قرر العام الماضي مجموعة من أصدقائي افتتاح مشروع عمل لتقديم خدمات متنوعة فيما يخص ريادة الأعمال والمحاسبة نظرًا لخبرتهم ومجال دراستهم. لم يستمر المشروع لأنه لم ينجح على الرغم من أنهم متمكنين وخبيرين في عملهم. عندما بحثوا عن السبب وجدوا أن المشكلة الأساسية كانت تكمن في خطتهم للعمل.
يُمثل وضع خطة عمل شاملة المفتاح لنجاح أي مشروع تجاري، وقد أثبتت إحدى الدراسات الاستقصائية الحديثة أن ما يقارب 42% من الشركات لا تفهم ولا تهتم بـ قيمة إدارة المشاريع ووضع خطة مشروع ليكون سبب مباشر لتعرض نصف المشاريع تقريبًا للفشل التمام.
خطة العمل أو خطة إدارة المشروع (Work Plan) هي وثيقة تصف طريقة إنجاز المشروع، وتحدد جميع الخطوات لتولي مسار المشروع، وتقسيمها إلى أكبر قدر ممكن من التفاصيل وإسناد الأنشطة الفردية إلى إدارات أو أشخاص معينين، ويبين جميع النواتج، المهام، المعالم، التمويل، الموارد وأي معلومات ضرورية أخرى.
وبما أننا دخلنا عام جديد ونضع أهداف لتنفيذها منها مشاريع جديدة أو توسع في المشاريع وجميعهم يحتاجون بشكل أساسي لوضع خطة فعالة تساعد في نجاح المشروع. وتجنبًا للوقوع في نفس خطأ أصدقائي أثناء إنشاء مشروعهم، إليكم بعض الخطوات التي تساعد في وضع خطة عمل مدروسة يجب اتخاذها بعين الاعتبار عند إنشاء خطة عمل، والتي تتشابه كثيرا لأي خطة حتى خطة أهدافنا السنوية مثل:
- تحديد أهداف تنفيذ المشروع، أول خطوة وأهم خطوة، يحتاج المشروع إلى وضع أهداف شاملة، محددة، وقابلة للتحقق لا تتعارض مع اتجاه عمل الشركة الأساسي. هذا الخطأ الذي وقع به أصدقائي، إذ أنهم تجاهلوا هذه الخطوة وقللوا من قدرها.
- وضع معايير ونتائج لتحقيقها، وتشمل هذه الخطوة الإجراءات المحددة التي سيتخذها الفريق لتحقيق الأهداف الأوسع التي حُددت سابقًا، مع إرفاق مواعيد نهائية لكل هدف.
- تحديد الموارد التي تحتاجها الشركة لتحقيق أهدافها، وتشمل هذه الخطوة كل مورد محدد يمكن التفكير فيه لاستخدامه وإرفاقه بكل هدف للمشروع، مثل المعدات، المواد، المساحة، وطريقة العمل. من الأفضل إجراء هذه الخطوة مع فريق العمل لضمان إدراج جميع الموارد اللازمة.
- تحديد العقبات، يقع في هذا الخطأ الكثير وهذه الخطوة تكون سبب رئيسي بعض الأحيان في فشل المشروع بسبب عدم الأخذ بعين الاعتبار العقبات والعوامل الخارجية التي تؤثر على نجاح المشروع، تحتاج الخطة أن تتحلى بالمرونة لمثل هذه الظروف لذلك وجد ما يُسمى بالخطة البديلة (Plan B) لتلافي الفشل وتصحيح الوضع الذي حدث جراء الخطة الأساسية.
- تجميع الخطوات في جدول زمني للمشروع، تتضمن هذه الخطوة تقسيم الخطوات السابقة إلى خطوات أصغر وتوزيعها على فريق العمل وتحديد جدول زمني لكل خطوة.
- تنفيذ وتقييم الخطة، تشمل هذه الخطة تنفيذ الخطوات السابقة على أرض الواقع وتقييم سير وسلاسة عملها، ويُفضل استخدام برامج وتقنيات محددة لقياس أداء ونجاح الخطة.
ماذا عنك إذا كنت في مرحلة التخطيط لمشروعك الخاص، ما الأمور التي سيكون تركيزك عليها بنسبة أكبر؟ وما الأمور التي ستتجنبها لضمان نجاح المشروع؟