كيف أحسن عمليات مشروعي وأقلل الهدر فيها؟

من البدائل الممتازة ل Process Flow Analysis :

SweetProcess: تقوم هذه الأداة بخلق مجموعة من المهام (على شكل لائحة) للهدف الواحد أو الخطوات المطلوبة لتنفيذ مهمّة.تساعد هذه الأداة في تسجيل كل خطوة وكل مهمّة . كما أنّها تقوم بتصميم دليل Guide ومشاركته مع أعضاء الفرق وهو ما يضمن وصولهم للمعلومات في أي لحظة وفي أي مكان وهو ما يساعد في التحسين من جودة العمليّات. كما أنّها تمنع هدر الوقت للعمليّات المتكرّرة من خلال الإظهار للعاملين كيفية إنجاز المهمّة عن طريق مجموعة من الخطوات (عبر المساعدات البصريّة Visual aids). ومن ميّزاتها الأخرى أنها مناسبة للعمليّات الصعبة إذ أنّها تقوم بتبسيطها بشكل سلس وواضح. ومن هنا فإنّ هذه الأداة فعّالة جدا في إدارة المهمّات Task management إذ أنّها توزّع المهام للمستخدمين وتضع مهلًا محدّدة وتتابع التقدّم في هذه العمليّات. وما يزيد من احتمالية نجاح أداء المهمّات إمكانيةإضافة الصور والفيديوهات كأساليب توضيحيّة أكثر دقّة لتوضيح الخطوات. بالإضافة إلى ذلك فإنّها تعزّز العمل الجماعي من خلال مشاركة المهام مع جميع أعضاء الفرق وتوفّر المؤشرات الأساسية لقياس الأداء. كما أنّها تساعد في خلق قاعدة معلومات خاصّة بالمنتجات والخدمات والعمليّات. لذلك أنصحكم باستخدام هذه الأداة الهامّة.

بالطبع يوجد استراتيجيات أخرى قمت بالإطلاع عليها من قبل أهمها :

• تحليل تكلفة-فائدة (Cost-Benefit Analysis): هذا النهج يركز على تقييم مدى جدوى تنفيذ أي تحسين أو تغيير في المشروع من خلال مقارنة التكاليف المتوقعة مع الفوائد المتوقعة. يمكن أن يساعد هذا في اتخاذ قرارات مستنيرة حول ما إذا كان يجب تنفيذ تحسين معين أم لا.
• تحسين العمليات باستخدام Lean Management: تقنيات إدارة Lean تهدف إلى تحسين كفاءة وجودة العمليات من خلال التركيز على تقليل التكلفة والهدر. يمكنك تطبيق مبادئ Lean لتحسين تدفق العمل وإزالة الأنشطة الزائدة.
• تطبيق تقنيات إدارة المشروع الشاملة: مثل Six Sigma وTotal Quality Management (TQM)، والتي تركز على تحسين الجودة وتقليل الأخطاء من خلال استخدام أدوات وتقنيات محددة.
• استخدام تحليلات البيانات (Data Analytics): يمكن استخدام تحليلات البيانات لفهم الأنماط والاتجاهات في أداء المشروع وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

.

برنامج Lucidchart لرسم تخطيط تدفق العمل

أسوء ما يمكنك أن تعملي عليه حرفياً، برأيي هذا البرنامج من الصعب استخدامه في العمليات المعقدة، هو أداة قوية ولكن قد يكون من الصعب استخدامها في عمليات معقدة. أتخيّل الأن مثلاً مشروع فيه الكثير من الخطوات أو الفروع، قد يكون من الصعب تتبع كل شيء فيه. هذا طبعاً إذا لم نتكلّم عن التكاليف، خاصة بالنسبة للفرق الكبيرة، استخدام الخطة المجانية فيه لا تغني أبداً عن شيء، محدودة في الميزات، فإذا كنت بحاجة إلى استخدام Lucidchart لفريق كبير ستحتاجين إلى الدفع، وبسعر غالي مقابل الاشتراك. أما أسوء مافيه هو أنّهُ ليس من الممكن أن يقوم عدّة أشخاص بالعمل مع بعض في ذات الوقت، هذا أمر يُعطّل الكثير من الأوقات، ولذلك لم لا نستخدم أدوات أخرى؟ مثلاً Microsoft Visio، أقوى من Lucidchart بالتأكيد وهو أفضل بالمشاريع المقعّدة .

هل جرّبت العمل عليه قبل الآن عوضاً عن Lucidchart؟ أم أنّك تعرفين به لأوّل مرّة؟

اعتقد ي إيمان أن الهدر في المال و الهدر في الوقت أكثر ما سيؤثر على المشروع و يمكنك تفادي ذلك بأن قبل بداية المشروع تحددي أهداف واضحة لتوجيه إليها المجهود و الوقت

و إدارة الوقت بفاعلية و استخدام الجداول الزمنية

تقليل المهام التي لا تضيف الكثير للمشروع

و تحليل المخاطر المحتملة للمشروع و محاولة تفاديها

البحث عن أدوات و تقنيات تقلل من الوقت و الجهد و تعزز الكفاءة

و الأهم هو الاستفادة من الخبرات السابقة في نفس المجال

و أخيرا قياس الأداء  

أتمنى لكي التوفيق في القادم.