تجربتي: شراء برنامج حسابات لمحلات الذهب

الجزء السابع - التقارير والإحصائيات

الهدف الرئيسي من عملية ادخال الفواتير هو استخدامها في تقارير الأداء في البرنامج. تقدم لك البرامج الجيدة إمكانية رؤية بعض التقارير في صفحة ادخال الفواتير على سبيل المثال عندما تفتح فواتير شخص معين، فإن البرنامج يعرض عليك الرصيد السابق ويتيح لك إمكانية رؤية الفواتير السابقة واللاحقة في صفحة الفاتورة. هذه الميزة توفر عليك الكثير من الوقت. والميزة الأخرى هي عند استعراض قائمة الأسماء في صفحة الفواتير، تشاهد رصيد كل شخص إلى جانب اسمه.

الأمور الضرورية والرئيسية التي تحتاجها في قسم التقارير هي عدة أمور سنذكرها لك أدناه، تأكد من أن البرنامج يوفر لك هذه الميزات:

تقرير يستعرض حالة المحل. أي بنظرة واحدة تستطيع أن ترى الديون، المستحقات (الطلب)، وكم لديك الآن في المتجر من الأموال النقدية حتى المصوغات الذهبية الموجودة في العارضة والقاصة، وفي أسفل التقرير يعرض البرنامج صافي أموال المحل. ويعني صافي أموال المحل: كم سيبقى عندك إذا دفعت للناس ديونهم وسدد لك الآخرون الديون التي عليهم.

أنا لم أرَ شخصاً من تجار الذهب والصاغة يحسب أمواله بالدينار أو الدرهم، بل عادة ما يحسب النتيجة النهائية بالذهب وبسعر اليوم؛ لذلك يجب أن يحتوي البرنامج على مربع لإدخال سعر الذهب الحالي ليقدم لك البرنامج تقرير أموال المحل بالذهب وبالسعر الحقيقي.

إذا كان البرنامج الذي تستخدمه يقدم لك هذا التقرير بطريقة صحيحة وواضحة، فإنك ستعلم حجم أرباحك وأعمالك وصافي أموالك؛ هذا الأمر يؤدي إلى عدم تعرضك للخسارة إثر تقلبات الأسواق حيث أنك ترى دائما مجموع أموالك من الذهب والنقد كل على حدة، وإذا بعت الذهب ولم تشترِ كمية مساوية لما بعته، فإن الموازنة حسب الذهب سيصبح سالباً بينما ترتفع أموالك النقدية؛ بالتالي فإن نظرة واحدة تكفي لتعرف موقفك في السوق بوضوح. خذ هذا التقرير على محمل الجد، وخلال بحثك عن البرنامج المناسب، تأكد من أن هذا التقرير يعمل جيداً ومن دون أخطاء.

كشف اختلاف الحساب. من الطبيعي أن تختلف حساباتك مع شخص آخر، فترغبان بمراجعة صفقاتكما بالتفصيل ورؤية رصيده في كل سطر من أجل التوصل إلى سبب الاختلاف بالحسابات. هذا التقرير ضروري جداً ويجب أن توفره جميع برامج الحسابات.

يكمن ربحك الحقيقي في دورة بيع وشراء الذهب لا في ازدياد المبيعات فقط. من المؤكد أنك رأيت تركيز تجار وصياغ الذهب الناجحين والبارزين على هذه الإحصائيات: كم يوماً بقي الذهب لدى الزبون؟ أي المصوغات أثقل وزنا؟ مبيع أي المصوغات قليلة من أجل التوقف عن المتاجرة بها. إذا لم تحصل على هذه التقارير فستكون “نائم ورجلك في الشمس” فتتعرض لخسائر كبيرة.

مبيع أي المصوغات أعلى من غيرها؟ أي من هذه المصوغات يحقق لك أعلى نسبة من الأرباح؟ أن تتمكن من ترتيب التقرير تصاعدياً أو تنازليا باستخدام خاصية الترتيب Sort، أمر مهم جداً في المحافظة على وقتك من الضياع. من الجدير بالذكر أن 20% من المصوغات الذهبية مُربحة، وهي التي تعود عليك بأعلى الأرباح، لذلك يجب ألا تعمل بالظنون، بل يجب أن تعمل وفقاً لتقارير دقيقة عن تداول المصوغات و البضاعات.

كم يوم بقيت مصوغاتك الذهبية لدى الآخرين؟ يجب أن يعرض لك البرنامج تفاصيل هذا الأمر بالتفاصيل، الأهم من ذلك هو أن تتمكن من تصفية وفرز نتائج البحث، لتحدد على سبيل المثال الأشخاص الذين بقي الذهب لديهم لأكثر من 10 أيام. وهنا لا نقصد مجمل الذهب بل مدة بقاء كل وجبة من أنواع المصوغات الذهبية التي بعتها مع طرح الذهب المُستلَم الذي دفعها الشخص المقابل.

أي الزبائن يجب أن يسدد لك قسطاً اليوم؟ إذا كنت تبيع الذهب بالتقسيط، فأنت بحاجة شديدة إلى منبه موعد الأقساط، والأفضل من المنبه هو أن يرسل البرنامج رسالة تنبيه للزبون ويذكره بموعد تسديد الدين. هذا سيؤدي إلى عودة رأسمالك بسرعة وازدهار تجارتك، بالإضافة إلى أنه سيوفر لك الكثير من الوقت.

عند دراستك للتقارير التي يقدمها البرنامج، تأكد هل تحتاج الانتقال من تقرير إلى آخر من أجل التوصل إلى نتيجة بسيطة؟ مثلا في تقرير حالة المحل الذي تحدثنا عنه مسبقا، توفر بعض البرامج إمكانية النقر المزدوج (دبل كليك) على أي سطر من أسطر التقرير من أجل استعراض تفاصيل السطر. على سبيل المثال يتم جمع الكسر والمخشلات في سطر واحد، فهل تحتاج مراجعة تقرير آخر من أجل رؤية تفاصيل الكسر والمخشلات؟ أم يكفي ان تنقر على السطر مرتين لتدخل إلى التفاصيل؟!