لدي أخبار سيئة، كيف يمكنني إخبار المدير بها؟

ما من طريقة فعالة لإيصال الأخبار السيئة إلا الطريقة المباشرة, لأن المدير يعي تماما أمور الشركة, فإن بدأت عرض الأخبار السيئة بالمقدمات فإن هذا سيظهرك أمامه بمظهر المراوغ, وربما يلقي عليك اللائمة, لأنه قد يفهم أنك تحاول التهوين لسبب من الأسباب, فقط ضع نفسك مكانه! ستطلب من صاحب الأخبار السيئة أن يتحدث بوضوح وشفافية كي تفهم المشكل.

لذا النصيحة هي أن تخاطبه بشكل واضح وشفاف وبكل التفاصيل بنبرة عادية وليس بنبرة أسى, وتجهز تفسيرا وتحليلا شاملا للمشكل وكيف صارت الأمور على هذا النحو, وأن تجهز أجوبة لمختلف الأسئلة التي قد يطرحها عليك.

ثم يمكنك أن تقترح عليه بعض الحلول التي يمكن نهجها إن توفرت لديك, فالعمل بنتائج سيئة وهذا أمر واقع وما يجب فعله هو إيجاد حلول أو بدائل له, وإن أبديت له بعض الاقتراحات أو الحلول فقد يبعث هذا بعض المشاعر الإيجابية بنفسه.

تأكد من أن تخبره بالتالي، باستخدام الأرقام والجمل القصيرة والواضحة:

• ما هو المشكل؟
• ما سببه؟
• ما الحلول المقترحة لحله؟

لأن إخباره بالمشكل فقط دون اقتراح حل أو تفصيل لسبب وقوعه سيزيد من الضغط ويؤخر حله.

آسفة لسماع ذلك، وأرجو أن تمر الأمور على خير ما يكون.

الأحداث السيئة جزء من الحياة؛ لذا لابد وأننا سنضطر لمشاركتها مع بعضنا البعض أحيانا. أعلم أن إخبار مديرك بالأخبار السيئة يمكن أن يكون مخيفًا. وقد يؤدي الاعتراف بأن هناك مشكلة حدثت، أو أنك فشلت في تلبية التوقعات إلى إحداث إجهاد كبير أو قلق لك. ولكن قبل أن تفزع، وتقلق، رجاء اعلم أن: هذه المحادثات جزء لا يتجزأ من كل وظيفة. عندما تتمكن من التواصل بشكل فعال مع مديرك للإبلاغ عن المشكلة، فإنك لست المستفيد الوحيد، وإنما فريقك بأكمله. فأنت ستمثل قدوة جيدة لكيفية الاستجابة في لحظات الأزمات. وعلى المستوى الشخصي، ستترك انطباعًا إيجابيًا، وتحافظ على سمعتك الطيبة، وتبني أساسًا من الثقة مع مديرك وزملائك.

إليك طريقة بسيطة يمكنك اتباعها لتوصيل هذه الأخبار السيئة بفعالية:

عرض المشكلة

قبل الذهاب لمديرك، خذ بعض الوقت لتجميع أفكارك والتفكير في المشكلة، وحاول تلخيص المشكلة في عبارتين أو ثلاث. فكر في ماذا حدث، ومتى، ومن تأثر (أو سيتأثر) بهذه المشكلة. حين تكون واضحًا بشأن هذه التفاصيل سيساعد هذا مديرك على فهم الوضع بسرعة، ومعرفة من يجب إبلاغه. تجنب الخوض في التفاصيل. الهدف الأول هو ذكر المشكلة بإيجاز، وبأبسط صيغة ممكنة.

وصف آثار المشكلة بإيجاز

لكل شخص حددت أنه سيتأثر، حدد التأثيرات التي تسببت بها هذه المشكلة، وجدول زمني للتأثير المتوقع. يمكن أن تغير الفترة الزمنية حجم التأثير، مما قد يؤثر على كيفية التركيز على حل المشكلة. في شرحك لمديرك، حاول الإجابة على الأسئلة التالية:

• هل سنتعرض إلى خسائر أموال؟ هل حدث ذلك بالفعل؟
• هل سيكون العملاء غير راضين عن تجربتهم؟ هل هم كذلك الآن؟
• هل فقد الموظفون الثقة؟
• كم استغرقت هذه المشكلة من وقت قبل يتم اكتشافها؟
• إذا كنت تتعامل مع مشكلة لم يظهر تأثيرها بعد، فمتى سيبدأ التأثير؟ وكم من الوقت لديك لحله قبل أن يحدث؟
• ما مدى خطورة الموقف؟ (أخبره بأولوية حل المشكلة ومتى يجب أن تُحل)

عندما تقدم المشكلة لمديرك، ابدأ بالأخبار الأسوأ (الأكبر تأثيرا)، واختم بالأخبار الأقل سوءًا (التأثير الأقل).

اقترح حلولا

هذه هي النقطة الحاسمة في المحادثة؛ حيث يجب عليك الانتقال من الأحداث الماضية، والحالية إلى ما سيحدث في المستقبل. لكي ينجح هذا، ستحتاج إلى أن تفكر في حل واحد أو اثنين، ولماذا تعتقد أنها حلول جيدة، بالإضافة إلى أي مخاطر محتملة مرتبطة بمقترحاتك. توضيح الحلول الممكنة يدل على مسؤوليتك وقدرتك على المضي قدمًا بعد تجربة سيئة بدلاً من الغرق فيما حدث من أخطاء أو إلقاء اللوم على الآخرين.

1. اشرح أي إجراءات اتخذتها بالفعل للتعامل مع المشكلة.
2. أكّد على المدير أنك قد استعددت لأسوأ السيناريوهات. (إذا لم يحدث كذا، فسأفعل كذا)
3. أخبر مديرك كيف ستتجنب مشكلة مشابهة في المستقبل.
4. اطلب آراء على حلك المقترح: "ما رأيك في هذه الخطة". من المهم الاعتراف بأنه في بعض الحالات، قد لا يكون لديك استراتيجية واضحة وواقعية حول كيفية حل المشكلة. فقد لا يكون لديك كل المعلومات التي تحتاجها، والمدير لديه معلومات أكثر.

مهما كانت الحالة، كن صادقًا. أخبرهم بما فعلته، والمعلومات التي تنتظرها، ومن يحتاج إلى تنفيذ الحل، ومتى ستتمكن من العودة إليهم بمزيد من التفاصيل. يمكنك أيضًا طلب ملاحظات أو نصائح من مديرك حول كيفية التعامل مع الوضع.

تنفيذ الخطة

هذه الخطوة النهائية : انه كلامك مع مخطط يوضح "ماذا ستكون الخطوات التالية؟".

• إذا وافق مديرك على الحل الذي اقترحته، فابدأ في التنفيذ.
• قد يحدث غير ذلك، وحينها قد تعملان معًا على وضع خطة أو ابتكار شيء جديد بناءً على ملاحظاته. ركز على التنفيذ. يجب أن تترك هذا الاجتماع بفكرة واضحة عن من سيفعل ماذا بحلول أي وقت.

عندما تختم المحادثة، أظهر التزامك بتنفيذ الحل، وإعداد كيفية تجنب هذه المشكلة في المستقبل.

تتبع هذا الإطار لن يساعدك فقط على إجراء محادثات صعبة مع مديرك ، بل سيظهر أيضًا لمديرك أنك تستطيع التفكير بشكل استراتيجي، وإدارة طاولة مناقشات مفيدة.

هذه المحادثات هي جزء لا مفر منه في كل وظيفة. لا تخاف نهائياً ولا ترتبك بالمرّة وحتى لو كنت أنت المُخطئ، فما حدث قد حدث ولذلك ضع نفسك فوراً في وضعية حل المشكلة لا البعد عن المشكلة، وهذه استراتيجية يتحدّث عنها الدكتور أحمد عمارة كثيراً اسمها: نحو وليس بعييداً عن - بالعادة هذه المواضيع تُحل بحسب كيف تعتمد قدرتك على تجاوزها بأمان إلى حد كبير على مدى قدرتك على شرح المشكلة للأشخاص في مواقع السلطة.

عندما تتمكن من توصيل مشكلة إلى مديرك بشكل فعال، فتأكّد إنك لا تفيد نفسك فقط ولكن أيضاً فريقك بأكمله لإنّهم لم تشركهم في هذه العملية الصعبة جداً. أنت تضرب المثل لكيفية استجابة الناس في لحظات الأزمات، وتحسين التعاون ، وإبقاء الناس تحت المساءلة. على المستوى الشخصي، أنت تترك انطباعًا إيجابياًَ وتحافظ على سمعة طيبة تبني أساسًا من الثقة مع مديرك وأقرانك. لهذا كلّه أقول لك في بداية كل أمر من هذا النوع عليك أن لا تخاف.

قبل أن تقترب من مديرك خذ بعض الوقت لتجميع أفكارك وتدرب على تلخيص المشكلة في جملتين. هذا الأمر فعّال جداً، وخاصة إذا فكرت فيما حدث ومتى ومن سيتأثر أو ستتأثر ويحصل الغضب. ضع ورقة واكتب بها تأثير هذه المشكلة عليه والإطار الزمني الذي تتوقع حدوثها فيه في حال تأثيرها مستقبلي. في شرحك لرئيسك في العمل.

أخيراً لا أنصحك المغادرة قبل اقتراح أي حلول، بعد تحديد المشكلة والتأثيرات بوضوح، حان الوقت للتركيز على الحل وهذه نقطة محورية في المحادثة يتغافل عنها الكثير من الناس حيث يجب أن تهدف إلى التحول من الأحداث الماضية والحالية إلى ما يحدث في المستقبل، أي من صار كذا، إلى أقترح أن نعالج الأمر بكذا.

لا تخرج قبل أن تحصل أو تشارك أو يكون معك خطّة للأيام المقبلة، ولا تعتذر كثيراً إلا إذا كان الأمر جلل جداً، هذه الأمور البسيطة قادرة على حل أكبر مشكلة قد تواجهها مع مديرك أو أي شخص مهم تريد أن توصل له خبر سيء.

هل هذه المشكلة سببها إهمال أو تقصير من جهة حضرتك؟

إذا كان الأمر كذلك، رتب بعض الحلول واعرضها على مديرك، وأخبره أنك مستعد لتحمل مسؤولية الإصلاح كاملة.

إذا كانت المشكلة بعيدة عن حضرتك بسبب خطأ أو نا شابه، ذكره أن الخطأ وارد، وكل المشاريع سواءً الناشئة أو الكبيرة تمر بعثرات والعبرة في إيجاد الحلول وتخطي الأزمة، وذكره كذلك أن تحديد المشكلة بحد ذاته إنجاز، وأن حضرتك ستقدم ما تقدر عليه من المساعدة.

لماذا برأيك شعرت أن إخباره بمستجدات تراجع العمل هي مشكلة؟