التخطيط الجيد لأي شيئ كان يعطي شغف وحب كبير للبدء فيه ، ومحاولاتنا لتطبيق أساليب الإدارة الفاعلة للمهام هو نوع من هذا التخطيط ، والكثير منا يعمل ويسعى جاهدًا لتحقيق نسبة إنجاز يومية معينة بواسطة معدل أداء جيد ،تفرضه ظروف وطبيعة العمل ، ومن الأفضل أن نضع تخطيط عملي لتنظيم هذه العملية والتنقل بين نشاطاتها مع تحقيق المستهدفات المرجوه.
أي عمل خاضع لمؤسسة أو شركة محكوم بدوام رسمي وورديات قد يبدأ عند الساعة الثامنة وينتهي عند الساعة الخامسة وهو المتعارف عليه في الوسط المهني لجميع الأعمال لدى أغلب القطاعات الإقتصادية ، وعلى هذا الأساس العملي نحن بحاجة إلى التعرف على مراحل او تقسيمات العمل اليومي بساعاته حتى نسطتيع ننجز مهامنا بكل سهوله ويسر.
التقسيم الفعلي لساعات العمل اليومي حسب خبراء إدارة المشاريع يتمحور عند 4 مراحل ما يلي شرحها :
- ساعات العمل الأولى او ساعة الإفتتاح Opening Time التي من خلالها يتم وضع آليه أو خارطة لبدء الأعمال اليومية على حسب المهام المطلوبة قد نختصرها بأنه عباره عن ساعة لإعداد الجدول اليومي للمهام.
- ساعات العمل العميق Deep work اهم ساعات الإنجاز وقد تكون أول ثلاث ساعات من بعد ساعة الإفتتاح ،وفيها يتم تحقيق أهم متطلبات العمل اليومي بشكل جاد وفعال ، وتحقيق نسبة إنجاز معينة حسبب المخطط له.
- ساعة الراحة Break Time ساعة منتصف العمل الذي يخلد فيها الموظفين نحو الإستراحة وأخذ قسط من الراحة ، بعد أن يكون قد انجز مهام معينة.
- ساعات العمل السطحي Shallow work ساعات ما بعد Break وقد تكون ساعة أو ساعتين يستغلها الموظفون في قراءة الإيميلات والرد على المراسلات العملية ، وارشفة الوثائق الهامة ، أو كتابة خطاب أو إعداد ومراجعة تقرير ما.
- الساعة الأخير أو ما تسمى ساعة الإغلاق Closing Time يستغلها الموظف في مراجعة المهام والتأكد من نسبة إنجازها ، مع إعداد خطة عمل اليوم التالي.
هكذا ايضاً هو اسلوب العمل المهني وفق أسس إدارية تنظم العمل بشكل افضل ، وتعطي انطباع جيد لبيئة العمل الفعالة التي تشجع موظفيها على رفع نسب الإنجاز ومعدلات الأداء بشكل جيد.