كيف أدير وقتي لأكون أكثر إنتاجية ؟

دليلك الشامل لإدارة الوقت

مما لاشك فيه أن الاهتمام بموضوع تنظيم الوقت من الموضوعات التي ترفع شأن المجتمع وتزيد من إنتاجية وقوة وفاعلية أفراده لذا قررت أن أستعرض لكم في المقال عن كيفية تنظيم الوقت واستثماره ،مما يتيح لنا إنجاز كل مهامنا ،فكيف يتم تنظيم الوقت ؟

أهمية إدارة الوقت:

يجب أن يدرك الشخص أنّ الوقت مورد محدود، لكن الناس يختلفون في تقسيمهم لهذا الوقت نظراً إلى تفاوت مهاراتهم في ذلك، فأحياناً قد يقوم أحد الموظفين بنصف حجم العمل الذي يؤديه زميل آخر له؛ وأحياناً قد يتميّز أحد الموظفين بإنجازه للمهام أو العمل المطلوب بشكل أسرع من غيره وهو ما يؤدّي إلى ترقيته؛ لذلك في حال رغب الشخص بتطوير مستواه الوظيفي أو الدراسي فلا بدّ من أن يُحسّن مهاراته في إدارة الوقت.

استعمل قائمة المهام :

وذلك عن طريق كتابة خطة يومية سواء على دفتر التخطيط أو عن طريق العديد من تطبيقات التخطيط "كمذكرة غوغل " والشروع في تدوين مهام اليوم من نوم ،راحة ،عمل ،مواعيد..

فذلك سيبني تصورا عن ما سيكون عليه يومك

التركيز على المهمة :

قبل أن تبدأ مهمة أو عمل جديد ، حاول تحديد النشاط الذي سيكون له التأثير الأكثر إيجابية على مشروعك أو يومك أو دراستك أو عملك ، ركز على ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك،وقبل كل شيء على ماهو عاجل وإحذف الأشياء غير المهمة غير العاجلة من القائمة

راجع يومك :

إقض كل يوم ربع ساعة لمراجعة قائمة مهامك وإنتقاد المهام التي قمت بها والتي تعطلت عنها إذا شعرت أن أنشطة يومك قد فشلت ، اتخذ قراراً بشأن ما يجب القيام به بشكل متنوع غدًا لتتمكن من تحقيق ما يجب عليك القيام به. 

ومراجعة أعمالك ومهامك هي من الأشياء التي تساعدك على إدارة الوقت

.

راقب وقتك ولا تماطل :

وذلك عن طريق معرفة الأشياء المهمة والغير مهمة في حياتك ،فمثلا إذا كنت تقضي ما يقارب خمس ساعات على مواقع التواصل الاجتماعي فيمكنك استبدالها بساعة كل يوم وملأ الأربع ساعات الباقية بأشياء أخرى لها الأولوية وكنت تشتكي من قبل على عدم وجود الوقت لها وتستعيد تركيزك على الأهم ،سهل أن تضع أهدافا وتضع قوائم المهام لكن الأصعب هو أن تلتزم ،فلا بأس بخمس دقائق للتصفح ..وخمس أخرى لمشاهدة التلفاز ،كثير يفشلون في هذه المرحلة ولا نعرف السبب ،إما التنحي عن المهام أو التراجع عنه ببساطة سيمكنك التوقف عن هذه المماطلة عندما تصبح واعياً لأفعالك

لا تقم بعدة مهام في وقت واحد:

يظن العديد من الناس أن تعدد المهام قد يؤدي إلى الانتهاء منها بشكل أسرع ،لكن هذا حتما خاطئ ،فتعدد المهام قد ينقص من جودة العمل وفي بعض الأحيان قد تأخذ وقتا أكبر من اللازم إذا استطعت التركيز الكامل على إنهاء مهمة تلو الأخرى يمكنك حينها إنجازها في وقت أقل والانتقال للمهمة التي تليها،ففن إدارة الوقت لا يختص بالوقت فقط بل يتضمن التركيز والطاقة كذلك

الإشعارات عائق فتخلص منه :

قم بإيقاف جميع الإشعارات "فيسبوك،تويتر ،واتساب ،والرسائل..."في أثناء القيام بالعمل،أنت بحاجة إلى التركيز فلا تجعل أي شيء يكون عائقا ،بعدها ستشعر أنك تخلصت من عبئ ثقيل أنت بغنى عنه.

حدد أولوياتك:

أولى مهارات إدارة الوقت وأهمها هي مهارة ترتيب الأولويات، تعتمد عليها باقي الخطوات؛ فالشخص الذي يستطيع الوصول لأفضل نتيجة ممكنة في إدارة وقته هو الشخص الذي يستطيع التفريق بين معنى الشيء المهم والشيء المُلح؛ فالأشياء المُلحّة هي المهام التي تتطلب منك رد فعل سريع وفوري، مثل: الرد على الهاتف الذي يُصدر صوتًا رنين، فإذا لم تجب عليه فالمتصل سوف يُنهي اتصاله ولن تعرف سبب الاتصال الذي قد يكون مهمًا أو قد يكون لا فائدة له على الإطلاق.

معرفة كيفية تحقيق أهدافك :

سوف نتعمق ونكتشف ما الذي يمنع الناس من تحقيق أهدافهم من منظور إدارة الوقت حتى تتمكن من تجنب هذه المزالق. 

إن السبب الرئيسي وراء عدم وصول الناس إلى أهدافهم هو أنهم لم يفكروا في الأمر بشكل كافِ وبينما أن الكثر من الناس لا يفكرون فيما يريدون بوضوح ، فهم ليسوا متأكدين إلى أين هم يذهبون. والحق يقال ، السبب الرئيسي لفشل الناس في تحقيق أهدافهم هو التقلبات ، يحدث هذا غالبًا لأن الناس لا يعرفون ماذا يفعلون ، أو ماذا يتوقعون ، أو ما يريدون. بصراحة ، إذا لم يكن لديك هدف في الاعتبار ، فلا يهم حقًا المكان الذي ستنتهي إليه لذلك اكتشف ما تريده حقًا وكيف يبدو ذلك. يعد نقص التركيز ، والذي غالبًا ما يأتي من عدم معرفة ما تريد ، مشكلة شائعة أخرى إذا كنت لا تستطيع الاستمرار في التركيز ، فكيف ستنجز أي عمل أو مهمة؟ بالإضافة إلى ذلك ، من الأسهل بكثير تأجيل المهام التي لا يمكنك التركيز علي

المحافظة على النظام والترتيب:

الفوضى عادةً هي أكبر مشتت يضيع الوقت ولا يساعدنا على إدارته بالشكل المطلوب لتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية، ويأخذنا هذا إلي مهارة ترتيب الأولويات مرة أخرى التي تعد الركيزة الأساسية في إدارة الوقت.

ترتيب الأعمال حسب القدرات الشخصية:

لكل منا وقته ،وهو الوقت الذي نكون فيه في قمة نشاطنا وطاقتنا تكون في أعلى مستوياتها بالقدر الذي يسمح لنا بإنجاز المهام بالصورة المطلوبة وفي أقل وقت ممكن.

رتّب أعمالك حسب هذا الوقت الذهبي الخاص بك؛ حتى تستفيد من قدر طاقتك في تنفيذ مهامك اليومية ذات الطابع الهام جدًا، ثم انزل بقدر أهمية المهام تباعًا مع نزول مُعدّل طاقتك التي تعرفها أنت.

 تجنب الكمال:

لاتدع البحث عن الكمال يكون عدوا لك ويسرق منك الوقت. يجب ألا تفرط في تحليل كل ما تفعله، لكن هذا لا يعني أنك يجب أن تكون مهملاً في عملك. افعل دائمًا أفضل ما يمكنك. ولكن تجنب البحث عن الكمال لأنه يمكن أن يضغط عليك، لذلك لا تفكر في الأمر. بمجرد الانتهاء من المهمة والقيام بأفضل ما يمكنك فعله، يجب عليك الاهتمام بالمهمة القادمة.

 تحديد مهلة زمنيّة:

في الغالب يكون تحديد حد زمني مخصص للمهمة أمرًا ممتعًا جداً. الأمر الجيد، أنه يمكن أن يكون الأمر مثل لعب لعبة. في الحقيقة، بعض الشركات تقوم بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تكمل مشروعًا أو مهمة أولاً على مكافأة. يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة أو مشروع. قم بتحديد حد زمني محدد لكل مهمة، مثل ساعة أو ساعتين. ثم حاول إكمال المهمة في الوقت المحدد وكن سعيدًا عند الانتهاء منها

خذ قسطا كافيا من الراحة:

بعد الإنتهاء من كل نشاط خذ قسطا كافيا من الراحة ،فكما نعلم جميعا أن الراحة أهم شيء يدعم صحتنا الذهنية والبدنية ،لذا فأنصح خلال نهار العمل الطويل أخذ نصف ساعة قيلولة وإتمام باقي المهام

ختاما ،هذه هي أهم النصائح والإرشادات عن كيفية إدارة الوقت الذي يعتبره الجميع من الأشياء المهمة لتمكيننا من إنجاز الأعمال المطلوبة ،توفير الطاقة والجهد وكذا الاستغلال الأمثل لليوم