نحن كبشر بطبيعتنا مخلوقات اجتماعية لا يمكننا المكوث بدون اتصال وتواصل، حتى حين دب الوباء العالم لم يتم الاستغناء عن فكرة التواصل، وتم تفعيل فكرة الاجتماعات المرئية، وفي بيئة الأعمال سواء كنت من محبي الاجتماعات أو لا، هذا أمر مفروغ منه. وأنا بطبيعة الحال ليس لدي أي مشكلة في حضور الاجتماعات ولكن بدأت أشعر بالضجر عندما أصبح مسؤولي يطلب مني أخذ محضر للاجتماع.
ومحضر الاجتماع يركز على تدوين التسجيلات أو الملاحظات أثناء عقد الاجتماع، ويشمل الموضوعات التي تم نقاشها والقرارات المتخذة، وحصر الأفراد الذين حضروا وجميع عناصر العمل في المناقشة، وتعتبر وثيقة رسمية يمكن الرجوع لها بشكل مستقبلي. وبرغم من عدم تقبلي للفكرة توثيق محضر الاجتماع، إلا أني لا أنكر مدى أهميته من ناحية توثيقية وأرشفة، ومن ناحية أخرى يضع جميع الموظفين أمام المسائلة في حال أي حدث يحصل، ويمكن أن يجدول العمليات بشكل بسيط يسهل المراجعة. ولكن واجهتني كثير من الأمور التي تعرقل مسيرة توثيقي منها:
• عدم توفر برنامج متخصص لتدوين محضر الاجتماع بشكل رقمي، وخصوصًا في ظل ما نشهده من السرعة كان من المجدي وجود برنامج تسجيل اجتماع يدعم التسجيل الصوتي والنصي لسرعة توثيق المحضر والنصوص.
• عدم قدرتي على التركيز أثناء الضوضاء وخصوصًا عندما يتم طرح فكرة معارضة، أو انحراف الاجتماع لأفكار شائكة.
• مشكلة تدوين الملاحظات، فأنا بجانب عملي كمدونة لتسجيل المحضر أكون عضوًا بنقاش وهذا يشتتني إما أسجل ولا أناقش أو أناقش فيفوتني التسجيل.
• عدم القدرة على مواكبة المعلومات وخصوصًا في حال نقاش المشاريع الكبيرة المتطلبة لمعلومات كثيرة يكون التدوين ومواكبته صعبة.
التعليقات