الوثيقة الإدارية هي وسيلة اتصال رسمية تُستخدم في التعاملات بين الإدارة العمومية وبين الأفراد أو الإدارات الأخرى. تعد الوثائق الإدارية أحد الأدوات الرئيسية التي تساعد المؤسسات في تنظيم العمل وتوثيق الإجراءات. هناك عدة أنواع للوثائق الإدارية، ولكل منها دور مختلف يسهم في تسهيل سير الأعمال.
أنواع الوثائق الإدارية
- الوثائق العامة
تُستخدم في المراسلات بين الإدارات الداخلية والخارجية، وتشمل الرسائل والمذكرات وأوراق الإرسال. تهدف هذه الوثائق إلى تسهيل الاتصال الرسمي بين مختلف الجهات.
- الوثائق الإخبارية
تتضمن البرقيات والمحاضر والإبلاغات. عادةً ما تكون داخلية وتُستخدم لتوفير تقارير عن سير العمل والموظفين.
- الوثائق الخاصة
تُعنى بالقرارات والإجراءات الداخلية للمؤسسة، مثل تقارير أيام العطل، وقرارات التعيين أو الفصل.
- وثائق الإثبات
هي محاضر رسمية توثق إجراءات أو قرارات معينة، وهي ملزمة ولا يمكن تعديلها أو تجاهلها.
- الوثائق المستعجلة
تتضمن الإعلانات والبلاغات الداخلية التي تصدر بهدف اتخاذ تدابير عاجلة.
- النماذج
عبارة عن مستندات ثابتة تحتوي على فراغات يجب تعبئتها من قِبل الأشخاص المعنيين، مثل الفواتير وطلبات التوظيف.
أشكال المراسلات الإدارية
- الرسائل
تُستخدم للإعلام أو التنبيه بين الإدارات الداخلية أو مع جهات خارجية. تشمل:
- الرسائل الرسمية: بين الإدارات.
- الرسائل الإدارية الشخصية: بين الإدارة وأفراد خارجيين.
- الرسائل الشخصية: من الأفراد إلى إداراتهم.
- المذكرات
تُستخدم لتقديم اقتراحات أو طرح أسئلة.
- أوراق الإرسال
تُستخدم لنقل الوثائق بين أقسام المؤسسة.
- المحاضر
هي توثيق للأحداث والاجتماعات داخل المؤسسة، وتُعد وسيلة هامة لنقل المعلومات للإدارة.
- المذكرات المصلحية
تحتوي على توجيهات وتعليمات تخص جميع أعضاء المؤسسة.
- المنشورات
تصدر عن السلطة العليا للمؤسسة، بهدف إعلام الموظفين بالقرارات الجديدة.
- الإعلانات
تصدر مؤقتًا لتعلن عن قرارات محددة وتُنشر في أماكن مرئية داخل المؤسسة.
الوثائق الإدارية هي جزء أساسي من تنظيم العمل في أي مؤسسة، حيث تساعد في تسهيل التواصل وتوثيق الإجراءات بشكل رسمي. فما هي برأيك أهم أنواع الوثائق الإدارية التي لا يمكن لأي مؤسسة الاستغناء عنها؟ ولماذا؟
التعليقات