لماذا علينا أن نراقب النتائج قبل إنتهاء التنفيذ؟

يظن الكثير من الناس أن الرقابة تعني فقط مقارنة النتائج المحققة الفعلية بالمعايير الموضوعة وذلك بعد إنتهاء الأعمال،

إلا أنه في حقيقة الأمر يوجد ثلاثة نماذج زمنية للرقابة علي النتائج والأداء، أهمها:

1. الرقابة التنبؤية: وتعني التنبؤ بأداء معين يمكن أن يتم في المستقبل، حيث نقوم بتخيل سيناريو للأداء المستقبلي، كأن نتنبأ بحجم المبيعات أو التنبؤ بسلوك المستهلك لفترة زمنية معينة.
2. الرقابة أثناء التنفيذ: ويعني هذا النوع من الرقابة، أن تتم مراجعة النتائج المحققة في العمل علي أرض الواقع بصفة مستمرة ومقارنتها بالمعايير التي يجب تحقيقها علي أرض الواقع، وذلك لتحديد الإنحرافات التي تحدث أثناء العمل، ومحاولة تصحيحها ومعالجتها بشكل سريع قبل أن تسوء الأوضاع، وفي هذا النوع فإننا لا ننتظر إنتهاء العمل حتي نقوم بمقارنة النتائج الفعلية بالمعايير التي نرغب في تحقيقها.
3. الرقابة التاريخية: ونعني بذلك الرقابة بعد تحقيق النتائج، حيث أننا في هذا النموذج الرقابي ننتظر إنتهاء العمل بشكل كلي ثم نقوم بعملية الرقابة من خلال مقارنة النتائج التي تحققت علي أرض الواقع، ونقارنها بالمعايير والأهداف التي كنا نرغب في تحقيقها وتنفيذها علي أرض الواقع.

هذه كانت أهم النماذج الزمنية المتعلقة بعملية الرقابة،

فلماذا إذا نؤكد علي أهمية أن تتم الرقابة أثناء تنفيذ العمل، ولا ننتظر الإنتهاء منه قبل القيام بعملية الرقابة؟

إننا عندما نقوم بعملية الرقابة أثناء تنفيذ العمل نلاحظ العديد من المشاكل والإنحرافات التي تحدث أثناء التنفيذ، تجعلنا نتعامل بشكل سريع مع المشاكل التي تظهر أثناء التنفيذ ونوجد لها الحلول، وبذلك فإننا نقوم بتوفير الوقت والجهد المبذول في العمل،

أما لو إنتظرنا حتي يتم إنجاز العمل فإننا لن نجد حلول سريعة للمشاكل التي تحدث أثناء التنفيذ، وبذلك نكون قد ضيعنا أوقاتاً ثمينة، ومجهودات عظيمة، وموارد جمة، كانت من الممكن أن نستغلها أنسب إستغلال إذا ما قمنا بعملية الرقابة أثناء تنفيذ العمل.

برأيكم هل الرقابة أثناء العمل هي أفضل رقابة يمكن أن تمارس داخل المنظمات؟