بيرنيلو كوتشيليني عن cc الإيميل: إذا قرأها عشرة، فهم يريدون التملّص من المسؤولية!

بالفعل، هو إجراء تنظيمي جيد، أن لا تُرسل الرسائل إلا للمعني بها.

اولا - نوفر وقت غير المعنيين بها، ولا نشتت تركيزهم واهتمامهم عن ما هم بصدد إنجازه.

ثانيا - أن من تصله الرسالة يكون المسؤول عن تدبر أمرها، دون تسويف أو تواكل.

هل نحتاج إلى مثل هذه التدابير في الشركات؟ هل فعلًا ارسال النسخ يُشتّت المسؤولية؟ أم أنّه يقيّد تحديثات الشركة بشكل مبالغ فيه؟

أعتقد أنها قضية مثيرة للجدل ومعقدة. فهناك حالات قد تستدعي إرسال الرسائل إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص، وحالات أخرى قد تستفيد من تحديدها إلى شخص أو شخصين.

فمن جهة، أفهم وجهة نظر بيرنيلو كوتشيليني، فعندما يتلقى شخص رسالة موجهة إليه وإلى آخرين، قد يظن أن الأمر لا يتعلق به بشكل خاص، أو أن هناك من سيتصرف بدلاً عنه، أو أنه لا يحتاج إلى الرد أو الإجراء. وهذا قد يؤدي إلى تأخير أو تجاهل أو تضييع بعض المعلومات أو المهام المهمة.

ومن جهة أخرى، أظن أن هناك حالات تتطلب إبلاغ عدد كبير من الأشخاص بمعلومة معينة، سواء كانوا مهتمين بها أم لا. فقد يكون هذا ضروريًا لزيادة الشفافية والتواصل والتعاون في الشركات. على سبيل المثال، قد يحتاج المدير إلى إرسال رسالة إلى جميع الموظفين لإبلاغهم بقرار جديد أو خطة جديدة أو مشكلة جديدة. وفي هذه الحالة، فإن إرسال الرسالة إلى شخص واحد أو اثنين قد يؤدي إلى فقدان بعض التفاصيل أو التأثيرات أو التغذية الراجعة.

أعتقد أنه لا يوجد قانون ثابت في هذا الشأن، وأن كل حالة تختلف عن الأخرى. وأظن أن المفتاح هو استخدام الحكمة والتقدير في اختيار المستلمين المناسبين لكل رسالة.

هل نحتاج إلى مثل هذه التدابير في الشركات؟ هل فعلًا ارسال النسخ يُشتّت المسؤولية؟ أم أنّه يقيّد تحديثات الشركة بشكل مبالغ فيه؟

إذا كنا بحاجة إلى مثل هذه الإجراءات في الشركات أم لا يعتمد على الظروف، لا أوافق نهائياً على إلغاء هذا الأمر، في بعض الحالات قد يكون من الضروري اتخاذ تدابير لتحويل المسؤولية، مثلاً إذا كانت شركة ما تتعامل مع قضية حساسة فقد يكون من الضروري إرسال نسخ من الإيميلات إلى عدة أشخاص للتأكد من أن الجميع على دراية بما يحدث وأنه لا يوجد شخص واحد هو المسؤول الوحيد عن أي أخطاء. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت الشركة تتعامل مع معلومات سرية فقد يكون من الضروري ذلك أيضاً من أجل حماية تلك المعلومات وإرفاقها للمعني بالأمر.

إذاً المسألة ليست هل نحتاجها أو لا برأيي، بقدر ما هي رحلة بسيطة للبحث عن الحكمة باستخدامها، إذا تم استخدامها كثيراً، فعلاً قد يكون لها تأثير سلبي على الشركة، مثل إذا شعر الموظفون أنهم يخضعون دائماً لإدارة دقيقة أو أنهم لا يستطيعون مشاركة المعلومات بحريّة، فقد يصبحون أقل إنتاجية وأقل مشاركة.

الأمر إذاً معتمد كقرار على كل حالة على حدة، لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع في الأمر.

في جميع الحالات التي أُرسل لي فيها إيميل في خانة ال Cc كنت معنيّة بالأمر ولم يكن الأمر إجراء شكلي أبدًا. أنا أعتقد أنّ الغاية من هذه الطريقة مهم جدا إذ أنّه يبقي الجهات المعنيّة على تنسيق واطلاع حول كافة المعطيات التي تحدث. مثلا، في المشروع السابق لمحو الأمية الذي كنت أعمل عليه كنت أرسل تقريرا شهريا لمدير المركز وللفرع الرئيسي. فمدير المركز يريد أن يعرف كيفية تقدم الطلاب وأمّا الفرع الرئيسي متجسدّا بالمدير التنفيذي فهو يود أن يعرف إذا ما كان المشروع يحقق الأهداف المطلوبة. إذا لكل من الطرفين أهدافه إلأ أنّ معرفة كلاهما بالأمر شيء أساسي وضروري.