العديد من الأشخاص - والأشياء - التي تجعلنا نضيع وقتنا ، ولكن غالبًا ما تحصل هذه القوى على موافقتنا على القيام بذلك. حسنًا ، على الأقل نحن لا نبذل الكثير من الجهد لتجنبها بنشاط. وذلك لأننا لا نقدر وقتنا بشكل صحيح. الوقت من ذهب .
إذا تركنا الوقت اللصوص يسرق من حياتنا ، فسنقع في ديناميات سلبية للغاية. سنحتاج إلى مزيد من الوقت للوفاء بالتزاماتنا وعلينا أن نأخذ هذا الوقت من مكان آخر. لن يكون لدينا خيار سوى قضاء وقت أقل على ما نحبه - عائلاتنا وأصدقائنا وهواياتنا. ليس باردًا على الإطلاق.
يأتي بعض هؤلاء اللصوص إلينا من الخارج ، والبعض الآخر من صنعنا. بعضها واضح والبعض الآخر يمر دون أن يلاحظه أحد. قد يسرقون بضع دقائق هنا وهناك ، والتي ستتحول في النهاية إلى ساعات ضائعة في نهاية الأسبوع. على أي حال ، إليك قائمة ببعض من لصوص الوقت الذين يجب أن تنتبه لهم كثيرًا. عليك أن تعرف ماهية هؤلاء اللصوص من أجل اكتشافهم والقضاء عليهم:
الفوضى الشخصية . إذا لم تكن منظمًا ، فسوف تضيع الكثير من الوقت في تحديد الشيء التالي الذي يتعين عليك القيام به وكيف ستقوم بذلك. يجب عليك استخدام طريقة للتنظيم الشخصي (أوصي بـ GTD ، ولكن أي نظام يسمح لك بإدارة نفسك صالح تمامًا.) كل يوم ، اقضِ بعض الوقت في تنظيم أغراضك وستوفر المزيد من الوقت لاحقًا. قم بتجميع المهام المتشابهة معًا وإعداد خطة عمل يومية .
أهداف غير واضحة . إذا لم تكن واضحًا بشأن أهدافك ، فلا يمكنك تحديد العمل الذي يتعين عليك القيام به والتخطيط بشكل صحيح. هذا يؤدي إلى تغييرات مستمرة في الأولويات والصراعات فيما بينها. حدد أهدافك بوضوح على المدى القصير والمتوسط والطويل ، وقم بمراجعة هذه الأهداف بانتظام. فصل مهمة منها من العاجلة منها.
لا قرارات . قد يؤدي تأجيل اتخاذ القرار إلى أن تحصل على كل المعلومات الضرورية إلى حدوث أزمة أو ضياع فرصة. في بعض الأحيان ، يكون اتخاذ القرارات قريبًا أكثر كفاءة من اتخاذ القرارات لاحقًا ، بمزيد من المعلومات.
لا أعرف كيف أقول لا . قبول الطلبات التي لا تساهم بأي شيء أو التي لا تسمح لك بالتقدم نحو أهدافك ستجعلك تضيع الكثير من الوقت. وإليك بعض المساعدة في هذا الصدد: الأسباب والنصائح لقول لا .
عدم القدرة على التفويض . إذا لم تقم بتفويض مهامك بشكل صحيح ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى القيام بأشياء يمكن للآخرين القيام بها بشكل أفضل وأسرع وبتكلفة أقل. وهذا خطأ جسيم.
قلة التركيز . يمكن أن يكون الإرهاق والتعب والتوتر وعوامل أخرى مؤلمة للغاية. هنا لديك 15 نصيحة للبقاء متحفزًا ومركّزًا.
تواصل سيء . يعد التواصل الواضح أمرًا ضروريًا عند قبول وظيفة أو تفويض مهمة. أنقل الاحتياجات بوضوح وتأكد من وصول الرسالة بشكل صحيح لمن تتواصل معه. إستمع جيدا. إذا تم تنفيذ المهمة بشكل سيئ ، فسيتعين عليك إعادتها ، وسيتم التخلص من خططك الحالية. إذا كان سوء التواصل سيئًا بدرجة كافية ، فقد يتعين إعلان حالة الطوارئ .
التسويف . إذا كنت عادة ما تؤجل المهام الأقل تفضيلاً لديك حتى نهاية اليوم ، فسوف تعود لتطاردك ، مما يؤدي إلى إحداث تأثير مدمر على مؤسستك الشخصية (ربما سبب آخر لحالة الطوارئ المذكورة أعلاه). أكمل هذه المهام في أقرب وقت. ممكن وستتجنب التوتر والشعور بالذنب الناتج عن التأخير.
الانقطاعات . بالإضافة إلى الوقت الذي تستغرقه المقاطعة من تلقاء نفسها ، يستغرق الأمر في المتوسط 15 دقيقة أو نحو ذلك لاستعادة التركيز المفقود. إذا كان لديك زوار غير متوقعين ، فاعتذر وقم بتأجيل الاجتماع إلى لحظة أكثر ملاءمة. لا تدع زميلك الممل الذي يتحدث باستمرار يسرق وقتك. أوقفهم بأدب ولكن بحزم. وبالمثل ، مع المجاملة ، قطع المحادثات الهاتفية غير الضرورية. قم بإيقاف تشغيل الهاتف المحمول في تلك اللحظات التي تحتاج فيها إلى تركيز كامل.
البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية والرسائل الفورية . كل هذه يمكن أن تكون مصدرًا آخر للانقطاع. إذا أبقيت هذه الأنظمة مفتوحة طوال الوقت ، فستتلقى إشعارات وستميل إلى الرد. أغلق هذه التطبيقات وأغلق بعض الوقت كل يوم لفتحها احتياطيًا وتفريغ صندوق الوارد الخاص بك والحفاظ على كل شيء محدثًا. إزالة جميع رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.
الاجتماعات . يمكن أن يضيع الكثير من الوقت في الاجتماعات ، مع العامل المفاقم بشكل خاص أن العديد من الأشخاص غيرك فقط هم من يتأثرون. ثمانية أشخاص يضيعون 30 دقيقة في اجتماع يعني حقًا أن أربع ساعات قد ضاعت. أولاً ، يجب عليك تقييم الحاجة إلى أي اجتماع واستدعاء الأشخاص الضروريين فقط. يجب التحضير للاجتماع بشكل صحيح مسبقًا ، وتحديد الموضوعات التي يجب التعامل معها وتحديد الحد الأقصى للوقت. إليك رابط مع عدد من الممارسات الجيدة لإجراء اجتماعات فعالة .
أزمة أو حالات الطوارئ. إنها فوضى. كل شيء يذهب إلى الجحيم. معظمها ناتج عن شيء تم القيام به بشكل سيئ أو لم يتم فعله على الإطلاق. يجب منع الأزمات حيثما أمكن ذلك. كيف؟ تحديد الأهداف والمهام بوضوح ، والتنظيم ، والتخطيط ، واتخاذ القرارات ، والتواصل بدقة ، وقول لا لبعض الأشياء ، والتفويض المناسب ، وتجنب المقاطعات - باختصار ، من خلال عدم السماح للصوص بسرقة وقتك .