للإدارة الفعالة طرق متعددة ولعل من أبسط وأدق ما قيل في هذا المجال هو أسلوب The One Minute Manager أو مدير الدقيقة الواحدة OMM ، ووفقا لهذا الاسلوب فإنه يمكن تحقيق نتائج مبهرة في حالة ركزت على ثلاثة محاور ، هي :
1 - أهداف دقيقة واحدة
تحديد هدف دقيقة واحدة هو أول ثلاثة أسرار وأسس لإدارة دقيقة واحدة. معظم المنظمات عندما تسأل الموظفين عما يفعلونه ثم تسأل رئيسهم تحصل على قائمتين مختلفتين من المهام. وذلك لأنه في بعض المنظمات تكون هناك فروق دقيقة بين ما يعتقد الموظفون أنه مسؤولياتهم وما يعتقده رئيس العمل.
وبالتأكيد فإنك كموظف سوف تواجه المشكلات لو قمت بعمل شيء ليس من صميم وظيفتك، حتى لو كان مجرد الرد على هاتف مكتب أحد الزملاء. وهذا الأمر يتفادى حدوثه مدير الدقيقة الواحدة، لأنه يوضح دائمًا أدق التفاصيل حول ما نحن مسئولون عنه. وبمجرد أن يخبر المدير مرؤسيه بما يجب عليهم القيام به ، وبمجرد أنهم وافقوا يتم تسجيل كل هدف ومعيار أدائه بحيث لا يتجاوز 250 كلمة قابلة للقراءة في دقيقة واحدة.
ثم يحتفظ كل من المدير والموظف بنسخة من هذه الأهداف حتى يتمكن من التحقق من إتمام العملية الوظيفية بشكل دوري. ومدير OMM في هذه الحالة يؤمن بقاعدة تحديد الأهداف 80-20 ، أي أن نسبة 80٪ من النتائج المهمة سيحصل عليها من 20٪ من الأهداف.
لماذا تعمل أهداف دقيقة واحدة؟
لقد حدث مرارا أن رأينا أشخاصًا غير متحمسين في العمل في مختلف المنظمات. لكن ربما لم نرَ أبدًا شخصًا غير متحمس بعد العمل. فإذا ذهبنا إلى النادي بعد العمل ، فسنرى الموظفين بلعبون الدومينو والطاولة ويبدو عليهم الحماس في اللعب.
والأمر نفسه مع مشاهدة كرة القدم. نراهم يجلسون أمام أجهزة التلفزيون ويشاهدون فريقين يركضون خلف الكرة ويصرخون ويقفزون لتسديد هدف!!
لماذا هم سعداء هكذا؟ ولماذا يبدون وكأنهم أشخاص آخرين غير هؤلاء الذين كانوا في العمل؟
يشير الخبراء أن الدافع الأول للأشخاص هو ردود الفعل على النتائج.
في معظم المؤسسات ، لكي تبدو مديرا جيدا ، عليك أن تلاحق الأشخاص الذين يقومون بأشياء خاطئة. وهذا ليس صحيح تماما، لأنك في هذه الحالة لديك عدد قليل من الفائزين، وقليل من الخاسرين ، وأغلبية الأشخاص الآخرين في المنتصف.
ولتفادي ذلك وفق مدير الدقيقة الواحدة فهو يأخذ دقيقة وينظر إلى أهدافه ثم إلى أدائه ويقرر ما إذا كان سلوكه يتوافق يتوافق مع تلك الأهداف
2 – تحركات دقيقة
إن مدير الدقيقة الواحدة لا يُرى إلا في البداية. ثم ينطلق بعدها في حركة دائبة يراقب الموظفين مثل الصقر. انه دائما يراقب عن كثب ويدون الملاحظات. وليس السبب في ذلك أنه لا يثق في موظفيه، ولكنه على العكس الإمساك بأي موظف يفعل شيئًا صحيحًا. وشعاره في هذه الدقيقة : "لكي تساعد الناس على تحقيق إمكاناتهم الكاملة. إمسك بهم وهم يفعلون شيئًا صحيحًا "
عندما يكتشفك مدير الدقيقة الواحدة وأنت تفعل شيئًا صحيحًا ، فإنه يمنحك دقيقة واحدة مدح. ينظر إليك مباشرة في عينيك ويخبرك بالضبط بما فعلته بشكل صحيح. ثم يشاركك كيف يشعر بالرضا عما فعلته. يحدث ذلك على الفور ، ولا تنتظر حتى مراجعة الأداء السنوية.
لماذا عمل دقيقة واحدة = مدح دقيقة واحدة
إن مفتاح تدريب شخص ما على القيام بمهمة جديدة هو في البداية أن نمسك به يفعل شيء بشكل صحيح تقريبًا حتى يتعلم في النهاية ما يجب عليه القيام به بشكل صحيح تمامًا.
3– توبيخ دقيقة واحدة
مدير OMM لديه الكثير من معدل دورانه ، يلاحظ أيضا من يفعلون شيئًا خاطئًا. ليوبخهم لمدة دقيقة. ينظر إليهم مباشرة في عينيهم ، ويخبرهم بالضبط ما الخطأ الذي ارتكبوه. ثم يشاركهم كيف يشعر - غاضبًا أو منزعجًا أو محبطًا أو أيًا كان ما يشعر به
إنه لا يهاجم الموظف المخطأ كشخص ، بل يهاجم فقط السلوك - من السهل ألا نصبح دفاعيين. التوبيخ لن يدوم طويلا لكن لن يمكن للموظف أن ينساه أو أن يرتكب نفس الخطأ مرتين.
لماذا يعمل التوبيخ في دقيقة واحدة؟
أحد أسباب نجاح The One Minute Manager في هذا الأمر هو أن الشخص الذي يتلقى التوبيخ يمكنه "سماع" التعليقات. لأنه عندما يتعامل المدير مع سلوك واحد في كل مرة ، فإنه يبدو أكثر إنصافًا ووضوحًا. والشيء الآخر هو أنه لا يهاجم أبدًا قيمة أو تقدير الموظف كشخص ، بل هو يوبخ السلوك فقط.
هل تعتقدون أن أسلوب OMM يصلح مع جميع المديرين وفي جميع أنواع الوظائف ؟
اتصور ان أغلب الأباء يطبقون هذه الطريقة بالفطرة في تربية الأبناء، فهل أتت ثمارها؟