من المعروف أن التخطيط بمهام وأهداف اليوم يُساعد على الإنجاز بشكل أفضل من عدم التخطيط، ولكن هل فكرت انك يجب أن تُخطط لكل مهمة على حدا!
في عام 1999 طُلب من مجموعة أشخاص تقييم اربع مجموعات من الصور في فترة زمنية مُحددة، وأثناء التقييم تم ابلاغهم أن المجموعة الرابعة تم الغاؤها، ولكنهم لم يُنجزوا المهام الثلاثة على وجه السرعة او في الوقت الذي من المفترض ان يكون مناسب معهم دون الرابعة، ولكنهم انجزوا المهام في الوقت المخصص لهم من البداية مع وجود المجموعة الرابعة، وعندما تم تقييم عملهم في الوقت الإضافي وجدوا أنه لا يحمل أي اضافة في الدقة والجودة ولم يكن سوى مماطلة نظرًا لإمتلاكهم الوقت
من أبرز قواعد إدارة الوقت والتخطيط، قاعدة تُسمى "قانون باركنسون" ويقوم هذا القانون على مبدأ أن العمل يتم إنجازه في الوقت المخصص له بغض النظر عن كونه طويلًا أم قصيرًا، بمعنى أنه إذا قام شخص بتخصيص وقت ساعتين للقيام بمهمة ما، وقام في مرة أخرى بتخصيص أربع ساعات لنفس المهمة سينجز المهمة في الوقت الذي حدده لها في كل مرة.
ولذلك فإن تخصيص وقت أطول لمهمة ما تحسُبًا لأي طوارئ أو أشياء يُمكن أن تؤخرنا عنها قليلًا سوف يجعلنا لا نُنجزها إلا في الوقت المخصص لها، ولذلك يدعو سي نورثكوت باركنسون إلى عدم تخصيص وقت أطول من الوقت الطبيعي لإنجاز مهمة ما حتى لا يُهدر الوقت.
لم يترك لنا باركنسون القاعدة دون آلية التنفيذ، حيث أنه وضع لنا الخطة المتبعة لإدارة الوقت بتلك الطريقة، والتي تعتمد على التخطيط الأولي لكل المهام اليومية، بحيث يتم ذلك حسب الأولوية والأهمية لكل مهمة، ثم بعد ذلك يتم تحويل المهام إلى مشاريع بحيث يتم تحديد وقت محدد لإنتهاء كل مهمة .
ما رأيك في قاعدة باركنسون لإدارة الوقت والتخطيط ؟
وهل لديك تجربة في التخطيط لكل مهمة يومية على حدة وتخصيص وقت محدد لإنجازها؟
التعليقات
هذا يقودنا حفصة لمهارة مهمة جدا سواء على المستوى الشخصي أو حتى على مستوى الشركات وهي إدارة الوقت (Time management) وهذا يحتاج منا تنمية شعورنا بالوقت وتقديره، وتخصيص وقت محدد وواضح لإنهاء أي عمل دون تهاون، وهذا ما تفعله الشركات أيضا في وضع مخططات مسبقة للمشاريع حول المدة التي يجب إنهاء المشروع بها وهذا يخلق نوعا ما إلتزاما لدى الموظفين.
وهل لديك تجربة في التخطيط لكل مهمة يومية على حدة وتخصيص وقت محدد لإنجازها
لا تختلف كثيرا عن قانون باركنسون وغالبا ما أفعلها في حال تعدد المهام، أدون كل المطلوب وأحدد الوقت بالدقيقة والثانية للانتهاء منها وهذه الطريقة تساعدني كثيرا على إدارة يومي دون الشعور بالضغط، وكنت أمارسها أثناء دراستي قبل معرفتي بقانون باركنسون فكنت أضع الجدول لليوم كله بداية من مواعيد المذاكرة وعدد الصفحات التي يجب ان أنجزها بالساعة ووقت الصلاة والطعام والراحة كلُ مدون بالدقيقة، وكان اكثر ما يحفزني لتحقيق الجدول هو حصولي على خمس دقائق راحة لكل ساعة إن أنجزت المطلوب.
ان قانون باركنسون نفسه يا نورا احد قواعد التخطيط وادارة الوقت، وبعيدًا عن قانون باركنسون فإن ادارة الوقت والتخطيط لكل شيء في الحياة أصبح أمر أساسي خاصة مع وجود مهام متعددة ووقت يمر بسرعة، على الأغلب يكون هو النقطة الفارقة بين شخص وأخر في النجاح والانجاز.
وهذا ما تفعله الشركات أيضا في وضع مخططات مسبقة للمشاريع حول المدة التي يجب إنهاء المشروع بها وهذا يخلق نوعا ما إلتزاما لدى الموظفين.
ولكن في رأيك يا نورا هل ادارة الوقت والإلتزام خطة العمل مهارات شخصية لابد ان يتحلى بها الشخص نفسه، ام انها مهارات يمكن ان يكتسبها الشخص من خلال اجباره عليها واضطراره لها؟
وكان اكثر ما يحفزني لتحقيق الجدول هو حصولي على خمس دقائق راحة لكل ساعة إن أنجزت المطلوب.
خمس دقائق راحة بعد ساعة وقت كبير جدًا!، ألا تشعرين أنك تُقصرين في اوقات الراحة وقد يؤثر ذلك سلبيًا على انتاجيتك على مدار اليوم؟
ولكن في رأيك يا نورا هل ادارة الوقت والإلتزام خطة العمل مهارات شخصية لابد ان يتحلى بها الشخص نفسه، ام انها مهارات يمكن ان يكتسبها الشخص من خلال اجباره عليها واضطراره لها؟
هي مهارة يمكن تعلمها واكتسابها، متوفر لها دورات تدريبية كثيرة لتنميتها، أيضا لو عدنا بذاكرتنا قديما حفصة أثناء الدراسة بالمراحل الأولى وكيف كان المدرسين يعلموننا أن نحل الامتحان ضمن وقت محدد، أتذكر أحد المدرسين وهو يعلمنا تقسيم الوقت على ورقة الامتحان مع بقاء وقت للمراجعة وجزء في البداية لتنسيق ورقة الإجابة وتصفح ورقة الامتحان سريعا كل هذا علمنا كيف ندير وقتنا في هذه المهام الحرجة.
خمس دقائق راحة بعد ساعة وقت كبير جدًا!، ألا تشعرين أنك تُقصرين في اوقات الراحة وقد يؤثر ذلك سلبيًا على انتاجيتك على مدار اليوم؟
في هذه الفترة تحديدا وقت الدراسة حتى الخمس دقائق كنت أجدها كثيرة تعرفين ضغط الدراسة وكان لي هدف أسعى من أجله والحمد لله قد كان.
لقد سمعت بها، إن وضعت شهرا فستنجز في شهر، ولو وضعت في يوم ستنجز في يوم، لكن في بعض الأحيان تكون المبالغة غير واردة هنا ، أنا فقط أضع مثلا هامشا سريعا ومعقولا، فمثلا يمكنني تأليف كتاب؟ أتسائل عن الإنهاء، يكون أقصر مدة 15 يوم بشكل مكثف، وفي شهر بشكل متوسط، وفي 3 أشهر بشكل بطئ، في بعض الأحيان أميل ل3 أشهر لأنها أكثر راحة، ويتم العمل بها بوثيرة جيدة لي ..
ما حصل لي أنني حددت أحد الكتب في 3 أشهر، وقمت بالتأجيل إلا أن تبقت فقط 15 يوم لانتهاء الثلاث أشهر فأنجزته بشكل مكثف :)
قد تكون الراحة مبررا للتكاسل ..
شيء آخر أنني أعرف باركنسون ، لكن ليس كمخطط للوقت وإدراته بل مرض مزمن يسمى الباركنسون، وأنا أكره هذا الاسم الحقيقة
لقد سمعت بها، إن وضعت شهرا فستنجز في شهر، ولو وضعت في يوم ستنجز في يوم، لكن في بعض الأحيان تكون المبالغة غير واردة هنا ، أنا فقط أضع مثلا هامشا سريعا ومعقولا، فمثلا يمكنني تأليف كتاب؟ أتسائل عن الإنهاء، يكون أقصر مدة 15 يوم بشكل مكثف، وفي شهر بشكل متوسط، وفي 3 أشهر بشكل بطئ، في بعض الأحيان أميل ل3 أشهر لأنها أكثر راحة، ويتم العمل بها بوثيرة جيدة لي ..
اعتقد ان هذا هو ما يحدث بالضبط يا عفاف، الجميع يميل إلى الفترة الأكثر راحة وهذا ما يُشعره أنها الأنسب لإنهاء المهمة ويقوم بإختيارها، في حين أنه لو اختار مدة 15 يومًا مثلًا سيُنجز نفس المهمة في تلك الفترة ويُمكنه إنجاز مهمة أخرى، مثلما حدث معك .. فلو كنتِ من البداية حددتي 15 يومًا لكنتِ أنجزتِ واستفدتِ بما يتبقى من الثلاثة أشهر وليس العكس!
شيء آخر أنني أعرف باركنسون ، لكن ليس كمخطط للوقت وإدراته بل مرض مزمن يسمى الباركنسون، وأنا أكره هذا الاسم الحقيقة
عرفته صدفة أثناء بحثي ومحاولتي لمعرفة من هو باركنسون صاحب هذا القانون، وصُدمت من المرض .. ومن المؤكد أن بمجرد قراءة هذا المرض سنكره الإسم !
من البداية حددتي 15 يومًا لكنتِ أنجزتِ واستفدتِ بما يتبقى من الثلاثة أشهر وليس العكس!
نعم، لكن ونفس تميل إلى الراحة، :)، خاصة لو كان لديك مشاريع أخرى، ستأخذين الوقت، لهذا وضعت 3 اشهر
عرفته صدفة أثناء بحثي ومحاولتي لمعرفة من هو باركنسون صاحب هذا القانون، وصُدمت من المرض .. ومن المؤكد أن بمجرد قراءة هذا المرض سنكره الإسم !
لدي أسباب أخرى لكرهه، إذن هل الباركنسون هما نفس الشخص الذي اكتشف المرض، والذي وضع المخطط ؟
نعم، لكن ونفس تميل إلى الراحة، :)، خاصة لو كان لديك مشاريع أخرى، ستأخذين الوقت، لهذا وضعت 3 اشهر
ما يحدث معي هو العكس يا عفاف، لا أرتاح إلا بالإنتهاء من المهام التي خططت لها، سواء يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، أميل للإنجاز وأُكافئ نفسي بالراحة.
لدي أسباب أخرى لكرهه، إذن هل الباركنسون هما نفس الشخص الذي اكتشف المرض، والذي وضع المخطط ؟
لا، يرجع إسم هذا المرض إلى الطبيب " جيمس باركنسون " وهو الطبيب الذي اكتشف هذا المرض ووصفه وصف تفصيلي في عام 1817.
لا، يرجع إسم هذا المرض إلى الطبيب " جيمس باركنسون " وهو الطبيب الذي اكتشف هذا المرض ووصفه وصف تفصيلي في عام 1817.
إذن لهما اسم مشابه، دائما ما يتم نسب الشيء لمكتشفه ..
ما يحدث معي هو العكس يا عفاف، لا أرتاح إلا بالإنتهاء من المهام التي خططت لها، سواء يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، أميل للإنجاز وأُكافئ نفسي بالراحة.
نعم ، في بعض الأحيان، لكن الآن أصبحت أراعي لنفسي ، منذ شهر كنت مثل الفأر الذي يدور في العجلة دون توقف، إلا أن انهرت كليا لأيام ، لم أعد حتى قادرة على النهوض، لذا الاعتدال شيء مهم، ففي النهاية أنا من ستضر نفسها :)
لقد عرفت قانون باركنسون من فترة قصيرة عند قراءتي لمقال من أسبوع تقريبًا، وأتفق تمامًا مع القانون وهذا ذكرني بقاعدة فيزيائية أن السائل ياخذ شكل الوعاء وكذلك المهمة تنتهي في الوقت المخصص لها.
وما بدأت بفعله بعد ذلك أنني بدأت أقلل من المدة الاعتيادية لبعض المهام التي أقوم بها ووجدت أني أنجزها فعلًا في المدة الأقل في حالات كثيرة وذلك يرجع للمشتتات حولنا فقط تكون منخرطًا في مهمة وتسمع إشعارات هاتفك فتترك ما بيدك لترى ما الإشعار، وقد يكون بسبب المماطلة فهناك شخص يعرف أن هناك مهمة تستغرق منه 6 ساعات لإتمامها فيقول مازال أمام وقت ويضيع 3 ساعات ويبدأ يعمل بعد نصف الوقت.
وهل هناك معايير محددة تُحددين بها الوقت المناسب لإنجاز مهمة ما ؟ ام أن الفكرة أنكِ تُحاولين تقليل الوقت تدريجيًا في إنجاز المهام بدون استراتيجية مُعينة؟
كذلك أود أن أعرف نتيجة تلك التجربة معكِ بشكل شخصي، وكيف كان أثرها في الحفاظ على الوقت من الهدر؟
نعم، المعايير بحسب نوع المهمة، أنت كشخص يكون لديك Milestones لكل مهمة. لا تقليل الوقت بدون إستراتيجية قد يكون ضارًا أكثر من كونه نافع.
نعم، بشكل شخصي نجحت. دعينا نفترض أن هناك مهمة كانت تتطلب 3 ساعات وأنا قلصت الوقت لساعتين وجدتُ نفسي أنني أعمل على استثمار كل الوقت بدون تضييع، ما ساعدني أيضًا أنني كنت أضبط مؤقت يرن عند انتهاء الساعتين ووعدت نفسي أنني بعد انتهاء المهمة في ساعتين فقط بدلًا من ثلاث سأقوم بمكافئة نفسي بفيديو أحبه على يوتيوب مدته 10 دقائق.
أعتقد أن ذلك نجح بسبب دمج القيود والمكافأة معًا.
ما رأيك في قاعدة باركنسون لإدارة الوقت والتخطيط ؟
في ااواقع أجدها منطقية إلى حدٍ كبير.
بمجرد ما قراتُ عنها حتى قفز إلى ذهني كيف أقسّم الوقت على أسئلة امتحان. فإن تم تحديد وقته بساعتين استفضتُ في الحل أكثر، وإن كانت مدّته ساعة مع نفس عدد الأسئلة، أكون أكثر سرعة، وأعتقد أنني في الحالتيْن سأسلّم الورقة بنفس الأجوبة!
كذلك في المهام اليومية، المهمة البسيطة التي أخصص لها وقتًا طويلًا أنجزها في الوقت الذي حدّدته رغم أنه كان بمقدوري إنجازها في وقتٍ أقل!
وهل لديك تجربة في التخطيط لكل مهمة يومية على حدة وتخصيص وقت محدد لإنجازها؟
لكنني في الحقيقة لا أخطط لكافة مهام يومي ولا أحددها بعامل وقتي. عادةً ما يرتبط الوقت لدي بمهام العمل أو تسليم مشروع أو شيء من هذا القبيل.
أما المهام اليومية فأجدها بديهية أكثر وغالبًا ما أنجزها دون التفات إلى وقت. لكن ربما إن قُمت بتحديد عامل وقتي لكل مهمة انجزتها أسرع بناءً على القاعدة.!
بمجرد ما قراتُ عنها حتى قفز إلى ذهني كيف أقسّم الوقت على أسئلة امتحان. فإن تم تحديد وقته بساعتين استفضتُ في الحل أكثر، وإن كانت مدّته ساعة مع نفس عدد الأسئلة، أكون أكثر سرعة، وأعتقد أنني في الحالتيْن سأسلّم الورقة بنفس الأجوبة!
ولكن في الإمتحانات تُراعى مسألة الوقت يا سُهى، فالأسئلة التي يتم وضعها لتُحل في مدة ساعتين، تختلف عن الأسئلة التي توضع لتُحل في ساعة واحدة، سواء في الصعوبة أو الكم.
أما المهام اليومية فأجدها بديهية أكثر وغالبًا ما أنجزها دون التفات إلى وقت. لكن ربما إن قُمت بتحديد عامل وقتي لكل مهمة انجزتها أسرع بناءً على القاعدة.!
ولكن هل تنجح تلك الطريقة دائمًا، أم أحيانًا تشعرين بالتقصير أو مرور الوقت دون إنجاز كافة المهام المطلوبة منك؟
وفي حال حدث ذلك فهل كانت لديك خطة بديلة أو استراتيجية تُساعدك على انجاز كافة المهام؟
ولكن في الإمتحانات تُراعى مسألة الوقت يا سُهى، فالأسئلة التي يتم وضعها لتُحل في مدة ساعتين، تختلف عن الأسئلة التي توضع لتُحل في ساعة واحدة، سواء في الصعوبة أو الكم.
هذا صحيح، لكن أعتقد أن طريقة الحل ستختلف بغض النظر عن حجم الأسئلة.
بالتأكيد مر عليكي خلال مسيرتكِ التعليمية امتحانات بأسئلة عديدة ووقت محدود، هل كانت طريقتكِ في الحل والسرعة هي نفسها مع امتحانات أخرى بمدة أطول؟
لا أظن ذلك!
أم أحيانًا تشعرين بالتقصير أو مرور الوقت دون إنجاز كافة المهام المطلوبة منك؟
بالتأكيد لا تنجح دائمًا، وفي كثيرٍ من الأحيان أضطر لتأجيل مهمة أو اثنتين لليوم التالي إن كانت المهام كثيرة،
لكنت المشكلة بالنسبة لي أنه يصعب تحديد وقت فعلي لكل مهمة منزلية لأنها مهام مختلفة الأحجام، بمعنى ترتيب المنزل ربما لا يحتاج لنفس الوقت اليوم عن الأمس! بل إن المتغيّرات في هذه المهام عديدة وأعتقد أن عامل الوقت فيها قد لا يُسعفني بشدة.
بالتأكيد مر عليكي خلال مسيرتكِ التعليمية امتحانات بأسئلة عديدة ووقت محدود، هل كانت طريقتكِ في الحل والسرعة هي نفسها مع امتحانات أخرى بمدة أطول؟
أثناء المرحلة التعليمية لا أتذكر أنني كنتُ بنفس العقلية الحالية التي تجعلني أُفكر في تلك التفاصيل، ولكن ربما يكون ما تقولينه صحيح، خاصة ان بعض انظمة التعليم لا تُراعي معايير وضع اسئلة الإمتحانات.
لكنت المشكلة بالنسبة لي أنه يصعب تحديد وقت فعلي لكل مهمة منزلية لأنها مهام مختلفة الأحجام، بمعنى ترتيب المنزل ربما لا يحتاج لنفس الوقت اليوم عن الأمس! بل إن المتغيّرات في هذه المهام عديدة وأعتقد أن عامل الوقت فيها قد لا يُسعفني بشدة.
مسألة المهام المنزلية لا تنتهي غالبًا يا سُهى ولا علاقة لها بالتخطيط وإدارة الوقت وعلى الأغلب ما يُفسد المنزل ولا يترتب أبدًا :D
مازلتُ حتى الأن أبحث عن خطة لإدارة وترتيب المنزل
وهل لديك تجربة في التخطيط لكل مهمة يومية على حدة وتخصيص وقت محدد لإنجازها؟
صراحة دائما ما أخطيء تقدير هذه العملية، فإما أحدد وقتا زائدا عن الحد لمهمة ما أو وقتا أقل بكثير مما تحتاجه المهمة.
غالبا تعد تلك النقطة التي أحاول العمل عليها حاليا في رحلة التخطيط والتنظيم الخاصة بي.
لكن بشكل عام أظن أن قاعدة باركنسون قد تكون فعّالة بعد تكرار التجربة لعدة مرات.
فالأمر أشبه بالتدريب، نحتاج لتدريب عضلة التقدير عندنا بحيث نصبح أكثر مرونة في تحديد المدة التي تستغرقها كل مهمة لتُنجز بشكل كامل.
وقصدت أن أكون لتنجز بشكل كامل، لأن واحدة من المشكلات الكبرى التي اتعرض لها أنني قد أنجز جزءا من المهمة، لكنها تظل عالقة لأنني لم أنهيها بشكل تام، والسبب أن جرس المنبه قد أعلن انتهاء المهلة المُحددة للعمل عليها.
عندها اتركها، فلا أنا هنئت بإتمامها والتخلص من عنصر على قائمة المهام ولا أنا استفدت من تجربتي للتخطيط لكل مهمة على حدى.
لذا اعتقد أن العنصر الأهم في المنظومة أن نتحلى بالمرونة والصبر على التدريب، إلى أن نكتسب مهارة تحديد مدة المهام بشكل سليم من أول مرة.
اعتقد ان الأمر يحتاج لتحديد هذا الوقت بناء على معايير يا ندى، مثل صعوبة المهمة ومتطلباتها ومدى الاعتياد عليها، فأعتقد ان تحديد وقت لمهمة لابد ان يكون بعد تجربة القيام بها وتقييم ادائنا في القيام بها ومدى تأثيره على سرعة او بطئ انجاز المهمة، وهل كنا نعمل بجدية ام اننا تراخينا في الأداء مما جعلنا نتأخر في الوقت.
هل لديك معايير محددة تُحددين بها الوقت المخصص لكل مهمة يا ندي؟
في الحقيقه لدي مهام يوميه اقوم بها من تعلم و عمل و قراءه والخ...
لكن ليس لدي اوقات معينه لاقوم بها اقوم بها عندما اكون لدي طاقه اكبر فمثلا تعلم اللغه الانجليزيه احيانا اقوم بالدراسه بعد ان استقيظ بساعه او بعد صلاه المغرب او حتي قبل النوم
وهذا نظام مريح بالنسبه لي فلا احتاج لتخصيص زمن معين، يمكن تخصيص زمن لانهاء المهمه كما ذكرتي لكن افضل تخصيص مثلا دارسه درس او درسين وحل التمارين وهكذا
تقبلو تحياتي :) و مساهمه مميزه تنظيم الوقت من الاشياء المهمه فعلًا