لا تفوض مهامك عن طريق البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني من الأساس ليس أداة لتفويض المهام بين أفراد الفريق الواحد، وهذه الأداة إن استخدمها الفريق كفيلة بقتل التواصل والإندماج بين أفراد الفريق، سواء كان بالعمل العادي وخاصةً بالعمل عن بعد، قادرة على قتل بيئة العمل تماما.

أما أدوات إدارة المهام مثل أداة أنا أو غيرها، فهي تم إنشائها خصيصا لهذه الأمور، وتعتبر مسيلة فعالة للتواصل بين أعضاء الفريق وإدارة المهام والاستراتجيات الخاصة بالعمل.

ما ذكرته أستاذ سفر أمر في غاية الأهمية، وفعلًا،، كثيرًا ما أزعجتني رسائل التفويض التي تصلني عبر البريد الإلكتروني.

إلى جانب الراحة اللحظية التي أشرتَ لها في المقال، فأنا أعتبر التفويض عبر البريد الإلكتروني وسيلة متعبة. غالبًا لا تكون المهمة واضحة على أكمل وجه، وأعتبره نوعًا من الغزعاج أن نتبادل باستمرار رسائل لتوضيح ماهية العمل بالتحديد والأخذ والعطاء بذلك.

بالإضافة إلى ذلك، تراجعت شعبية البريد الإلكتروني في أمور التفويض، وحلّ محلّه العديد من البرامج والتطبيقات الأخرى المصممة خصيصًا لتفصيل المهام وتبيانها بشكلٍ أكثر وضوح ويُزيل الضباب عن المهمة ليُصبح تنفيذها حتمي وسريع وواضح.

بالطبع في الوقت الحالي لا أحد يفضل استخدام البريد الالكتروني لتفويض المهام ومتابعتها، وظهرت أيضاً العديد من الادوات والمنصات التي تساعد على متابعة العمل وتفويض المهام بسهولة أكبر .

وأجد أن البريد الالكتروني يؤدي لبطئ العمل الاداري بصورة كبيرة مقارنة مع المنصات الاخرى للتواصل السريع.

فمثلاً منصة أنا التي تستخدم لمتابعة الكتاب على منصة حسوب فهي معدة بصورة رائعة ومميزة لمتابعة الاعمال بصورة مستمرة بدون استخدام البريد الالكتروني وكثرة الاشعارات واختلاف الاوقات وفي بعض الاحيان بعض الرسائل تصل للايمل الغير هام ما يؤدي لتجاهل أو نسيان عدد كبير من الايميلات.

أنا أعمل حالياً على 3 مشاريع ولكن لا استخدم البريد الالكتروني في أي منها.

كلما كان التواصل مباشر كلما كان أفضل في تفويض المهام من حيث إتفاق الطرفين وفهم الطرف الأخر المهام المطلوبة منه وسهولة الإستفسار عن أي مهمة بشكل مباشر؛ قد يكون استخدام البريد الإلكتروني من وجهة نظري استخدام طارئ أحيانًا في حال لم يكن الشخص متواجد على منصة التواصل المباشر، فيكون الحل البديل هو مراسلته عبر الإيميل وطلب المهمة منه بهذه الطريقة باعتباره الوسيلة المتاحة.

مؤخرًا أصبح إستخدام الأشخاص للبريد الإلكتروني قليل جدًا، هو مجرد وسيلة تواصل في البداية، واستغنى عنها البعض واستخدم الواتساب بدلًا عنها، في رأيك هل سنصل إلى مرحلة التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني كليًا لتحل محلّه منصات التواصل الإجتماعي والواتساب؟

على الرغم أنني لا أعمل ضمن شركة أو فريق إلا أن الأمر استوقفني، فما الذي يمكن أن يكون خطأ في توكيل المهام عبر البريد؟ هل لأن احتمالية رؤية الموكل إليه للمهام ليست 100% مثلا؟

سوف أطلع على المقالة وشكرا لك.