرام

لكن هي المصادفات احيانا وتأتي الرياح بما لا تشتهي السفن ، الخطط البديلة والجهوزية من قبل الطرفين مهمه جدا ، اكيد بعض العملاء تكون رده فعلة هو الغاء المشروع او التهديد بالالغاء.

يمكننا كمستقلين اولا : ان لا نقحم انفسنا في المجهول اي في اعمال لا تعرف بها . لكن عندما حصلنا على تدريب حول العمل الحر كان المدرب يقول قدم على الوظائف ونحن نساعدك في تطوير مهاراتك، للاسف الجميع من جامعات ومدربين يجب ان يتقبلوا هذا الانتقاد .

ثانيا : التخطيط للمشروع مسبقاً

اما كأصحاب مشاريع : فيجب عليهم عمل مقابلات او اختبارات لهم - احيانا معرض الاعمال يكون مخادع ووهمي.

وايضا يجب ان يكون لصاحب المشروع خطة بدية ، وواضح في المعلومات التي يقدمها حول متطلبات المشروع وتكاليفه.

فعلاً، التأخير في تسليم المشاريع من قبل بعض المستقلين هو مشكلة شائعة وقد تسبب إحباطًا للعملاء وتؤثر سلبًا على سمعة المستقل. من جهة أخرى، يمكن أن يواجه المستقلون تحديات أيضًا عند التعامل مع عملاء غير منظمين أو عندما تكون هناك تغييرات متكررة في متطلبات المشروع.

 فكيف يمكننا كمستقلين وكأصحاب مشاريع أن نتجنب حدوث هذه المشكلة؟

تحديد جدول زمني واضح للمشروع مع العميل منذ البداية، وتأكد من توضيح المواعيد النهائية لتسليم المشروع. إذا كنت تحتاج إلى مزيد من الوقت لإتمام العمل بشكل جيد، فقدم إشعار مسبق واتفق مع العميل على جدول زمني معقول ونفس الأمر بالنسبة للعميل التعديلات التي يحتاجها لابد أن توضح من المرة الأولى لتقديم النسخة الأولى للمشروع.

التواصل الفعال بينهما: تواصل بانتظام مع العميل لتحديثه بتقدم المشروع والتأكد من أنك على نفس الصفحة فيما يتعلق بتوقعاته ومتطلباته قدم تقارير تقدم منتظمة وشفافة بحيث يكون العميل على علم بالتحديات والتغييرات المحتملة.

تجنب المواعيد النهائية المشابهة: حاول تجنب تحديد مواعيد نهائية متقاربة لمشاريع متعددة، حيث قد يؤثر ذلك على قدرتك على التركيز وإتمام العمل بجودة عالية، خاصة إذا كنت تعمل على العديد من المشاريع في نفس الوقت.

الاحتفاظ بالتفاصيل: قم بتوثيق تفاصيل المشروع والتغييرات التي يطلبها العميل. هذا يمكن أن يكون مفيدًا في حالة الخلافات المحتملة في وقت لاحق.

تحديد إجراءات للتغييرات: قم بتحديد إجراءات واضحة لمعالجة التغييرات التي يطلبها العميل وتحديد كيف ستؤثر هذه التغييرات على المواعيد النهائية.

كن صادقًا حول قدراتك والوقت المتوقع لإكمال المشروع، لا تتعهد بمشاريع لا تستطيع القيام بها أو في مواعيد لا تستطيع الالتزام بها.

هذه الأمور موجهة للمستقل وللعميل مع بعض، الاتفاقيات الواضحة والمشروع المفصل والتواصل الفعال كلها خطوات تقلل من تأخر موعد الاستلام.

هذه المشكلة شائعة ومزعجة في نفس الوقت في عالم العمل الحر، فبحكم أني مستقلة يمكنني أن أتفهم التأخير الحاصل من بعض الزملاء في مشاريعهم التي يعملون عليها، وفي نفس الوقت لا أبرّر التأخير الغير منطقي

في الحقيقة من الضروري أن لا تكون هنالك تبريرات غير منطقية، لأن مجال العمل الحر يعتمد بكثرة على الإحترافية في التعامل، لا يمكن أن ننكر بأننا بشر نخطئ ونصيب، لكن فلنفكر في الأمر مليا، كل ما يتطلبه الأمر هو تنسيق مسبق بشأن الظروف والطوارئ التي نحن في شك منها أن تحدث، والإعتذار من الظروف والطوارئ التي تحدث لنا فجأة دون علم لنا، نحن بشر في النهاية.

أنا مستقل، وأحرص على احترام المواعيد النهائية في مشاريعي، لأنها تعكس مدى احترافيتي ومصداقيتي. لذلك، أخطط لمشاريعي بشكل جيد، وأفهم تطلبات عملائي بشكل واضح، وأتواصل معهم بشكل مستمر. هذا يجعلني أنجز المشاريع بجودة عالية، وأرضي عملائي، وأبني علاقات طويلة الأمد معهم.

ما ردة العميل التي تتوقعها حين تتأخر في تسليم المشروع؟

في العموم أنا أحاول ألا أتأخر في تسليم المشاريع، ولكن إذا حدث ذلك لسبب قوي، فأنا أتوقع أن ردة العميل تكون واحدة من الخيارات التالية:

• الغضب: العميل قد يغضب مني ويشتكي مني ويطالبني بالتسريع في التسليم أو بالتعويض عن التأخير.
• الصبر: العميل قد يصبر علي ويتفهم ظروفي ويسمح لي بتمديد الموعد النهائي بشرط أن أحافظ على جودة العمل.
• السكوت: العميل قد يتوقف عن التواصل معي ولا يرد على رسائلي أو اتصالاتي، وقد يفقد ثقته في وقد يلغي الصفقة أو يبحث عن مستقل آخر.

ولأجعل نفسي لا أتأخر بالأساس، أتبع الطريقة التالية:

1. التخطيط: أخطط لمشاريعي بشكل جيد، وأحدد المهام والأولويات والموارد المطلوبة، وأحسب الوقت المناسب لإنجاز كل مهمة، وأضيف بعض الهامش لأي طارئ.
2. التفاهم: أفهم تطلبات العميل بشكل واضح وكامل، وأطرح عليه كافة الأسئلة والاستفسارات التي تساعدني على إنجاز المشروع بشكل جودة، وأتفق معه على المواصفات والتفاصيل والتغييرات المسموح بها.
3. التواصل: أحافظ على التواصل المستمر مع العميل، وأطلعه على مراحل العمل والتقدم المحرز، وأستقبل ردود فعله وملاحظاته، وأبلغه عن أي تأخير أو صعوبة أو تغيير قد يحدث.

ما رأيك في طريقتي، هي من ناحيتي ناجحة بنسبة كبيرة، قد يحدث بعض التأخير، ولكي أحل ذلك كنت عندما أشعر بأنني سأتأخر في تسليم المشروع، أبلغ العميل بذلك مبكرا، وأشرح له سبب التأخير والوقت الإضافي الذي أحتاجه، وبالفعل كان العميل يقدر ذلك.

ولكن ماذا عنك؟ ما هي طريقتك لتجنب ذلك؟

العمل الحر لا يعني التحرر من المسؤولية. كل مشروع يقوم المستقل بتسلمه يجب أن يوقن ان لديه القدرة على إتمامه، وإلا فلا داعي لتضييع وقت العميل ووقته. إذا حدثت المشكلات بشكل فجائي أو جدت ظروف طارئة فسيكون عليه تقديم الاعتذرات أو طلب مد موعد التسليم وأتوقع أن يفهمه العميل إذا كان عذره حقيقيًا.

لو كنت صاحبة مشروع وبدا لي من المستقل الذي اخترته أنه غير مسؤول ولا يتعامل باحترافية أو بالأحرى لا يأخذ مشروعي على محمل الجد فلن أتردد لحظة في إنهاء الصفقة وسأمنحه تقييمًا يستحقه. وإذا بلغ مني الانزعاج ما بلغ فقد أقوم بإبلاغ المنصة عن مستقل غير محترف يضر بسمعتها ولا يحترم عملاءه.

يمكن تجنب ذلك من خلال تجزئة المشروع إلى مجموعة من المهام والمهل. فبدل أن يكون هناك مهلة واحدةة مقابل مهمة واحدة أساسية يمكن تجزيئ المشروع إلى مجموعة من هذه المهام ويكون لكل مهمة مهلة محددة وهو ما يساعد في تجنب هذا الموقف إ ذ أنّ المستقل سيكون حينها مضطرا لتسليم كل مهمة على حدا.

الالتزام بالوقت المحدد أمر في غاية الأهمية ..لا يقل عن جودة العمل والتواصل والتفاهم الجيد بين المستقل والعميل ..ما أعانيه شخصيا كمستقل هو معاناة عكسية ، بمعنى أهمال العميل لأهمية الوقت ، بعض الأشخاص يتم الإتفاق معه على وقت محدد وأقوم بناء على ذلك بتوزيع المهام المطلوبة على الوقت المحدد ، وعند الإنتهاء من العمل وتقديمه للعميل ليبدي رأيه وتوجيهاته لطلب تعديلات وما إلى ذلك ، أو حتى تسليم المشروع إذا كانت الأمور على ما يرام ، فهذا يحتاج إلى أوقات إضافية لمحاولة جعل العميل يدخل الموقع ليجيب فقط على تساؤلاتي وما إذا كان راضيا عن العمل .

يطلب انجاز العمل في يومين ، وأحتاج أسبوعين للحصول على رد او ابداء ملاحظة ان وجدت .. الحقيقة أن المشكلة في أسلوب التفكير ، تقدير أهمية عدم اهدار الوقت بلا طائل، للأسف ثقافة غير موجودة ، وترتبط بالمصلحة ، الوقت مهم حتى أحصل على ما أريد أنا فقط .