كمدير، كيف تدير مهام عملك بفاعلية وكفاءة؟

هناك مصطلح اسمه "التسويف الاستراتيجي" أعتقد أنه من الحلول الفعالة لإدارة الإلحاح الزائف False Urgency، لكن أولًا قبل أي شيء يجب أن يكون لدى المدير نفسه إدراك ووعي بأن ثمة خلل في إدارته ليسعَ إلى التغيير، المهم أن التسويف معروف بأنه أمر سلبي، لكن التسويف الاستراتيجي المقصود هنا هو تسويف هادف بغرض التخلص من الاندفاع غير المبرر بزعم أن المهام كلها عاجلة، مما يؤدي لقصور في الإبداع نتيجة العجلة الدائمة، وهذا التسويف يتطلب إعادة هيكلة للجدول الزمني للمهام غير العاجلة فعلًا، وتوزيع العمل عليها على مراحل متأنية طوال فترة التسليم، وعدم استهداف التسليم قبل الموعد، وعدم اعتبار ذلك ميزة أساسًا إذا ما أضر بالجودة، هذا التوزيع على الجدول الزمني يكون هدفه إتاحة الفرصة للإبداع والابتكار وطرح الأفكار دون ضغط.

يحتاج المديرون دائماً إلى تنظيم المهام بطريقة دقيقة غير عشوائية، وذلك من خلال فرزها وعمل قائمة تتضمن موعد التسليم النهائي لكل مهمة، ثم ترتيبها في جدول يحتوي على مجموعة من القوائم وهي قائمة مهام متأخرة، والمهام الأكثر أهمية والمهام الأقل أهمية وكذلك المهام التي يتم العمل على تنفيذها في الوقت الحالي، وغيرها من القوائم التي تنظم سير العمل بوضوح.

ببساطة، بعض المديرين يفتقرون إلى القدرة على التمييز بين المهام المهمة والعاجلة

هذا أمر أتعرض له يوميًا تقريبًا فأنا أتعامل مع أحد العملاء الذين يطلبون كل شيء ASAP ويكتبون في كل إيميل Urgent ثم عندما يكون هناك شيء يحتاج أن ينجز بسرعة بالفعل يتوه وسط كل هذا ويتأخر وبالتالي يتضرر هو وأنا في العموم أفضل كثيرًا أن يحدد العميل مواعيد معينة بالطبع بعد أن نتفق على ضغط عمل معين وفترة مناسبة لإنجاز المهام وهذا ما أراه مناسب أن يكون هناك اتفاق مبدأي على ضغط العمل وأوقات التسليم المتوقعة ويتم العمل على أساسها وأن يكون العمل المستعجل كذلك بالفعل وليس مجرد كلام لانهاء العمل في أقرب وقت ممكن والسلام حتى لو عنى ذلك التأثير على جودة التسليم وعلى حياة المستقل التي تصبح تحت رحمة العميل، المشكلة فيما يتعلق بي أني لم أتفق مع العميل من البداية على هذه الأمور فأصبح من الصعب تغيير الأمور الآن لكني أحاول أن أوصل له الأمر بالتدريج وتوضيح أن هذا يضر بالعمل وبي أكثر ما يفيد.

اعتقد أن علي المدراء تنظيم الأولوية في العمل بحيث يتم إنجاز الأهم والعاجل، ومنها الي المهم وغير العاجل وهكذا توالى، بهذا يضمن أن يتم العمل بأفضل طريقة ممكنة، وتقليل الضغط علي الموظفين وزيادة الإنتاجية.