المدير يطلب مني تقارير معقّدة تأخذ مني وقتاً طويلاً، وهو لا يملك الوقت لقراءتها حتى! لذلك حين أرسل التقرير له يبقى عالقاً في قائمة الإيميلات الواردة لفترة طويلة دون أن يُفتح، حتى يصبح في أحسن الاحوال منسياً غارقاً في كومةٍ من الإيميلات في الصفحة العاشرة أو أكثر، إن لم يكن فعلاً قد أصبح في قائمة المحذوفات!
ليست العبرة من التقرير أن يكون طويلاً أو معقّداً، العبرة تكمن في أن يُحقّق الغرض المطلوب منه فقط. لذلك كانت فكرة 5-15 Report هي كلمة السر وصلة الوصل الفعّالة بين المدير والموظف. وبالقعل عملتُ عليها منذ أكثر من 6 سنوات وهي مريحة ومجدية للغاية حتى الآن.
باختصار، يعتمد تقرير 5-15 على مبدأ ألّا يستغرق التقرير أكثر من 15 دقيقة للكتابة و 5 دقائق للقراءة. على الرغم من بساطة الأمر لكنّه في الواقع أداة فعّالة توفّر العنصر الأهم للمدراء (عنصر الزمن).
وتعود فكرة تقرير 5-15 إلى السيد إيفون شوينارد (المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Patagonia). وعلى الرغم من أنّ الفكرة تعود إلى ثمانينيات القرن الماضي، إلا أنّها ما زالت تُثبِت كفاءتها حتى اليوم.
في السياق نفسه، حدّثني مرّة أحد الأصدقاء أنّه يقدّم لمديره بشكل يومي تقريراً طويلاً يحوي على جميع تفاصيل عمله بشكل مفصّل، وتابع لي أنّه يشعر بالارتياح حين يقدّم مثل هكذا تقرير كونه يستحيل أن يستطيع مديره مراجعته به، أو حتى قراءته أصلاً!
بالعودة إلى تقرير 5-15 بالتأكيد يراودك الآن السؤال:
ماذا يتضمّن تقرير 5-15؟
الجميل بالأمر أنّه لا يوجد تنسيق محدّد للالتزام به في كتابة التقارير، ويرجع الأمر إلى نظام عمل كل شركة حسب ما يناسبها؛ بمعنى آخر فإنّ تقرير 5-15 هو منهجية عمل تُؤسّس لإعداد تقارير بسيطة ومفهومة وتوفّر الوقت.
ومع ذلك، يمكن أن نستعرض بعض النقاط الأساسية التي توجد في تقرير 5-15، ويمكن أن تكون مشتركة بين المؤسّسات مع اختلاف تخصّصاتهم:
- إنجازات الأسبوع.
- أولويات الأسبوع القادم.
- التحديات والعوائق.
- الدروس المستفادة وفرص التحسين.
ويمكن الحصول على نموذج تقرير 5-15 عبر الرابط التالي، لكن كما قلت، بأنه يجب أن نتذكّر بأنه قابل للتعديل وفق ما يتلاءم مع شركاتنا.
ماذا عنك، كيف تخرج من مرحلة التشتّت إلى التنظيم؟ والسؤال الأهم، ما رأيك في هذه المنهجية؟
التعليقات