يمكن أن تكون الخدمات اللوجستية لإدارة أي عمل صعبة للغاية، يعرف أفضل مشغلي الأعمال أن هناك عددًا من أدوات البرامج المفيدة التي يمكن أن تجعل الحياة أسهل من خلال زيادة كفاءة ممارسات الأعمال.
هذه الأدوات البرمجية مطلوبة بشكل خاص للشركات الصغيرة، حيث تكون إدارة جوانب الأعمال الفردية أقل تخصصًا من الشركات الكبيرة، من إمساك الدفاتر إلى أدوات تتبع الوقت، يمكن لهذه الأدوات الهامة أن تخفف عبء إدارة الأعمال الصغيرة من خلال السماح بوثائق يسهل الوصول إليها وفهمها لأنشطة الأعمال. لقد توصلنا إلى قائمة فريدة من خمسة أجزاء أساسية من البرامج اللازمة للشركات الصغيرة لمساعدتك في جعل شركتك تعمل بكفاءة أكبر.
كيف يؤثر نوع العمل على البرامج المطلوبة؟
من المهم أولاً تحديد أنواع البرامج الأكثر ملاءمة لاحتياجات عملك الخاصة، إن تشغيل الأعمال التجارية الصغيرة له احتياجات مختلفة إلى حد كبير عن تلك الخاصة بشركة أكبر، علاوة على ذلك تمتلك كل صناعة متطلباتها الفريدة والأساسية لضمان التشغيل السلس للأعمال.
ستحتاج الشركة التي لديها قاعدة موظفين كبيرة إلى برنامج كشوف رواتب أكثر شمولاً من شركة أصغر تعمل على جهود عدد قليل من الأفراد فقط، بينما ستحتاج الأعمال التجارية التي لديها قاعدة كبيرة من العملاء إلى تطبيق دقيق لتتبع الوقت للاحتفاظ بالوثائق التفصيلية الخاصة بهم.
العمل الذي يتم من أجله العملاء، يعد تحديد وفهم نوع برامج الأعمال التي ستكون أكثر فاعلية في إضافة قيمة إلى ممارسات عملك أمرًا ضروريًا في اتخاذ قرارات تنفيذية ذكية.
تعتبر احتياجات الصناعة المحددة مهمة أيضًا في الاعتبار، سيكون للسلع والخدمات التي يقدمها عملك تأثير كبير على متطلبات البرامج الخاصة بك، يمكن أن يكون الاحتفاظ بمسار شامل لتفاعلات العملاء أو دوران المخزون أكثر أو أقل أهمية اعتمادًا على ما يبيعه عملك، والسوق الذي تعمل فيه على وجه التحديد. ومع ذلك هناك عدد من خيارات البرامج الضرورية لتشغيل الأعمال.
1. برامج المحاسبة
المحاسبة كما يعلم الجميع، جزء لا يتجزأ من إدارة أي عمل تجاري، يعد اختيار أفضل برنامج محاسبة لاحتياجات عملك أمرًا في غاية الأهمية، ولكن هناك العديد من أنواع برامج المحاسبة التي تلبي مجموعة متنوعة من الاحتياجات المختلفة، سيسمح فهم ما هو معروض للمشغلين باختيار أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة، مما يساعدك على الاستفادة بشكل أكثر كفاءة من وقتك وتسهيل مراقبة التدفق النقدي والنفقات والإيداع الضريبي وبيانات الأعمال الأساسية الأخرى.
يعد الحفاظ على دفاترك دقيقة ومحدثة جزءًا لا يتجزأ من التشغيل السلس للأعمال، وتوفر شركات مثل العالمية الحرة المصرية برامج محاسبة مبسطة وسهلة الاستخدام للشركات الصغيرة.
2. برامج تتبع الوقت
يسمح برنامج تتبع الوقت للمستخدمين بالمشاركة في إدارة الوقت بشكل فعال من خلال التوثيق التفصيلي لأداء العمل في المهام المختلفة، يعد الوقت أحد أهم الموارد التي يمتلكها صاحب العمل الصغير، ويسمح استخدام أداة تتبع الوقت المناسبة للشركات بتحديد استخدامهم لهذه السلعة الثمينة بشكل أفضل.
يمكن أن يتيح لك فهم كيفية قضاء وقتك ووقت العاملين لديك باستخدام برامج إدارة الوقت تحديد مجالات عملك حيث قد تركز كثيرًا أو قليلًا جدًا، تسمح البرامج من شركة مثل العالمية الحرة المصرية للشركات الصغيرة بتجميع بيانات شاملة حول إدارة الوقت، مما يسمح لك بتسجيل الوقت الذي تقضيه في مهام أو مشاريع محددة، بواسطة عمال أو مجموعات محددة، وبالتالي تسمح لك بفهم أفضل للمكان الذي يمكن لعملك تحسين استخدامه فيه من الوقت، لتوثيق جهود العمل التي يتم إنفاقها على عملاء معينين بشكل شامل.
وكذلك لإدارة الرسوم الخاصة بك على العملاء بشكل أفضل من خلال تحديد موارد الوقت التي يتم إنفاقها في مشاريعهم، أحد أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها كشركة صغيرة هو التحقق من نسخة تجريبية من برنامج تتبع وقت الفراغ من شركات مثل العالمية الحرة المصرية لا يمكن المبالغة في القيمة التي يمكن إضافتها إلى عملياتك من برنامج إدارة الوقت.
3. برامج إدارة المشاريع
يمكن أن يوفر أفضل برنامج لإدارة المشاريع أصولًا لوجستية لا تقدر بثمن لعمليات عملك، يوفر هذا النوع من البرامج للمستخدمين قدرة مهمة على تنظيم المشاريع المعقدة عن طريق تقسيمها إلى أقسام مهام محددة مع السماح برؤية شاملة للمشروع.
تسمح شركات مثل Trello بتنظيم وإدارة المشاريع في قطاعات يسهل فهمها، مما يتيح لك زيادة كفاءة عملك عن طريق جعل تنظيم مشاريعك المعقدة أمرًا سهلاً، لن يسمح لك هذا النوع من برامج إدارة المشاريع المجانية بتحسين إدارتك التنظيمية لعملك فحسب، بل سيضمن أيضًا أنك تعرف بالضبط كيف وأين ولماذا يتم إنفاق مواردك نحو إكمال مشروع معين.
علاوة على ذلك، تعد الخطة الاحترافية والمنظمة جيدًا ضرورية لتزويد العملاء بضمان اكتمال مشروعهم في الوقت المناسب وبطريقة منظمة، بالاقتران مع برنامج ضبط الوقت مثل Minute Dock، سيتمكن عملاؤك من فهم ما يحدث بالضبط في مشاريعهم، مما يسمح بتبسيط الفواتير ومعالجة الدفع، من خلال التوثيق الشامل والتنظيم الذي توفره هذه الأنواع من خدمات البرامج، يمكن للأعمال الصغيرة إزالة المتاعب وتسهيل إدارة الموارد.
4. برامج إدارة علاقات العملاء
تتمثل إحدى أفضل الطرق لفهم علاقتك مع العملاء بشكل أفضل ودفع نمو الأعمال التجارية في استخدام أداة برنامج CRM من أجل تحليل أفضل للطرق التي يتفاعل بها عملك مع قاعدة عملائه، الشركات الصغيرة قادرة على إدارة علاقات العملاء بنجاح من خلال أفضل CRM للشركات الصغيرة.
توفر الشركات مثل العالمية الحرة المصرية للمستخدمين واجهة مباشرة وتقدم البيانات بطريقة سهلة الفهم من أجل السماح لمشغلي الأعمال الصغيرة باكتساب رؤى قيمة في العلاقات التجارية، وزيادة الاحتفاظ بالعملاء ودفع نمو المبيعات.
برنامج CRM قادر على تقديم مساعدة حيوية وقيمة للشركات الصغيرة التي تحاول اكتساب فهم أفضل لتفاعلاتها مع العملاء الحاليين والمحتملين، يمكن أن تضيف القدرة على تحديد اتجاهات البيانات القيمة ضمن قنوات تفاعل متعددة قدرًا لا يحصى من القيمة لعمليات عملك الصغير.
يعد الفهم الأفضل للتفاعلات التي تجريها مع العملاء في السوق أمرًا حيويًا لنمو عملك، مما يسمح لك بتحديد المجالات المناسبة لإنفاق موارد التسويق والاستفادة القصوى من الأدوات المتاحة لديك لتحسين أداء شركتك.
5. برامج الاتصالات
يعد الاتصال الفعال داخل الشركة وخارجها تجاه العملاء، أمرًا مهمًا للغاية للتشغيل الناجح لأي شركة صغيرة، من المهم تحديد برامج سير العمل المختصة والاستفادة منها من أجل تعظيم كفاءة اتصالات عملك.
ستسمح برامج الاتصال، مثل أمثال Skype وSlack، لفريقك بالتواصل والتعاون بشكل أكثر فاعلية في جميع المشاريع والسماح لعملك بالتفاعل مع العملاء والعاملين بغض النظر عن منطقتهم، إن قدرة شركة صغيرة حديثة على التعامل مع الأسواق العالمية من خلال استخدام تكنولوجيا الاتصالات الحديثة أمر لا يمكن تصوره تقريبًا.
سيسمح الاستخدام الفعال لسير العمل وبرامج الاتصال لشركتك بتوسيع آفاق سوقها ومساعدة المنظمة والتواصل بين أعضاء فريقك مثل أي برنامج آخر، عند استخدامها بشكل فعال مع تطبيقات برامج الإدارة وحفظ الوقت المبسطة، يمكن حتى لأبسط برامج الاتصال أن تسمح لعملك بالبقاء منظمًا وفعالًا للغاية عند العمل في أي مشروع معين، فضلاً عن السماح بتدفق أسهل للتواصل مع قاعدة عملائك.
