متى يمكنني تفويض فريقي في العمل للقيام بمهامي؟

يمكنك تفويض عملك عندما يكون ذلك ليس مناسباً ومتاحاً فقط، بل ومفيدًا أيضاً لك ولفريقك. الحالة الأولى مثلاً: إلحاح المهمة، إذا كانت المهمة عاجلة فقد تحتاج إلى القيام بها بنفسك. ومع ذلك إذا كان من الممكن تنفيذ المهمة في وقت لاحق فقد تتمكن من تفويضها. ثاني موضوع هو أهمية المهمة، إذا كانت المهمة شديدة الأهمية فعلاً، أي مهمة اسم على مسمى فقد ترغب في القيام بها بنفسك ومع ذلك إذا لم تكن المهمة ضرورية جداً وخطيرة جداً فقد تتمكن من تفويضها.

عليك أن تقيم اعتبارات كثيرة أيضاً لقدرات ومهارات فريقك وأن تحرص على عدم تسليمهم أمور فوق طاقتهم المعرفية أو حتى أقل بكثير، الأمر يجب أن يكون متوازناً وعليك أن تقيم اعتبارات أخرى للوقت، وأن تعلم أنّ الموظف مهما كان مجتهداً لن يكون أسرع منك في أداء عملك الذي ينتمي لرسالتك وقناعاتك، لذلك ضع عامل الوقت بالحسبان وحاول تسليمه ما يمكنك أن تصبر عليه فعلاً.

برأيي أن أفضل نوع من المديرين هو الذي يفوض مهامه لفريق عمله ويقوم بالمراجعة عليهم، لأن هذا النوع يحقق التوازن المناسب بين إعطاء المرؤوسين الصلاحيات والاطمئنان على سير العمل.

ويمكن عمل تفويض فعال لفريق العمل من خلال:

1. تحديد المهام والصلاحيات المفوضة بوضوح، وإبلاغ الفريق بها.
2. توفير التدريب والدعم اللازم للفريق للقيام بالمهام المفوضة على أكمل وجه.
3. المتابعة المنتظمة لسير عمل الفريق وأدائهم للمهام المفوضة.
4. إعطاء التغذية الراجعة للفريق بشكل مستمر لتطوير أدائهم.

أما بخصوص أنواع المهام، فيمكن للمدير تفويض معظم المهام الروتينية والتنفيذية للفريق، إلا أن بعض المهام الاستراتيجية والحساسة مثل وضع الخطط، واتخاذ القرارات المصيرية، والموارد البشرية لا ينبغي تفويضها.

تحياتي لك

المدير الثالث أجده الأفضل، فالقيادة تتطلب أن تثق بفريقك و تفوضه بالمهام كلاً حسب تخصصه و المجال الذي يبدع فيه ثم عليك مراجعة المخرجات و التأكد منها بنفسك

بعض المهام لا توكل للفريق كالأمور الادارية بالدرجة الاولى كالموافقة على الصفقات و مصادقة بعد المعاملات

فبرأيك أي المديرين أفضل لمؤسساتهم؟

بكل تأكيد المدير الثالث والذي يفوض الأعمال مع القيام بعملية المراجعة، وذلك لأن تفويض الأعمال للمرؤوسين يساعد على بناء شخصيات وكوادر قائدة في المستقبل مما قد ينعكس بشكل إيجابي علي الأفراد والشركة ذاتها فهو أشبه بالمصلحة المشتركة.

وكيف يمكن عمل تفويض فعال لفريق العمل؟ 

• شرح الهدف من عملية التفويض أعتقد إذا ذكر المدير أنها ستصب في مصلحة الأفراد قد يجعلهم أكثر حماساً ودقة في أداء الأعمال.
• مشاركة كافة التفاصيل الخاصة بالمهمة مع تقسيم المهام على أعضاء الفريق.
• يجب أن يكون هناك وقت كافي للحوار وتبادل كافة الاسئلة.
• الاتفاق على جدول لإنجاز المهمة والذي يتخلله أوقات للمراجعة.

وهل يمكن تفويض كل أنواع المهام لفريق العمل أم أن هناك مهام لا ينبغي للمدير أن يفوضها؟

لا أعتقد بأن كافة الأعمال يمكن تفويضها وبشكل خاص الأعمال الحساسة والتي تتطلب تعامل شخص لديه الخبرة، عملية وضع الأهداف وبشكل خاص طويلة الأجل.