فكرة فعالة لتنظيم يومك وترتيب عقلك وتخفيف الضغط عنه ومساعدتك على إنجاز المهام المطلوبة.
كثير من الناس عند سؤالهم عن كتابة المهام يقولون إنهم يُفضِّلون حفظها بعقولهم، وأنهم ليسوا بحاجة إلى كتابتها. ولكن عند طرح هذا السؤال ’’هل تنسى أحيانا بعض المهام؟‘‘ تكون الإجابة ’’نعم‘‘!
إذًا فنحن بحاجة إلى قائمة المهام؛ حتى نتذكر دائما ما يجب علينا فعله، بالإضافة إلى تخفيف العبء عن العقل لاستخدامه بأمور أخرى أكثر أهمية.
-
فكرة بسيطة للغاية، لا تكلف الكثير من المال، ويستطيع الجميع تنفيذها..
إنها نوتة الأفكار والمهام To Do List
كل ما تحتاجة هو نوتة أو أجندة صغيرة وقلم.
يمكنك استخدام هذه النوتة لكتابة المهام التي يجب عليه إنجازها خلال اليوم، وكلما أنجزت مهمة قم بشطبها.
-
الفوائد:
1. ترتيب العقل، حيث إن تزاحم الأفكار والإختلاط بين مهام جديدة تظهر وبين مهام قديمة مؤجلة يؤدي إلى ارتباك العقل وعدم القدرة على التفكير بنمط منظم.
2. إنجاز المهام المهمة، ففوضى الأفكار وعدم تحديد الأولويات قد يجعل الشخص يضيع وقته بأداء مهمات غير ضرورية وغير عاجلة ليجد أن يومه قد انتهى دون أن ينجز المهمات الضرورية التي كان من الأولى إنجازها أولًا والتي كان يجب ألَّا ينقضي اليوم دون الإنتهاء منها.
3. تخفيف الضغط النفسي والعصبي، فتزاحم الأفكار بعشوائية وتراكم المهام الضرورية يُرهق العقل ويجعل الشخص يشعر بأنه تحت ضغط دائما، مما يصيبه بالتوتر والإحباط.
-
دعونا الآن نوضح كيفية تقسيم المهام حسب الأولوية:
هناك معياران أساسيان: 1) معيار الأهمية 2)معيار الإستعجال
(1) هام وعاجل:
مثل: محاضرة ستلقيها غدًا، أو الذهاب إلى طبيب.
فهذه المهمة هامة؛ لا يمكنك التخلي عنها. وعاجلة؛ لا يمكنك تأجيلها إلى وقت آخر.
والمهام الهامة والعاجلة قد تُشكِّل ما يقرب من نسبة 20% من المهام.
(2) هام وغير عاجل:
مثل: شراء ثوب جديد، أو التحضير لمناسبة بعد شهر تقريبا.
فهذه المهمة هامة، ولكنها غير عاجلة؛ حيث يمكنك تأجيلها إلى وقت آخر.
وهذه المهام قد تُشكِّل ما يقرب من 80%، أي أنها تمثل أغلبية النشاطات اليومية.
(3) عاجل وغير هام:
مثل: مكالمة هاتفية مفاجِئة من صديق ما، يشعر فقط ببعض الفراغ ويريد أن يثرثر لبعض الوقت !
وهذا النموذج يُسمى ’’الضحية‘‘، عليك هنا أن تُجيد فن الاعتذار، وأن تتعلم قول ’’لا‘‘ بلُطف!
لذلك يمكننا اعتبار نسبة هذه المهام 0%.
(4) غير هام وغير عاجل:
مثل: الجلوس لمشاهدة فيلم أو مباراة أو برنامج ترفيهي.
فهو غير هام؛ لأنه لن ينتج عنه أي فائدة لك. وغير عاجل؛ يمكنك تأجيله لوقت آخر.
ولذلك يمكننا اعتبار هذه النسبة أيضًا 0%.
-
ربما لا يوجد الوقت الكافي لفعل كل شىء، ولكن دائما يوجد الوقت الكافي لفعل أهم شيء.
يمكنك التدوين ليلا لمهام اليوم التالي، أو تدوين مهام اليوم في الصباح.
-
في الختام يجب ألا تجعل من تدوين المهام قيدًا لك، بل اجعله في خدمتك ومساعدتك للإنجاز بشكل أفضل، ولا تكتئب يومًا ما إذا لم تستطع تنفيذ ما خططت له بشكل كامل؛ فقد فعلت أفضل ما لديك في هذا اليوم.