نظراً للتطور التكنولجي الكبير في الفترة الأخيرة وتوجه العديد من الدول إلي مواكبة هذا التطور
والإعتماد عليه في كافة المجالات والمعاملات التجارية والصناعية والإدارية
أصبح من المتطلبات الأساسية لأشركة أو مؤسسة أو حتي متجر أو محل اقتناء برنامج محاسبي
لإدارة حسابات المنشأة ومتابعة الفواتير والحسابات والقوائم المالية للمنشأة
ولكن ليس هذا فقط ما يجعلك تعتمد علي برنامج محاسبي معين
وإليك أهم 10 أسباب ونصائح لإعتماد افضل برنامج محاسبة لمؤسستك
أولاً : الدقة
توفر برامج المحاسبة الدقة في البيانات والمخرجات لأن نظم البرمجة وأشهرها ( SQL-SERVER – ORACLE ) تعتمد علي نظام المعادلات والجداول
وذلك عكس الحسابات اليدوية المعرضة لخطأ المحاسبين أو عدم تركيزهم .
ثانيا : السرعة واختصار الكثير من الوقت
وذلك لأن البرامج المحاسبية تغنيك عن كتابة البيانات المكررة يدوياً
ويمكنك أيضاً إستعراض وطباعة كافة التقارير والقوائم المالية مهما كان حجمها أو تعقيدها في لحظات
كما توفر دورة عمل متكاملة للنشاط التجاري – وهذا يتضح جلياً في البرامج المتخصصة –
ومن خلالها يمكن الحصول علي التقارير التفصيلية لكل حركة علي حدي أو تقرير مجمع
ويكن في حسبانك سهولة إستخدام البرامج والبساطة في إدخال البيانات وأبعد عن التعقيد في الأوامر حتي لاتضيع وقتك
ثالثاً : النسخة الإحتياطية والأرشفة
توفر أنظمة المحاسبة أرشفة مرتبة ومسلسلة للفواتير
والسندات والأذونات والقوائم المالية
كما توفر بعض الأنضمة النسخ الدوري للداتا وذلك للحفاظ عليها من الطوارئ .
رابعاً : خصوصية المستخدمين
تمكنك برامج المحاسبة أيضا من توزيع الأدوار والخصوصية علي المستخدمين
بحيث يمكن لمدير النظام من إعداد صلاحيات التعديل والإضافة والحذف
لموظف معين عن الأخر كما يمكن منع إستعراض الشاشات والتقارير
عن بعض الموظفين مما يحافظ علي خصوصية حسابات المؤسسة .
خامساً : شكل الفواتير
أنظمة المحاسبة المتطورة توفر لعملائها توافق كامل مع أنواع الطابعات وأشكال مختلفة من الفواتير
ومقاساتها لتوفر فاتورة مبيعات إحترافية مع اللوجو الخاص بالمنشأة وطباعة أشكال مختلفة للسندات والأذونات
سادساً : الربط أون لاين
والموبايل أبليكيشن
الأنظمة المحاسبية تنقسم حالياً إلي قسمين :
1 – قسم أونلاين
2- قسم أوفلاين
وهناك أنظمة محاسبية تدعم القسمين معاً وذلك للحصول علي مميزات القسمين دون إخلال فمثلاً :
يأخذ النظام من الأوفلاين ميزة المحافظة علي الداتا في سيرفر ملك للعميل مكانه في مؤسسته
ويمكن أيضاً العمل علي البرنامج حتي في حالات إنقطاع أو بطئ الإتصال بالإنترنت
ويأخذ النظام من الأونلاين ميزة الدخول علي البرنامج من أي مكان بالعالم
ومتابعة العمل والإطلاع علي كافة التقارير والشاشات
وهذا ما تأخذ به أنظمة مداك المحاسبية فتوفر مميزات النظام الأوفلاين مع إمكانية الدخول أونلاين علي البرنامج
وتوفير الموبايل أبلكيشن للمندوبين لتسهيل عمل الفواتير وكشوفات الحساب للعملاء من الموبايل
سابعاً : الدعم الفني ( خدمة مابعد البيع )
وهذا هو أهم عنصر في العناصر السابقة وذلك لأن مهما كان تطور التكنولوجيا وأنظمة البرمجة
فلابد من وجود الدعم الفني فيها وذلك لتحقيق الإستفادة الكاملة من البرنامج
ومعالجة المشكلات إن وجدت وكذلك مواكبة التحديثات أول بأول
فضع في عين الإعتبار عند شرائك لبرنامج محاسبي من شركة برمجة معينة هو رأي عملائها في الدعم الفني .
لتحصل علي افضل برنامج محاسبة من حيث الدعم والتحديث
ثامناً : الضريبة
هناك أنواع كثيرة من الضرائب في الدول وأشهرها ضريبة القيمة المضافة والضريبة الإنتقائية
فلابد من تنظيم إحترافي لمتابعة هذه الضريبة في كل صنف أو فاتورة علي حدي
ومن ثم تجميع الضربية وإعداد كشوفات الحساب الخاصة بها
لتقديمها للجهات المختصة
تاسعاً : العملاء والموردين والمناديب
التجارة هي بيع وشراء
والغرض من البرنامج المحاسبي هو السيطرة الكاملة علي حسابات العملاء والموردين
فلابد من تجربة البرنامج المحاسبي قبل شراءه والتأكد من جودة وسرعة الدورة المحاسبية
وتأثيرها في حسابات المتعاملين
عاشراً : برامج متخصصة في مجالات عدة
حاول قدر المستطاع إختيار برنامج متخصص في نشاطك التجاري دون اللجوء الي البرامج العامة
فالبرنامج المتخصص صمم علي طريقة عمل مؤسستك ومؤسسات شبيه بنظام عملك
وأيضا هذا يبعدك عن دفع الكثير من الأموال في شاشات وقوائم في البرنامج العام في الغالب لن تستخدمها
وضع في عين الإعتبار الشركات التي تقبل التعديل البسيط في برامجها لتتوافق توافق كامل مع نظام العمل في مؤسستك
ومن وجهة نظري
أن أفضل شركات البرمجة في الوطن توفر لك هذة الميزات هي مداك العربية
