لا جدال في أننا جميعًا مررنا بتجارب في العمل الحر لا نريد أن نتذكّرها، فالحقائق المؤلمة حول خبرتنا المحدودة واحترافيّتنا القاصرة وقتها ليست بالأمر الذي نرغب في تذكّره على الإطلاق. لكنّها طريقتنا المثلى والوحيدة للتعلّم بالطبع.
من أبرز أخطائي الشخصية التي أتناولها من هذا المنطلق هو "التوثيق"، وأعني بالتوثيق هنا كل ما يتصل بمشروعنا في العمل الحر من توثيقات وإثباتات لخطوات التنفيذ والمفاوضات مع العميل.
ما هي أهمية عملية التوثيق لنا كمستقلّين؟ وما أهي أهم جوانبها؟
لقد عانيتُ بعض السقطات في بداياتي بسبب إهمالي هذا الجانب أثناء التنفيذ، والتي أدت إلى تأجيل، وتعديلات زائدة، وأحيانًا إلى إلغاءات كاملة للمشروعات.
لذلك فهي من أولى النصيحة التي أسدّدها لأي مستقل جديد في العمل الحر: وثّق كل تفصيلة بينك وبين العميل على المنصة، مهما كانت صغيرة أو بدت تافهة.
لا أعني هنا افتراض سوء النيّة في العملاء، وإنما أعني أن يحفظ كلٌّ منّا –المستقل والعميل- حقّه في التنفيذ والتفاصيل، بالإضافة إلى أن عملية التوثيق تجنّبنا العديد من المشكلات ذات الصلة بالتعديلات وطول فترة التنفيذ.. إلخ.
وفي هذا الصدد، التزمتُ ببعض الخطوات التي تنفعني فيما يخص توثيق تفاصيل الصفقة، والتي من أهمها:
- التأكيد على المهمّات المنفّذة في نقاش الصفقة باختصار ووضوح، مع الالتزام بذكر كل الأرقام المتفق فيما يخص مقالات أو قطع أو منشورات أو عدد كلمات.. إلخ.
- أضيف عادةً تقارير أصنعها بنفسي إلى نقاش صفقة يحتوي على كل تفاصيل المشروع، ويحتوي الخطة التنفيذية المختصرة التي أعتمدها في التنفيذ.
- التواصل باستمرار مع العميل طوال فترة التنفيذ أمر مهم جدًا ألتزم به أيضًا.
- في كل تعليق على نقاش الصفقة، يجب أن أضيف معلومة جديدة حول التنفيذ أو التسليم أو أي شيء آخر، فالتعليقات يجب أن تخلو من أي حشو.
على هذا الصعيد، ما هي أبرز الأساليب التي نستطيع من خلالها توثيق كل تفاصيل الصفقة دون أن نجرح العميل أو نشعره بالتخوين؟ وهل لكم أسلوب خاص في التوثيق كما أفعل أنا بالتقارير؟
التعليقات