هل إدارة الوقت مفيدة في إنجاز أعمالك ... هل تقم بالمهام المطلوب إنجازها في الأوقات التي حددتها داخل جدولك؟
ربما يدور هذا السؤال بذهنك - بذات الصيغة، أو بصيغة مغايرة – عندما تجد نفسك في أوقات كثيرة لم تنجز كل المهام التي حددتها لنفسك .. أو عندما تجد أن الفترة الزمنية التي حددتها انتهت دون إنجاز كل الهدف الذي كنت ترغب في تحقيقه.
أنا مثلك هذا الشخص.
إننا بشر، كل منا له ظروفه الخاصة، والأحداث الطارئة التي تفاجئه، وتلك المناسبات والاجتماعيات التي قد تظهر فجأة، ثم ترى أنك لم تحقق جزءا من – أو كل – المهام التي حددتها لهذا اليوم، وهذا يعني بدوره التأخر في تحقيق هدفك، وما يحدث بعد ذلك هو الشعور باليأس والإحباط .. وفي هذه الحالة أدعوك إلى قراءة كتاب (إدارة الأولويات) لـ(ستيفن كوفي)، والذي سيغير مفهومك تماما تجاه الوقت وتجاه نفسك وتجاه أهدافك.
.. لكن مهما فاجئتك الظروف أو حدثت لك انتكاسات، فلا تتخلى عن إدارة الوقت وتحديد المهام.
إن إدارة الوقت (أو إدارة الأولويات) ليست مفيدة فقط في إنجاز المهام وتحقيق الأهداف، بل هي مفيدة في نجاحك في العمل ككل، حيث أن إدارة الوقت تعلمك شيئا آخر مهم، وهو المتابعة، متابعة نفسك إين كنت وأين أصبحت الآن وإلى أين تتجه، وهل تمشي في الطريق الصحيح نحو هدفك أم تحتاج لتعديل مسارك
وكوننا لا ننجز بعض أهدافنا في الوقت المحدد فهذا لأننا بشر، فهذا أمر طبيعي في كل البشر .. وحتى في الشركات.
فالشركات الكبرى تضع فترة زمنية محددة لتنفيذ منتج ما، وفي بعض الأحيان ينتهي الوقت المحدد دون إنجاز المنتج على الصورة المطلوبة، لكن هذا لا يمنعهم من تنفيذ وإنهاء مشروعهم، بل وربما في بعض الأحيان وبعد كل هذا الوقت والمجهود، يكتشفون أن هدفهم – المنتج والبيع والربح – كان خاطئا، فيعدلون على منتجهم، أو يتركوه بالكلية ويبدأوا في عمل منتج جديد.
فإذا كان لك هدف تريد تحقيقه خلال فترة زمنية معينة، ولم تحققه، فإن قطعك نصف المشوار أفضل من ألا تكون قد سرت خطوة واحدة، وحتى إن اكتشفت أن الهدف كان خاطئا، فإنك على الأقل قد اكتسبت عادة الالتزام والانضباط وتحقيق الأهداف، لذا لا تيأس وقم بتحديد هدف آخر يناسب رؤيتك ورسالتك وقم بالتخطيط له وتنفيذه.
..
إذن، والآن .. هل تقم بإعداد جدول يومي لتنفيذ مهامك؟
التعليقات
إن إدارة الوقت (أو إدارة الأولويات) ليست مفيدة فقط في إنجاز المهام وتحقيق الأهداف، بل هي مفيدة في نجاحك في العمل ككل، حيث أن إدارة الوقت تعلمك شيئا آخر مهم، وهو المتابعة، متابعة نفسك إين كنت وأين أصبحت الآن وإلى أين تتجه، وهل تمشي في الطريق الصحيح نحو هدفك أم تحتاج لتعديل مسارك
لا يتوقف الأمر عند حصر مدى إنجازك أو مدى تقدمك بل للأمر جانب نفسي مهم، مهما كانت نسبة الإنجاز بسيطة إلا أنها تكون دافع للمتابعة والاستمرار وتعطي بعض الشعور بالاطمئنان.
هل تقم بإعداد جدول يومي لتنفيذ مهامك؟
نعم، ولكن نظامي تغير، كنت في البداية أقسم يومي بعدد الدقائق وكنت حريصة على توزيع المهمات على مدار اليوم مع عدم استعدادي أبدا للتنازل عن وضع علامة (صح) أمام كافة المهام، لم تكن لدي سياسة المرونة وكنت أعتبرها تنازلا عن التقدم، ولكن هذا عاد علي بضغط نفسي رهيب، والحمد لله أصبح الجدول اليومي الآن يشمل أهم النقاط التي يجب أن تنتهي تماما خلال اليوم، ثم المهام التي يمكن إنجازها في الوقت المتبقي مع وضع خطط بديلة وتوقع الظروف الطارئة وتقبلها.
كنت في البداية أقسم يومي بعدد الدقائق وكنت حريصة على توزيع المهمات على مدار اليوم مع عدم استعدادي أبدا للتنازل عن وضع علامة (صح) أمام كافة المهام، لم تكن لدي سياسة المرونة وكنت أعتبرها تنازلا عن التقدم
طالما تغيرت نظرتك في إعداد جدولك إلى:
الحمد لله أصبح الجدول اليومي الآن يشمل أهم النقاط التي يجب أن تنتهي تماما خلال اليوم، ثم المهام التي يمكن إنجازها في الوقت المتبقي مع وضع خطط بديلة وتوقع الظروف الطارئة وتقبلها.
فهذا هو الأصح
.. لذا اسمحي لي أن أكرر نصيحتي، والتي ستساعدك أكثر: قراءة كتاب إدارة الأولويات لستيفن كوفي
أنا أُسمّي كل هذا هامش الخطأ أو المناورة أي أنه علينا أن نكون أكثر مرونة وتقبلا للتأخر أو حتى التأجيلفي حال عدم تمكننا من إنجاز مهامنا في الوقت المناسب..
لأنّه كما قلت في النهاية حتى الشركات الكبرى في العالم والتي تملك أمهر وأفضل الموظفين وأكثرهم كفاءة في إدارة الوقت.. لا تستطيع الإلتزام بجميع مواعيدها بشكل كلي دقيق.. فالإلتزام الحرفي الدقيق ممكن لكنه ليس متاحا في كل الأوقات..
فلا بد أن يطرأ طارئ ما في وقت ما وغالبا يكون خارج نطاق تحكمنا وهذه هي الحياة وإلا أصبحنا آلات مبرمجة وقديما قالوا صدفة خير من ألف ميعاد
أنا أعتقد أنّ وضع جدول يومي لتنفيذ المهام بشكل حرفي مبالغ فيه قليلا.. بل أرى أن ندون مهامنا فقط لكي لا ننساها وليس لتنفيذها في الوقت المناسب مهما كلفنا ذلك من ثمن.. نعم نحاول لكن إذا فشلنا أو تأخرنا فلا مشكلة
هناك تطبيق اسمه تطبيق أنا تابع لمنصة حسوب جيد في تنظيم الوقت ودوما ما أنصح به من يريدون جدولة مهامهم وتتبع وقت العمل خاصة من هم في ميدان العمل الحر مثل المستقلين..
إذن، والآن .. هل تقم بإعداد جدول يومي لتنفيذ مهامك؟
قبل النوم مباشرًة ، أضع قائمة حول ما سأنفذه في اليوم التالي ، إن قلت لك أحلم في تنفيذ تلك المهام لا أبالغ .
وكوني من الأشخاص التي تنام , تستيقظ مبكرًا ، تجدني أنجز المهام التي تتطلب إنتاجية أكبر في الصباح بمعني أنني أبدأ بالمهام الصعبة أي المهمات الذات القيمة العالية وليس ذات المنخفضة ،ربما لأنني أملك الطاقة الكاملة في هذه الفترة ، وهذا ما يسمى بقاعدة 20/80 أو مبدأ باريتو لعالم الاقتصاد الإيطالي فيلفريدو باريتو ، كنت تحدثت عن هذه القاعدة في مساهمة سابقة ، وربما البعض يستخدم تقنية الطماطم أو طريقة البومودورو في تنفيذه مهامه ، فكل شخص فينا لديه طريقته الخاصة ، بالطبع هنا لا أتحدث عن الجدول اليومي الخاص بي في رمضان ، إنما أقصد باقي الشهور الأخرى من السنة .
لكن بخصوص رمضان ، لربما أستيقظ على الساعة الثامنة صباحًا لتنفيذ جدولي اليومي ، على العكس من باقي الشهور التي أستيقظ مبكرًا وأنفذ المهام المطلوبة مني .
وهذا ما يسمى بقاعدة 20/80 أو مبدأ باريتو لعالم الاقتصاد الإيطالي فيلفريدو باريتو
إذن يا هدى هل لك شرحها بطريقة مبسطة، لانني أستعمل تقنية الطمامطم، وأصبحت أتعب واتكاسل، اشرحي لي لو تفضلت عنها، لأرى إن كانت مفيدة؟
مبدأ باريتو أو بقاعدة 20/80 ، يقصد بأن نقوم بوضع قائمة حول الأهداف أو النشاطات التي يجب القيام بها في اليوم ، ثم أحدد من هم المهم والأكثر أهمية والأقل أهمية ، حيث أحدد المهام التي تكون في قمة 20% أو التي في قمة 80% ، فأبدأ نهاري بالمهام الأكثر أهمية ثم باقي النهار للمهام التي تكون إنتاجيتها قليلة ، ربما لأن طاقتنا في ذلك الوقت قد إستنفذت .
إدارة الوقت هي من أهم المهارات التي يجب ان يكتسبها اي شخص، سواء في العمل أو في الدراسة أو في مختلف مجالات الحياة، إذا قمنا بمراقبة أنفسنا يوميًا ومراقبة الأشياء التي نفعلها يوميًا سنرى أن هناك ساعات تضيع هباءًا لم نستفد بها في أي شيء، لذلك فـ يجب كل ليلة قبل النوم وضع خطة الغد، وليس بأن نقوم بالتخطيط في بداية اليوم لأن هذا شيء خاطيء يمكن أن يسبب الضغط والشعور بعدم القدرة على تنفيذ المهام.. بل نضع جدولنا قبل النوم لنستيقظ بكل نشاط لأداء مهامنا.
هل تقم بإعداد جدول يومي لتنفيذ مهامك؟
بالطبع أقوم بإنجاز جدول يومي لإدارة أعمالي فكما تعلم فإن ادارة الوقت أهم صفة يجب أن يتسم بها المستقلونو الا فإنهم سيقعون في مشكلة عدم اتمام المهام والتأخر عن موعد تسليم المشاريع والتقييم السلبي وبالتالي تدمير سمعتهم الشخصية كمستقلين واضعاف فرص حصولهم على أعمال في المستقبل.
بخصوص جدولي أنا شخصيا أحرص أن يكون مرنا غير مقيد ولهذا فأنا أكتفي بتحديد المهام التي ينبغي أن أنهيها خلال اليوم دون تحديد الحيز الزمني الذي يجب أن تستغرقه كل مهمة ثم أكتفي بتقييم مدى نجاحي في إتمامه في نهاية اليوم.
لا أعلم إن كان عدم تحديد الوقت المناسب لأداء المهام سيئا لكنه يقلل من ضغوط البرنامج علي.
بالفعل أهم صفة يجب أن تكون في الجدول أن يكون مرنا، أو أن يكون من يكتب جدوله مرنا
وعدم تحديد الوقت بالفعل يقلل الإحساس بالضغط، لكنه لا ينفي المسئولية
والمرونة هنا: أن هناك أمورا أو مهام يجب تحديد وقت زمني لها (بداية ونهاية - أو على الأقل بداية) وهناك مهام يمكن عدم تحديد وقت لها
وحتى في المهام التي تم تحديد وقت لها يكون هناك مرونة فيها ايضا، فإذا طرأت ظروف يمكنك تأجيل المهمة لوقت آخر أو ليوم آخر، أو تنفيذ جزء، أو تبديل المهمة .. وهكذا
. إنشاء جدول يومي والالتزام به تعتبر خطوة مهمة للغاية لتعلم كيفية إدارة الوقت في العمل و من خلال إنشاء جدول يومي قوي يعكس أولوياتك ويدعم أهدافك الشخصية ، يكون لديك مزيج ناجح: مجموعة تسمح لك بالتحكم في وقتك والحفاظ على توازن حياتك.