طلب مني صاحب أحد المشاريع مؤخراً استلام محاسبة مشروعه وسألت من كان يستلم الصندوق سابقاً عن كيفية الترصيد أخبرني بالطريقة كالتالي:

بداية كل أعدّ الأموال الموجودة في الصندوق ثم اسجلها في رأس صفحة اليوم على دفتر اليومية على أنه الرصيد

هذه طريقة خاطئة بالطبع ولا تفيد بأي شيء محاسبي لأنها لا تكشف الفائض أو النقص في الصندوق

طريقة الترصيد الصحيحة كالتالي

نأخذ رصيد اليوم السابق

نضيف له كل الإيرادات والمبالغ الداخلة للصندوق

نطرح منه كل المصاريف والمبالغ الخارجة من الصندوق

ينتج رصيد اليوم التالي

نطابقه مع المبلغ الموجود في الصندوق ويجب أن يكون مساوياً له

لو كان في الصندوق أكثر من الرصيد الذي حسبناه ===> إيرادات غير مسجلة

لو كان في الصندوق أقل من الرصيد الذي حسبناه====> مصاريف غير مسجلة

بالطبع اكتشفت أن من كان يستلم الصندوق قد سرق عدة مبالغ على فترة فترات وكان يخفيها بطريقة الترصيد الخاطئة. فلا فائدة من أن تحسب الرصيد بعد أن سحبت من الصندوق مبالغ لم تسجلها في دفتر اليومية