الجزء الثامن - امن حساباتك
القفل البرمجي أم القفل الصلد؟
تستخدم البرامج أنواع الأقفال من أجل منع نسخ الملفات. بعض الأقفال برمجية أي أن برنامج الحسابات يعمل على كمبيوتر واحد فقط وإذا ما تلفت قطعة من الكمبيوتر مثل الهارد أو الماذربورد على سبيل المثال، فيجب عليك أن تشتري برنامج الحسابات مرة أخرى! ما أزال أتذكر التجربة السيئة التي مر بها أحد الزملاء، حيث تضرر اللابتوب، فاضطر إلى شراء برنامج الحسابات من جديد، لا ترتكب أنت أيضاً نفس الخطأ ولا توافق على استعمال هذا النوع من الأقفال.
النوع الآخر من الأقفال، هو الأقفال الصلدة وهي تشبه الفلاش، العيب الوحيد لهذا النوع من الأقفال هو احتمال ضياعها، كأن خاتم ألماس قد ضاع من المحل، ولكن قَلّ ما يُخرج شخص ما هذا القفل المهم من المحل. يجب أن تسأل الشركة التي تريد شراء البرنامج منها عما سيحصل إذا ما تلف القفل أو احترق؟ ففي النهاية القفل عبارة عن جهاز إلكتروني ومن الممكن أن يتعرض للتلف؛ هل يقومون بتغيير القفل أم لا؟
القفل الصلب يوفر لكم ميزة هامة جداً: يحافظ على أمن حساباتك حيث لن يعمل البرنامج إلا بعد ادخال القفل إلى الكمبيوتر وبالتالي لن يستطيع أحد العبث بحساباتك.
صلاحيات المستخدم
أغلب تجار الذهب لا يملكون الوقت الكافي من أجل إدخال قوائم الحسابات في الكمبيوتر، فيتولى أحد الموظفين أو العمال استخدام برنامج الحسابات؛ في هذه الحالة يصبح أمن الحسابات أكثر أهمية: يجب أن يحتوي البرنامج على خيار صلاحيات الوصول كي تكون أنت الوحيد الذي يطلع على الأرباح والخسائر وحالة المتجر وخيارات هامة جداً أخرى. كذلك من اجل منع الموظف من تعديل وتحرير القوائم المطبوعة.
إذا استقل موظفك عنك وأخذ يعمل لحسابه الخاص واشترى برنامج حسابات من نفس الشركة، فهل يستطيع أن يشاهد فواتيرك في كمبيوتره؟! معلوماتك ستكون في مأمن إذا لم يتمكن أي شخص آخر من فتح ملفات حساباتك ومنها أرقام هواتف الزبائن، الأرباح والخسائر، كمية المبيعات و… أي ألا يستطيع فتح ملفات معلوماتك بأي قفل سوى قفلك أنت، حتى أنه لا يستطيع الدخول إلى نسخك الاحتياطية باستخدام قفله. قفلك أنت هو مفتاح كل شيء.
عند استعراض التقارير المهمة جداً والتي تعرض الحالة العامة للمحل، يجب أن يطلب منك البرنامج إدخال كلمة السر مجدداً. هذا الخيار يحافظ على سرية معلوماتك ويضمن عدم عرضها إلا عند حاجتك لها.
كلمة أخيرة: السعر
انت تقرأ ولا ترمي بنفسك وسط مستنقع من دون تفكير وهذا ما يجعلك من التجار الأذكياء في هذا المجال. بالتأكيد أنت تعلم أن سعر البرنامج هو آخر ما يجب الالتفات إليه، إذا كان البرنامج يستطيع أن يوفر لك عدة ساعات من العمل في اليوم ويهدئ أعصابك ويؤدي إلى زيادة مداولاتك وازدهار تجارتك، فإنه يستحق دفع آلاف الدولار، وسيكون شرائه مربحاً وسيشعرك بالسعادة. جميع الأشخاص الناجحين دفعوا ثمن النجاح.
وفقاً للإحصائيات التي قمنا بها، في متاجر البيع بالمفرد تثق النساء بالفواتير الإلكترونية أكثر من اليدوية، حتى أنهم إصرارهم على الحصول على تخفيض وحسم يقل: “حساباتك تتم بالكمبيوتر، لذلك من المؤكد أنها دقيقة وصحيحة!”
حيال السعر، يجدر الانتباه إلى هذه الملاحظات:
أيهما أفضل البرنامج الرخيص أم الغالي؟
جميعنا نرغب بدفع أموال أقل، ولكن البرامج الرخيصة غالباً ما تؤدي إلى تكاليف عالية! أو أنها تغلق في كل عام ويجب فتحها من جديد بعد تجديد الاشتراك؛ أو أن البرنامج تم صنعه على وجه السرعة ومن دون التدقيق في الأمور إلى درجة أنك تحتاج إلى وقت طويل وجهد كبير من أجل القيام بأبسط الأعمال مما يجعلك في نهاية الأمر تتخلى عن الفكرة كأنك رميت أموالك في البحر؛ أو أن الشركة المنتج لا تقدم دعماً تقنياً جيداً بسبب انخفاض سعر المنتج مما يجعل تخصيص الوقت لتقديم الدعم أمراً مكلفاً لهم وبالتالي فإنهم وببساطة يتنصلون من هذه المهمة.
الكثير من الزملاء ندموا لشرائهم هذه البرامج، واتجهوا لشراء برنامج ثاني وثالث. إذا أردت شراء ميزان، فهل تشتري ميزاناً رخيصاً ولو كان غير دقيق؟ بالطبع أنت لن تفعل ذلك لان كل عُشر غرام من الذهب ثمين! وقتك وراحة بالك ثمينان أيضاً أليس كذلك؟!
حتى الهواء يجب شرائه بالمال؟!
من الجيد أن يكون البرنامج مقسماً إلى أجزاء، لأنك لن تدفع سوى ثمن ما تحتاجه وسعر البرنامج لن يكون مرتفعاً جداً ولكن للأسف بعض الشركات تتقاضى الأموال حتى من أجل الأمور الضرورية؛ فهل من الممكن أن تشتري برنامج حسابات ولا يمكنك طباعة القوائم؟! ماذا عن توصيل البرنامج بالميزان؟ البيع بالتقسيط في البيع بالمفرد؟ هذه ليست إمكانية مميزة من اجل أن تطالبك الشركة بدفع أموال إضافية للحصول عليها.