من أين بدأت القصة؟
في يوم ربيعي عام 2006 طلب مني والدي أن أصمم له برنامجاً من أجل محله لتجارة الذهب، لكني كنت أعمل في الورشة لصياغة الذهب، لذلك لم أوافق على ذلك لأنني أعلم أنه أمر يستغرق وقتاً طويلاً، لذلك ذهبت للبحث عن أفضل برنامج متوفر في الأسواق. كل شركة ادعت أن برنامجها هو الأفضل في الأسواق! خلال تلك المدة تعرفت على شركات مختلفة وأساليبها في العمل اشتريت عدداً من البرامج واستشرت عدداً من تجار الجملة والصياغ في أسواق الذهب، حتى أنني قرأت عدداً من الكتب في مجال الحسابات.
أحببت أن أشارككم هذه التجربة لربما تكون مفيدة لكم في شراء البرنامج المناسب لكم، فمنذ القدم قالوا: اسأل مجرباً ولا تسأل حكيم. الحصول على الجواب الصحيح كلفنا الكثير من الوقت، وأنتم بقراءة هذا المنشور، ستقتصدون بالوقت! أنا متأكد من أنه سيكون مفيداً لكم.
الجزء الاول - في البداية أخبرني ما الذي تريد فعله؟
يجب أن تعرف ما الذي تريد فعله من أجل أن تختار الأداة المناسبة لذلك. إذا لم تكن تعلم ما الذي تريد فعله، فإن أي برنامج تستخدمه لن يحقق لك النتيجة المطلوبة إن كان مجانياً أو كان الأغلى ثمنا في الأسواق. دعني أضرب لك مثالاً. الشاحنة الصغيرة، المتوسطة والكبيرة، كل منها تستخدم للشحن، ولكن أي منها تناسبك؟ الإجابة تعتمد بالكامل على "حاجتك"، فربما يمكنك إنجاز المهمة بعربة يدوية حتى!
هل رأيت بعض الأشخاص يتنقل من متجر إلى متجر عندما يريد شراء موبايل لأنه لا يعلم ما الذي يريد شرائه؛ وفي النهاية يشتري هاتفاً جوالاً لا يستمتع باستخدامه. إذا اشترى أغلى موبايل، فإنه يقول باستمرار: "لماذا أنفقت كل هذه الأموال من أجل موبايل؟ وما الفائدة منه؟!" وإذا اشترى هاتفاً رخيصاً، فسيحس أن مظهره ممسكاً بهذا الموبايل وسط الأصدقاء والعائلة غير مناسب.
الأشخاص الناجحون مثلك، يحددون احتياجاتهم بدقة وشفافية، حتى لو كان ما يرغبون به هو: "المظهر الحسن" ما المشكلة في ذلك؟! هؤلاء يعلمون بدقة ما الذي يريدونه، ولهذا فإنهم يستمتعون بالشيء الذي يشترونه.
خذ الآن ورقة وقلم (أو سجل ذيل هذا المنشور في حسوب و شارك الآخرين) واكتب احتياجاتك! اكتب كل ما يخطر في بالك؛ لا حاجة لأن تكتب بذلك بالترتيب وبصورة جميلة؛ يكفي أن تكتب ذلك. لن يستغرق ذلك الكثير من الوقت، ربما سيستغرق 10-15 دقيقة ولكنه سيؤدي إلى الشفافية في العمل.
اسمح لي أن أشاركك الأفكار؛ إذا لم تكن قد استخدمت أي برنامج حسابات وإدارة محلات الذهب حتى الآن:
• تغيير الوزن والعيار إلى وزن 875 بالحاسبة يحتاج وقتاً طويلاً وفي بعض الأحيان تحدث فيه أخطاء.
• أريد أن أسلم الزبون مصوغات ذهبية مؤشرة بملصق وباركود.
• كم غراماً بعت هذا الشهر؟ أي الأنواع يحقق أرباحاً أكثر كي أركز عليه؟
• جمع الفواتير من أجل حساب الرصيد بسرعة كبيرة وسهولة؟
• لدي مشكلة في تحصيل الديون لأنني لا أعلم الموعد الدقيق لكل رصيد، لذلك يتهربون مني بطريقة ما!
• أحتاج سجل هاتف يُكتب فيه رصيد الأشخاص إلى جانب أسمائهم من أجل أن أتصل بهم لأطالبهم بتسديد الديون. أتمنى لو أنني لم أكن بحاجة للاتصال بهم وإن الأمر يتم تلقائياً، مثلاً أن يرسل لهم النظام رسائل قصيرة SMS بضغطة زر واحدة أو يتصل بهم تلقائياً فتصل الرسالة إلى الجميع في آن واحد.
• هل أحقق أرباحا من عملي؟ أم أنني لا سامح الله أخسر؟!
• هل أشتري ذهب الآن أم لا؟! أريد أن أشتري كمية من الذهب تتناسب مع مبيعاتي كي أحافظ على ميزانية رأس المال.
• تعبت من حساب الأقساط، أصبح تفكيري محصوراً بالاتصال بالسيدات اللاتي عليهن ديون للمحل بدلاً من أم أركز على بيع المزيد من الذهب.
• من هو الزبون الذي يحقق لي أعلى أرباح؟
كلما كتبت أكثر وكان ما تكتبه متناسباً مع احتياجاتك، فهذا أفضل لك، ولكن لا تبالغ في الأمر لأن كبر الوعود يدل على زيفها.
لدينا مرحلة مهمة أخرى
أعد قراءة قائمة احتياجاتك مرة أخرى. في هذه المرة دقق الاحتياجات التي كتبتها واسأل نفسك: "هل أحتاج هذا؟" على سبيل المثال إذا كانت أغلب تجارتك تدور حول "السوارات" فهل تحتاج إلى ملصق وباركود؟ احذف الأمور التي لا تحتاجها حقا كي تتخلص منها، أو أعطِ درجات للأهمية من 1 إلى العشرة، وركز على الأمور الأهم فقط.
من جد وجد!
الجزء السادس - سهولة تسجيل الفواتير والقوائم
عندما تراجع شركة ما من اجل مشاهدة أحد برامج الحسابات عن قرب، اطلب من الشركة أن تسمح لك بإدخال فاتورة في البرنامج؛ الهدف من هذه الخطوة هو اختبار قدرتك على استخدام البرنامج من دون أن تحصل على أي تعليمات أو دورات تعليمية.
سهولة تسجيل القوائم والفواتير في برنامج حسابات وادارة محلات الذهب والمجوهرات
هل يحتوي البرنامج على الكثير من القوائم المعقدة والمتشابه مما يجعلك تشعر بالدوار؟ أفضل برنامج هو البرنامج الذي لا يحتاج إلى الكثير من التعليم والتدريب، بل يمكنك أن تستخدمه بأسرع وقت ممكن، كما في القوائم الورقية، أي أنه شبيه بما تقوم به دائما ولا ينقلك إلى عالم مجهول.
في المستقبل ستستخدم أنت أو موظفك برنامج الحسابات كثيرا وربما لخمس ساعات في اليوم، لذلك يجب أن تكون شاشة البرنامج جميلة ومريحة للأعصاب ولا تجعلك تضرب أخماس بأسداس كما في حلة البرامج الدوس DOS ذات الشاشات البيضاء والسوداء. يجب أن يكون البرنامج جميلاً وأنيقاً وبسيط المظهر وله ألوان تشعرك بالنشاط والحيوية.
كنت أسأل الشركات:
“كم من الوقت أحتاج حتى أتقن إدخال الفواتير في البرنامج؟”
الرد الذي تسمعه على هذا السؤال هو في الحقيقة مؤشر لدرجة تعقيد البرنامج: “خلال 3 أشهر” أي أن هذا البرنامج معقد إلى درجة أنك ستحتاج عدة محاضرات ومتابعة التعليمات من أجل استخدامه! أنا أنصحك بالابتعاد عن هذه البرامج، لأنك لن تستخدم هذا البرنامج في المستقبل حتى لو تعلمت طريقة استخدامه، حيث أن هذه البرامج معقدة وتحتاج الكثير من الوقت، لذلك لن تستخدمها طوال النهار وستترك أمر الحسابات إلى آخر ساعات العمل أو إلى الليل، وعندها ستكون متعب وشارد الذهن، وبالنتيجة ستترك أمر الحسابات وإدخال الفواتير. على الجانب الآخر توجد برامج يمكنك اتقان استخدامها في أقل من أسبوع وتعلم ما تحتاج استخدامه.
ملاحظات يجب الالتفات إليها في صفحة إدخال القوائم والفواتير:
بعض البرامج ما تزال تعمل بطريقة العصر الحجري؛ على سبيل المثال افرض انك استلمت من الورشة عدداً من المصوغات وأردت تسجيل فاتورتها، ولكن أحد المصوغات من نوع جديد وعليك أن تدخل النوع الجديد في البرنامج. يجب أن تغلق صفحة الفواتير، وتتوجه إلى قائمة المعلومات الأساسية، لتدخل النوع الجديد ومن ثم تعود إلى صفحة الفواتير وحساب تلك الورشة لادخال الفاتورة! الهدف من شراء البرنامج هو توفير الوقت، لا أن يضيع وقتك بسبب كسل المبرمجين! يجب أن تكون سهولة ادخال نوع جديد أو شخص جديد في صفحة الفواتير أحد معاييرك لاختيار البرنامج المناسب. أي أن تستطيع ادخال اسم شخص أو نوع جديد بكل سهولة من دون ان تغادر صفحة الفواتير.
للأسف بعض البرامج تعمل بالأرقام فقط. يعني يجب أن تحفظ رقم كل شخص ومصاغ، ولا يمكنك أن تعثر على أسماء الأشخاص أو المصوغات الذهبية إلا إذا كنت تحفظ الرقم! إذا كنت من محبي ألعاب تقوية الذاكرة، فمن المحتمل ألا تواجه مشكلة في استخدام هذا النوع من البرامج، ولكن إذا كنت تريد أن ترتقي بسرعة العمل وسهولته، فيجب أن تترك هذا النوع من البرامج وتبحث عن برامج أخرى.
هل يمكن فتح عدة صفحات في آن واحد؟ الأمر شبيه باستخدام الإنترنت، حيث تتصفح عدة مواقع في آن واحد. إذا لم يكن بإمكانك تصفح عدة مواقع في آن واحد، فإن الكثير من وقتك سيتعرض للتلف بالإضافة إلى أن أعصابك ستتحطم وأنت تتنقل بين صفحتين بحثاً عن شيء ما.
عندما يكون المحل مزدحماً من الممكن أن تدخل الفاتورة بالخطأ في حساب شخص آخر. في البرنامج الذي تقوم بشرائه هل يجب أن تحذف الفاتورة بالكامل وتعيد إدخالها من البداية؟! إذا كان البرنامج يعمل بهذه الطريقة فهذا تضييع للوقت وليس بالأمر الصحيح.
الأمر مثير للسخرية ولكن توجد برامج في الأسواق إذا نسيت الضغط على خيار الحفظ بعد إدخال عدد من الفواتير: سيذهب كل الجهد هباءً! الحالة المثالية وما تنص عليه المعايير العالمية الحديثة هو حذف خيار الحفظ Save وأن يقوم البرنامج بحفظ جميع التغييرات تلقائياً، ولك حرية التصرف في أي شيء تريد تغييره أو تصحيحه.
التعليقات