ما مدى فعاليّة تقسيم مشروعي إلى مهامٍ صغيرة وبسيطة؟

أداة هيكلية تقسيم المشروع (WBS, Work Breakdown Structure)، هي النواة الأساسية لكل مشروع كونها تنظم المشروع وتقسمه إلى مشاريع فرعية ومجموعات من المهام. في بداية أي مشروع، يتم تحديد المنتج النهائي وتقسيمه إلى تسليمات فرعية إذا كان ذلك ضروريًا، بحيث كل تسليمة تمثل مجموعة من المهام التي في كثير من الأحيان يجب أن تنفذ بتسلسل معين. على الرغم من فوائد ال (WBS) في التخطيط وتنظيم المشاريع، إلا أنه يمكن أن يكون له بعض العيوب الشائعة، ومنها:

تقييد الأداة للابتكار والابداع و المرونة لان الاداة قد تكون أحيانًا صارمة جدًا ما يعوق التكيف السريع في حال حدوث أي تغيير في المشروع. كما قد تُقيِد هذه الاداة الفرق التي تعمل على المشروع برؤية قصيرة المدى للمشروع وعدم التفكير بشكل كبير في المدى الطويل. هذا من شأنه أن يؤثر على إدارة المشروع بشكل غير فعّال..

كما قد يحتاج الأفراد لفهم وتطبيق صحيح للWBS، وهذا قد يستلزم تدريبًا إضافيًا وجهدًا و بالتالي تكاليف إضافية.

و من الأمور التي تعاب على هذه الأداة هو صعوبة تحديث الWBS بشكل مناسب عندما تحدث تغييرات في المشروع، و احتمالية أن يتسبب في أخطاء في تنظيم المشروع إذا لم يتم إعداده بشكل دقيق.  

بالرغم من هذه العيوب المحتملة، فإن الWBS لا يزال أداة قيمة في إدارة المشاريع وتساعد في تنظيم الأعمال وتوزيع المسؤوليات بشكل فعال.. إن كان المشروع مصغرو لا ينطوي على عدة مشاريع فرعية و لا تتغير متطلباته بشكل متكرر يمكن الاستعانة بتطبيقات تسهل تقسيم المهام مثل Notion أو Trello.. أما في حالة مشاريع أكثر تعقيداً و التي يمكن أن تتغير متطلباتها بشكل متكررأنصح باستعمال أداة Scrum Agile 

 أداة   Scrum تسمح بتشكيل فِرَق متعددة الاختصاصات تعمل على مشاريع فرعية تدعى SPRINTS ، مع قائمة مهام يجب تنفيذها خلال كل سبرنت.. تم تصميم Scrum ليكون مرنًا وقابلاً للتكيف مع التغييرات بحيث يمكن دمج متطلبات جديدة في السبرنتات التالية، مما يسمح بالاستجابة بفعالية لاحتياجات المشروع المتغيرة.

في وجهة نظري الشخصية أنه لا يمكن لأحد أختيار ألية العمل لتخطيط و تنفيذ أهدافك لأنها تختلف بشكل كبير من شخص لآخر بحسب الأهداف ، لكن أرى تلك الخطة جيدة .. لكن هل تريها أنت مناسبة لك ، أم تعتقدي أنه يمكن أن يكون هناك مخطط أفضل ؟

فكرة تقسيم المشروع على مهام صغيرة عملية جدا، و نستخدمها كثيرا في مجال البرمجة بحيث عند العمل سواء في فريق او كان العمل فردي نقوم بتقسيم العمل و ننجز في كل مرة مهمة مع تحديد الوقت التقريبي للانتهاء من كل مهمة حتى يكون العمل منظم.

بعد الانتهاء نقوم بجمع كل المهام التي تم تنفيذها و ربطها فيما بينها لنحصل على النتيجة التي اردناها.

الأمر يقوم على التجربة، والتجربة قد تحتمل الصواب والخطأ، أظن أنه من الجيد أن تجربي هذه الطريقة في تنظيم المشاريع، حيث يمكنك تقسيم المهام إلى مهام صغيرة لتحقيق الهدف المرتبط بكل مهمة، ولكن عليك أن تكوني دقيقة في وضع وتقسيم مثل هذه المهام مع الوقت، وذلك حفظًا لوقتك وجهدك، وربما سيكون من الأفضل جعل مخطط ومشرف لسير المشروع ومن ثم تسليم مهمة التنفيذ لآخرين,