ما هي أساسيات و سبل تنظيم العمل عن بعد ؟

تنظيم الوقت يعد أمراً ضرورياً اذا كنت تعمل عن بعد لكنه يمكن أن يكون صعباً في البداية، لكن ما إن تتبنى عادات وقتية له ستدرك أنك قادر على تنظيمه بسهولة، لأن الساعة البيولوجية للجسد والعقل تسير وفقت مخطط ملائم مع نشاطك اليومي.

عليك في البداية تحديد الأهداف اليومية التي ستقوم بها، ما يحتاجه منك العمل، ما تحتاجه أنت من وقت لتنفيذ هذا العمل، ما تريده من وقت لنفسك ولبقية اعمالك وحياتك الشخصية.

اذا قمت بهذه الخطوة ستجد بعدها أنك قادر على الانتقال بسهولة للخطوات العملية والتنفيذية، هذا سيزيد فاعليتك وكفاءتك لكن في حال واحد وهو "الالتزام".. اذا لم تلتزم بالوقت الذي قمت بوضعه فأنت هنا تعود لدوامة التنظيم من البداية، ليس الأمر كما لو أنك تقوم بحساب الوقت بجدية وجهد، لا لا سيكون أفضل لو تعاملت مع الأمر بيسر وتنظيم سلس كأنك تقوم بالتعامل مع شيء يومي عادي.

اذا كنت تعمل على أكثر من مشروع عليك ترتيب أولوياتك ومهامك في العمل، وهناك مواقع عدة على الانترنت تساعد في تنظيم مشاريع وما تحتاج لانجازه الأن وربطه بوقته وما تحتاج لانجازه مستقبلاّ وكذلك ربطه بوقته، منصة "تريلو Trello" أداة فعالة جداً لتنظيم مهامك ومشاريع الحالية والمستقبلية وربطها بمدى زمني معين، أنصح باستخدامها.

أما اذا كنت بحاجة إلى تقديم أكبر ومشاركة الملفات والاسهاب في المناقشات وتنظيم الأمور فتتيح لك منصة "أسانا Asana" هذه الميزات.

كما أن هناك خدمات أخرى قابلة للمقارنة معهما، ومعظمها مجاني ولكنه لعدد صغير من المستخدمين أو لفترة محدودة، مثل إيفرنوت "EverNote"، ورايك "Wrike"، وكلاكسون "Klaxoon"، وأولوب "Oolaop".

بداية يجب اختيار مكان خالي من الضوضاء وتخصيصه لممارسة العمل ويجب تقديس وقت للعمل وإلزام نفسك به يوميًا .

أما من ناحية تنظيم المهام فهناك خطة شهرية وخطة أسبوعية وخطة يومية، وتكون تحديد حد اقصى شهري بعدد المشاريع التي يمكن ان التحق بها او عدد الكلمات التي استطيع كتابتها شهريًا بالاضافة الى اهدافي الأخرى في الشهر، ثم في بداية كل اسبوع أضع قائمة بالمهام التي يجب انجازها هذا الأسبوع، وكل صباح أضع مهام يوميا بما بتناسب مع الخطة الأسبوعية .

وبخصوص التطبيقات، فأنا استخدم قائمة المهام الورقية في كتابة هذه الخطط، وأفضلها أكثر من التطبيقات العصرية .