كيف يمكنني إدارة التواصل في فريق متعدد الاختصاصات؟

لكل شركة يا هدى استراتيجية تحددها الإدارة العليا حتى ولو كانت هذه الشركة بسيطة، وأنا مثلا في شركتي أحب أن أعمل مع فريق متكامل يعمل على مشروع واحد وليس بشكل هرمي أو بشكل إدارات. أبسط شيء نقوم به هو عمل شيء اسمه RACI Matrix، وهي مصفوفة نقوم فيها بتقسيم خطة العمليات لمهام بجدول زمني ونقسم المهام إلى أربع أدوار رئيسية:

-- Responsible (المسؤول): هو الشخص الذي يتولى تنفيذ المهمة أو العمل المعين. يعني هو الشخص الذي سيعمل على إتمام المهمة الفعلية من البداية للنهاية، ويتحمل مسؤولية إتمام العمل المطلوب.

-- Accountable (صاحب القرار): هو الشخص الذي يتحمل المسؤولية النهائية عن المهمة ويمتلك السلطة لاتخاذ القرارات المتعلقة بها. هذا الشخص لا يقوم بالعمل بنفسه، لكنه يضمن أن العمل يتم بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. يكون مسؤولًا عن التوجيه والتأكد من أن كل شيء يسير في الاتجاه الصحيح.

-- Consulted (المستشار): هم الأشخاص الذين يتم استشارتهم أثناء سير العملية. يمكن أن يكونوا خبراء أو أعضاء آخرين في الفريق لديهم معرفة خاصة أو مهارات معينة، ويقومون بتقديم آراء أو مشورة بشأن كيفية إتمام المهمة بشكل أفضل.

-- Informed (المُطلع): هم الأشخاص الذين يحتاجون إلى معرفة تقدم العمل أو نتائج المهمة ولكن لا يكون لهم دور مباشر في تنفيذها أو اتخاذ القرارات. يتم إبقاء هؤلاء الأشخاص على اطلاع دائم بكل ما يتعلق بالمهمة لكي يكونوا على دراية بتطوراتها دون أن يشاركوا في التفاصيل.

من خلال تطبيق هذه المصفوفة، نضمن وضوح المسؤوليات وتوزيع المهام بين الأفراد بشكل عادل، مما يسهل التنسيق داخل الفريق ويزيد من كفاءة سير العمل، مع ضمان أن كل شخص يعرف ما هو متوقع منه.