كيف استخدام أدوات تكنولوجية لتحسين إنتاجية شركة ناشئة دون زيادة التكاليف؟

من الرائع أنك استخدمت الأدوات التكنولوجية لتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف في شركتك الناشئة! هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لتحقيق نفس الهدف، وهنا بعض منها وكيفية استخدامها بأقل التكاليف:

إدارة المشاريع والمهام:

1. Trello: أداة مجانية لإدارة المشاريع التي تستخدم لوحات كانبان لترتيب المهام وتتبع التقدم.

Asa: أداة أخرى ممتازة لإدارة المشاريع، وتقدم خطة مجانية لفريق صغير.

التواصل والتعاون:

*Microsoft Team توفر حلاً شاملاً للتواصل، الدردشة، والمكالمات الفيديوية، ولديها خطة مجانية.

إدارة المستندات:

1. **Google Workspace**: كما ذكرت، هو خيار ممتاز للتعاون عبر المستندات، الأوراق، والعروض التقديمية.

2. **Dropbox**: يمكنك استخدام النسخة المجانية للتخزين السحابي ومشاركة الملفات بسهولة.

أدوات الإنتاجية

*Todois: أداة رائعة لإدارة قوائم المهام، وتقدم نسخة مجانية بخيارات كافية لمعظم الاحتياجات.

إدارة الموارد البشرية:

1. Gusto لإدارة الرواتب والموارد البشرية، تقدم خطة بأسعار معقولة للشركات الناشئة.

2. BambooHR لإدارة البيانات الشخصية للموظفين، وهو مفيد خاصة مع فرق العمل الصغيرة.

التسويق والإعلانات

Hootsuite*: لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي، تقدم خطة مجانية تمكنك من إدارة حسابات متعددة في مكان واحد.

هذه الأدوات، يمكن للشركات الناشئة تحسين إنتاجيتها وتنسيق العمل بفعالية دون الحاجة إلى زيادة التكاليف بشكل كبير. دائما ابحث عن النسخ المجانية أو خطط الاشتراك التي تقدم ميزات كافية لاحتياجات فريقك الحالي.

هناك عدة أدوات تكنولوجية يمكن الاعتماد عليها بفعالية وبتكاليف منخفضة وهى متنوعة بمعنى أن لكل أداه بدائل بميزانيات مختلفة, على سبيل المثال :

أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) فهى تُسهم في تنظيم وتحسين تفاعل الشركة مع العملاء ويمكن استخدامها لتتبع الاتصالات، إدارة البيانات، وتحسين التواصل مع الزبائن بشكل فعال، فهى تعزز الفعالية التسويقية والمبيعات بتكاليف تبدأ من الاشتراكات الشهرية المنخفضة وفى بعض البدائل تكون مجانية بإمكانيات محدودة تتناسب مع الئكة الناشئة.

أنظمة إدارة المشاريع (Project Management Systems) تساعد في تنظيم ومتابعة المشاريع وإدارة المهام بين الفرق بطريقة متكاملة. مثل Trello أو Asana، كذلك تكلفة الاشتراك تعتبر بسيطة مقارنة بالفوائد الكبيرة من استخدام مثل هذه الأدوات.

أدوات التواصل و التعاون عن بُعد (Remote Collaboration Tools) مثل Slack أو Microsoft Teams، تساعد في تسهيل التواصل بين الفرق العاملة من مواقع متفرقة، وتنظيم الاجتماعات الافتراضية ومشاركة الملفات ، وهي غالباً ما تكون متاحة بنماذج اشتراك شهرية ميسورة.

أنظمة الدفع الإلكتروني (Electronic Payment Systems) تسهل عمليات الدفع والتحصيل للشركات الناشئة، مثل PayPal أو Stripe، ومؤخراً تم إضافة وسائل دفع محلية تتناسب مع كل دولة مثل فودافون كاش بمصر مما يقلل من التأخير في التحصيل .

عن نفسي أداة: "أنا حسوب و Trello" سهلوا علي كثيراً، وبرأييي كانوا حل فعال لتحسين إنتاجيتي الفردية فيما يخص أنا حسوب وانتاجية الفرؤق الذي أعمل معه وخاصة إذا ما استخدمنا أيضاً تريللو. تتيح هذه الأدوات تنظيم المهام بشكل مرئي من خلال قوائم وبطاقات مما يُسهّل عليّ تتبع التقدم في المشاريع وهذا أكثر شيء أحتاجه لاختصار الوقت بين التنقل بالمهمات، يُمكن للشركة تقسيم العمل بين الفريق وتحديد مواعيد نهائية وإضافة تعليقات أو ملفات مباشرة على البطاقات!.

يعني كل العمل من منصة واحدة.

هذا خلصني من الاجتماعات الكثيرة أو الرسائل التي تحتاج مليون شرح. المنصات مرن طة وسهل الاستخدام وأنصح باستخدامها.

كنت آمل أن أقدم فائدة بشأن الأدوات التقنية، ولكن لماذا لا تفكري في الاجتماعات والدراسات التقليدية، النظام التقليدي في الإدارة جيد للغاية وخصوصاً لو كان فريق العمل متواجد بمكان واحد أو سهل إجراء اجتماعات بمقر معه.

التقنية جيدة لا أنكر فضلها ولكن تسبب الارتباك للبعض ولا تجدي نفع مع البعض الآخر حسب ما جربت في عملي فجربي حتى الدمج بينهم إن كنتي لمستي أثر فعال للتقنية ولا ترغبين في التخلي عنها