أنصح بجدول بسيط (Google Sheets أو Notion) فيه أعمدة: اسم العميل، تفاصيل الطلب، تاريخ التسليم، الحالة (جديد / قيد التنفيذ / تم التسليم)، وآخر رد. مثلاً لما يرسل العميل طلباً على واتساب أنسخ المطلوب في الجدول مع الموعد وأرسل له تأكيداً بالنقاط المتفق عليها، فيرجع إليها الطرفان عند أي خلاف. وأخصص وقتاً ثابتاً مرتين يومياً لمراجعة الجدول والرد على الرسائل المتأخرة.