كيف تدير التعاقدات والمطالبات في المشاريع الإنشائية لضمان حقوقك وزيادة أرباحك؟
في سوق المقاولات والمشاريع الإنشائية، إدارة التعاقدات والمطالبات لم تعد مجرد جانب قانوني أو إجراء شكلي، بل أصبحت عنصرًا محوريًا في الحفاظ على استقرار المشروع وتحقيق الأرباح.
الواقع أن كثيرًا من الشركات والمقاولين يخسرون الملايين، ليس بسبب ضعف التنفيذ أو تأخر الجداول الزمنية، بل لأنهم لم يحسنوا إدارة عقودهم أو لم يقدموا مطالباتهم بطريقة احترافية ومدعومة بالأدلة.
في هذا المقال، سيتم تناول أهم الممارسات الاحترافية لإدارة التعاقدات والمطالبات، بناءً على أفضل الممارسات في المشاريع الإنشائية في منطقة الخليج، وخاصةً في السعودية، حيث تبلغ قيمة المشروعات الكبرى مليارات الريالات.
أولًا: أهمية إدارة التعاقدات في المشاريع الإنشائية
العقد هو الإطار الحاكم للعلاقة بين جميع أطراف المشروع: المالك، المقاول، الاستشاري، الموردين، والمقاولين الفرعيين.
أي خلل في فهم بنود العقد أو تطبيقها قد يؤدي إلى:
- فقدان حقوق مالية.
- رفض تعويضات أو تمديد زمني.
- نشوء نزاعات قد تصل إلى التحكيم أو القضاء.
دراسة حديثة على 15 مشروعًا إنشائيًا في السعودية أوضحت أن:
- 60% من النزاعات كان سببها ضعف إدارة التعاقد.
- 45% من المقاولين لم يكونوا على دراية كاملة ببنود المطالبات الزمنية والمالية.
- فقط 25% من الشركات كان لديها أنظمة توثيق قوية تحفظ حقوقها عند تقديم المطالبات.
ثانيًا: المبادئ الأساسية لإدارة التعاقدات
- قراءة العقد بعمق
- يجب تحليل بنود العقد الأساسية بدقة، وخاصة البنود المتعلقة بـ:
- التمديد الزمني (Extension of Time).
- التغيير في الأعمال (Variation Orders).
- شروط التعويضات المالية (Claims & Compensation).
- آليات الإشعار والإخطار (Notice Provisions).
- العقوبات والغرامات (Liquidated Damages).
- تحديد التزامات ومسؤوليات كل طرف
- فهم دور ومسؤوليات كل طرف في العقد يسهّل تحديد الجهة المسؤولة عند وقوع تأخير أو تغيير.
ثالثًا: إدارة المطالبات (Claims Management)
إدارة المطالبات تشمل المطالبة بتمديد زمني أو تعويض مالي نتيجة:
- تغييرات في التصميم أو الأعمال.
- تأخر في تسليم الرسومات أو الموافقات.
- ظروف قهرية أو استثنائية.
- تأخر في المدفوعات أو التمويل.
الخطوات العملية لتقديم مطالبة ناجحة:
1.الإشعار الرسمي (Notice)
- يتم إرسال إشعار فوري للطرف الآخر عند وقوع الحدث المؤثر، وفقًا لما يحدده العقد (غالبًا خلال 7 إلى 28 يومًا).
- عدم الالتزام بالمواعيد يؤدي إلى فقدان الحق في المطالبة.
2.تجميع الأدلة والمستندات
- تقارير يومية معتمدة.
- محاضر الاجتماعات الرسمية.
- خطابات البريد الإلكتروني الموثقة.
- صور ميدانية وفيديوهات عند الحاجة.
3.إعداد المطالبة بشكل احترافي
- تقديم شرح تفصيلي للحدث المؤثر.
- بيان الآثار الزمنية باستخدام برامج مثل Primavera P6.
- تحليل التكاليف المباشرة وغير المباشرة بدقة.
- دعم جميع البنود بالمستندات.
نتائج إدارة المطالبات باحترافية:
في مشاريع بقيمة 500 مليون ريال، الإدارة الفعالة للمطالبات ساعدت بعض الشركات في الحصول على:
- تمديد زمني يصل إلى 120 يومًا في بعض الحالات.
- تعويضات مالية إضافية بنسبة 8% إلى 15% من قيمة العقد الأساسي.
رابعًا: نظام التوثيق اليومي ودوره في دعم المطالبات
التوثيق اليومي يشكل العمود الفقري لأي مطالبة ناجحة، ويجب أن يشمل:
- تسجيل كافة الأنشطة اليومية بدقة.
- توثيق أي أحداث غير متوقعة تؤثر على العمل.
- حفظ توقيعات واعتمادات كافة الأطراف على المحاضر والتقارير.
إحصائية:
- الشركات التي تملك نظام توثيق قوي، نسبة نجاح مطالباتها 75% أعلى من غيرها.
- الشركات التي تفتقد نظامًا واضحًا، غالبًا ما ترفض مطالباتها حتى مع وجود مبررات قوية.
خامسًا: التفاوض وحل النزاعات
في كثير من الحالات، لا تنتهي المطالبات بالموافقة المباشرة، بل تحتاج إلى:
- مهارات تفاوض متقدمة.
- فهم للأنظمة القضائية وآليات التحكيم المعتمدة (خاصة بنظام FIDIC أو العقود الحكومية في السعودية).
- تقديم بدائل للحلول التوافقية، لتجنب التصعيد إلى النزاعات القضائية.
التأثير المالي المباشر لإدارة التعاقدات والمطالبات
إدارة التعاقدات بفعالية يمكن أن تحفظ نسبة لا تقل عن 10% من أرباح المشروع، وتجنب المقاول:
- غرامات تأخير تصل إلى 5% من قيمة العقد.
- خسائر تشغيلية نتيجة التوقفات وتأخير الأعمال.
- تعويضات إضافية للموردين أو العمالة عند عدم وجود خطط توثيق واضحة.
ماذا بعد؟
الخطوة التالية لأي مدير مشروع أو شركة مقاولات تبحث عن الاحترافية:
- بناء نظام متكامل لإدارة التعاقدات والمطالبات.
- تدريب الفرق الفنية والإدارية على فهم العقود والمطالبات.
- استخدام البرامج الحديثة في إعداد الجداول الزمنية وتحليل التأخيرات (مثل Primavera و MS Project).
- إعداد قوالب ونماذج للمطالبات والإشعارات لتسريع العملية.
دورة تدريبية شاملة قريبًا
جاري العمل على دورة تدريبية شاملة حول "إدارة التعاقدات والمطالبات الإنشائية" تشمل:
- قراءة وفهم العقود باحترافية.
- إعداد وتنظيم الملفات اليومية للموقع.
- تقديم المطالبات وفق الأطر القانونية والفنية.
- التفاوض وحل النزاعات بطريقة احترافية.
- الدورة مجانية في الإصدار الأول، وستكون متاحة للتسجيل قريبًا.
خلاصة
التعاقدات والمطالبات في المشاريع الإنشائية ليست مجرد عمليات إدارية، بل جزء لا يتجزأ من استراتيجيات نجاح المشروع.
الوعي ببنود العقد، التوثيق المستمر، تقديم المطالبات بالشكل القانوني والفني، كل هذا يضمن للمقاول أو مدير المشروع الحفاظ على حقوقه وزيادة فرص الربحية.
التعليقات