مع كل خطوة نحو الاحتراف في شتّى المجالات المهنيّة، نعمّق تعاملاتنا عبر البريد الإلكتروني. ويحتّم علينا ذلك الالتزام بمعايير احترافيّة على جميع الأصعدة، وبالنسبة لكل عناصر رسالة البريد الإلكتروني الواحدة.
سواء كان التواصل عبر البريد الإلكتروني موجّهًا لعملاء أو مهنيين أو جهات رسميّة أو غيرهم، ما هي سمات التواصل الاحترافي من خلاله؟ وما هي مواصفات البريد الإلكتروني للمهني المحترف؟
غالبًا ما يكون التواصل عبر البريد هو تواصل رسمي، وأراه احترافيًا، ولذلك فمن السمات الواجب توافرها في رسالة البريد الإلكتروني أن تحافظ على الرسمية في انتقاء المصطلحات وصياغة الجمل والتركيز على التدقيق اللغوي والنحوي والإملائي، كما يجب أن يراعي المرسِل أن يكون واضحًا ومختصرًا بعيدًا عن الحشو، ومن المهم كذلك أن تكون الرسائل هادفة وذات صلة، وأخيرًا أن يُنسق المحتوى بطريقة جيدة ومرتبة.
وأخيرًا أن يُنسق المحتوى بطريقة جيدة ومرتبة.
لا أخفيكِ سرًّا أنّني حتّى الآن ألتزم بالتعامل اليومي مع البريد الإلكتروني. على الرغم من المعايير الاحترافيّة المعقولة التي ألتزم بها، فإن نقطة التنسيق المستمر هذه لم أهتم بها حتى يومنا هذا. وذلك على الرغم من أنني تعاونتُ مع أكثر من جهة رسميّة، بأكثر من نوعٍ وأكثر من غرضٍ. من أبرزها:
وبالتالي أرغب منكِ في توضيح فكرة التنسيق نفسها. هل تعنين بها الخط والحجم والتسوية وخلافه أم تعنين جوانبًا أخرى؟
ما قصدته بالضبط فيما يخص التنسيق هو الاهتمام بالجوانب التالية:
أولًا: يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ومباشر يرشد المستلِم إلى الغرض من بريدك الإلكتروني.
ثانيًا: مراعاة لغة الخطاب، باستخدام تحية مثل عزيزي فلان أو مرحبًا فلان.
ثالثًا: قسّم المحتوى إلى فقرات قصيرة ومباشرة لتسهيل قراءة البريد وفهمه.
رابعًا: سيكون من الجيد استخدم النقاط أو القوائم المرقمة لتنظيم المعلومات وتسهيل قراءتها.
خامسًا: لو كان المحتوى تسويقي، سيكون من الأفضل إرفاق صورة واضحة بجودة عالية للمنتج، بشرط عدم الإكثار من الصور، صورة تكفي.
سادسًا: مراعاة النهاية المناسبة مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" ، متبوعًا باسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
برأيي البريد الإلكتروني للمهني المحترف هو البريد الذي يضع نفسه عند كتابته في مكان القارئ (المرسل إليه)، حيث يأخذ في الحسبان كل ما قد يسهل على القارئ مهمته، فإذا كان يعتقد مثلا أن هناك كلمة مهمة فيقوم بتكبير حجم الخط عندها لتلفت نظره، ويسعى إلى تبسيط وتوصيل فكرته أو سؤاله أو طلبه بوضوح تام.
قد لا يكون الأمر بهذه السهولة للأسف يا رغدة في الكثير من الأحيان. فعلى الرغم من أن اللهجة العامّية تمثّل سهولة كبيرة لدى الكثير من الناس على سبيل المثال، لا أستطيع أن أستخدمها في رسالة بريد إلكتروني موجّهة لشركة مصريّة ومتحدّث مصري، على الرغم من قربها لها أكثر من الفصيحة.
كذلك البداية والنهاية اللطيفة مهمة.
على الرغم من أنني ألتزم بهذا الجانب، فإن الأمر يمثّل لي تكرارًا في الآونة الأخيرة للأسف. هل يمكنكِ أن تقترحي علينا قوالبًا أو عباراتٍ جيّدة قابلة للاستخدام في هذا السياق؟
بالطبع الجانب المهم لاستخدامك اللغة الفصيحة، قد تساعدك في تحقيق أكبر قدر من وصول الرسالة للجمهور، والأمر الآخر أنها توفر عليك الوقت والجهد كمرسل، بدلاً من تخصيص أسلوب صياغة لكل فئة.
أظنها لا تقصد من حيث استخدام اللغة، لكن من حيث التنسيق أكثر. وهذه مشكلة لاحظتها شخصيا في عملي. كثيرا ما لا يوضح المرسل ما النقاط المهمة التي يريدني أن اطلع عليها.
فمثلا، حين أرسل لشخص مهم إيميلا، أحرص على جعل الكلام المهم الذي أريده أن يراه Bold. أي معلومات اتصال، وما إلى ذلك في صورة bullet points. أي لا تجعل الإيميل "خلطبيطة بالصلصة :)"
هل يمكنكِ أن تقترحي علينا قوالبًا أو عباراتٍ جيّدة قابلة للاستخدام في هذا السياق؟
هناك إضافة كروم جميلة اسمها grammarly يقوم بتحديد النبرة tone التي يوحي بها إيميلك. جميلة جدا بالنسبة لي.
بخصوص البدايات:
أو أي شيء مخصص لحدث قريب يخص الشخص نفسه أو حدث عام (رمضان - عيد - بداية سنة - عيد ميلاده)
Wishing you all the blissings of the holy month. (لرمضان مثلا)
أبدعوا أصدقائي بذكر السمات المميزة للتواصل الاحترافي، فأحبب أن أنوه للسلبيات الشائعة للتواصل الاحترافي عبر البريد الإلكتروني:
يحدث غالبًا تفسير غير دقيق للمعلومات المرسلة عبر البريد الإلكتروني، حيث يفتقد البريد الإلكتروني للتعبير الجسدي والتواصل غير اللفظي الذي يسهم في فهم الرسالة بشكل أفضل.
ممكن أن يتسبب حجم البريد الإلكتروني الكبير وتدفقه المستمر في زيادة مستوى الإجهاد والضغط على الفرد، فيكون صعب عليّ إدارة كمية البريد الإلكتروني والرد على جميع الرسائل في الوقت المناسب.
يعتبر البريد الإلكتروني وسيلة غير شخصية للتواصل، وهو يفتقر إلى الاتصال الشخصي الذي يمكن أن يسهم في بناء العلاقات وفهم أفضل للمستلمين.
ويمكن أن يكون البريد الإلكتروني مصدرًا للتشتت وتشتيت الانتباه، كالذي يتلقى الفرد العديد من الرسائل والإشعارات التي تشغله عن المهام الأخرى.
في بعض الأحيان، لا يمكن البريد الإلكتروني غير قادر على نقل العواطف والتعابير بنفس القوة والتأثير التي يوفرها التواصل الشفهي أو اللغة غير اللفظية.
التعليقات