قرأت عن إحدى نظريات التفويض في إدارة الأعمال اسمها "نظرية القرود"، تفترض النظرية أن كل موظف يدخل على مديره بمشكلة يُفترض وكأن قردًا على كتفه (المهمة والمشكلة)، فعندما يعتاد المدير قول: "أنا سأتصرف أو سأتولى الأمر" فإن القرد ينتقل من كتف الموظف إلى كتف المدير، ومع تكرار نفس السيناريو مع عدة موظفين، ينتهي اليوم بالمدير وغرفته ممتلئة بالقرود (المشاكل) التي تقفز فوق رأسه وتعيقه عن الإدارة. المشكلة أراها في المدير نفسه أولًا، فهو لا يدرك كيف يفوض المهام بما تحتويها من مشاكل، وحتى لو طُلبت منه المساعدة والمتابعة، فعليه أن يُطعم القرد فقط (أي يساعد ويوجه في المشكلة) لا أن يأخذه فوق كتفه. وأنتم ماذا تقترحون أيضًا حتى لا تنتهي أعباء الموظفين على أكتاف المدراء؟
نظرية القرود: لماذا تنتهي أعباء الموظفين على أكتاف المدراء؟
نظرية "القرود" تقدم تشبيهًا فعالًا لمشكلة التفويض في الإدارة، لكن الحلول تتطلب أكثر من مجرد التعرف على المشكلة. من خلال تدريب الموظفين، ووضع حدود واضحة، وتعزيز ثقافة التفويض، واستخدام أدوات الإدارة الفعالة، يمكن للمدراء تفويض المهام بشكل أفضل والاحتفاظ بالقدرة على إدارة العمل بكفاءة.
لأن النظرية تقدم تبسيط جد مفرط رغم أنها تسلط الضوء على مشكلة حقيقية، إلا أنها قد تبسط الوضع بشكل مفرط، حيث أن التحديات الإدارية أكثر تعقيدًا وتشمل جوانب أخرى غير التفويض فقط.
و من جهة أخرى فإن تشهد غياب للحلول العملية النظرية فهي تركز بشكل كبير على المشكلة دون تقديم حلول عملية أو إطار عمل للتفويض الفعال.
لذلك من الأوجب تدريب الموظفين على حل المشاكل بأنفسهم وتعزيز مهاراتهم في اتخاذ القرارات و يمكن لذلك أن يقلل من عدد المهام التي تصل إلى المدير.
بالإضافة لوضع حدود واضحة من خلال تحديد مهام ومسؤوليات كل موظف بوضوح، مما يساعد على معرفة متى يجب على الموظف محاولة حل المشكلة بنفسه ومتى يحتاج إلى توجيه المدير.
كذلك ينبغي تطوير ثقافة التفويض: فإن تشجيع ثقافة التفويض داخل المنظمة بحيث يكون التفويض جزءًا طبيعيًا من العمل اليومي. يمكن تحقيق ذلك من خلال ورش عمل وتدريبات دورية حول كيفية التفويض الفعال.
دون أن ننسى أهمية استخدام أدوات إدارة المهام: كاستخدام أدوات و برامج إدارة المهام والمشاريع التي يمكن أن تساعد في تتبع المهام وتفويضها بكفاءة، مما يضمن متابعة كل مشكلة دون تحميل المدير عبء إضافي.
بالإضافة لاعتماد اجتماعات متابعة منتظمة مع الموظفين لمراجعة تقدمهم ومناقشة التحديات التي يواجهونها فهي تمكن و تساعد في توجيه الموظفين دون أخذ المهام على عاتق المدير.
و أخيرا بناء ثقة متبادلة بين المدير والموظفين تلقليل الشعور بالحاجة إلى الإشراف الدقيق والمستمر، مما يسمح للمدير بتفويض المهام بشكل أكثر فعالية. و إنشاء نظام واضح لطلب المساعدة، حيث يمكن للموظفين طلب التوجيه عندما يحتاجون إليه دون نقل المسؤولية بالكامل إلى المدير.
التعليقات